S-Elect App in Kortemark

Op 16 augustus 2017 werd de app “S-Elect” gelanceerd door de gemeente Kortemark. De app werd gebouwd door een administratief medewerker van de financiële dienst binnen de gemeentelijke administratie. Via deze gratis digitale tool konden alle inwoners zelf een gemeentebeleid simuleren, door een selectie te maken van achttien verschillende projecten en aan elk project een budget toe te wijzen. Voor de grotere infrastructuur konden de inwoners per budgetschijf van 100.000 euro een enveloppe aanklikken, om op die manier een volgens hen correct budget te simuleren per project. Tijdens het samenstellen van een beleid hadden de inwoners bovendien altijd zicht op het resterende gemeentebudget: wanneer een project met bijhorende kostprijs geselecteerd werd slonk het balkje met het beschikbare gemeentelijke budget. Ze konden ook het budget voor bepaalde projecten verminderen, om op die manier tot een realistisch beleid te komen.

Het project kwam voort uit een idee van de Kortemarkse gemeentelijke ambtenaren om de omgevingsanalyse in het kader van de Beleids- en Beheerscyclus (BBC) voor de komende gemeentelegislatuur klaar te hebben voor de gemeenteraadsverkiezingen van oktober 2018. Eerst werd een enquête uitgevoerd onder de inwoners van Kortemark over de verschillende lokale beleidsdomeinen en de gemeentelijke dienstverlening. Op basis van de resultaten uit deze enquête werd dan een selectie gemaakt van de 18 belangrijkste projecten. Die 18 projecten werden door middel van een app een tweede maal  aan de burger voorgelegd. Op deze manier werden de burgers meer actief betrokken bij de uitwerking van de projecten.

• Eerst en vooral waren de Kortemarkse gemeentelijke ambtenaren zelf betrokken. Concreet gaat het over de Algemeen Directeur Sara De Meyer, de ICT-verantwoordelijke Tom Denoo die de app ontwikkelde en de Financiële Directeur Hans Cromheecke.
• Ook het onderzoeks- en adviesbureau Public Minds stond mee in voor de uitwerking.
• Enkele vrijwilligers binnen de gemeente kregen de kans om het project mee onder de aandacht te brengen in de straten en op lokale evenementen.
• De Kortemarkse gemeenteraadsleden waren eerder indirect betrokken door middel een speciale commissie en bij de opstelling van de enquête en de goedkeuring van het budget.

De app werd uiteindelijk door 550 Kortemarkenaren gedownload en gebruikt. Op basis van die input werd duidelijk welke noden het meest prangend waren voor de brugers. Enkele thema’s zoals het heraanleggen van fietspaden, mobiliteitsproblemen en het aanpakken van zwerfvuil kwamen prominent naar voren. Het zijn ook die thema’s die prioriteit kregen bij het opstellen van het Kortemarkse meerjarenplan. Omdat deze resultaten al voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 voorhanden waren, konden de politieke partijen hiermee rekening houden bij het opstellen van hun lokale partijprogramma’s.

Binnen de administratie was iedereen meteen overtuigd van het potentieel van de app. Wat de inwoners betreft duurde dit uiteraard langer, al is deze groep natuurlijk een stuk groter. Uiteindelijk wist men 550 inwoners te overtuigen om de app te downloaden en te gebruiken. Dit wordt ondanks het relatief kleine aantal toch als een succes beschouwd, aangezien verschillende/meerdere inwoners hierdoor voor het eerst geparticipeerd hebben.

Het project wilde uiteraard zoveel mogelijk meerderjarige inwoners bereiken. Van een specifieke doelgroep was dan ook geen sprake. De representativiteit binnen het project was positief, omdat inwoners betrokken werden die normaliter uit de boot vallen. Dit is te danken aan de extra inspanningen die de vrijwilligers geleverd hebben door actief reclame te maken voor het project in de straten en op de lokale evenementen. De vrijwilligers werden met tablets en promotiemateriaal op pad gestuurd om de inwoners op die manier persoonlijk het project te kunnen toelichten.

Het is belangrijk om iemand binnen het lokale bestuur te hebben die voldoende ICT-kennis heeft om met een dergelijke applicatie aan de slag te kunnen. Ook al wordt er met een extern adviesbureau zoals Public Minds samengewerkt, dan nog komt het zeker van pas dat de vereiste know-how ook in het lokaal bestuur aanwezig is.

De afweging kan ook gemaakt worden om te kiezen voor een app of website. Een nadeel verbonden aan de keuze voor een app is dat inwoners die vervolgens moeten downloaden, wat toch enige kennis en inspanning vereist. Het voordeel bij de keuze voor een website is de nog grotere toegankelijkheid voor de inwoners. Zij kunnen de website ook consulteren op de computer in de lokale bibliotheek indien men zelf geen computer of smartphone heeft.

Een andere belangrijke voorwaarde is de mogelijkheid tot budgettaire vrijheid. Het ontwikkelen van een app of een website heeft weinig nut als de gemeente de komende jaren onvoldoende beschikbare financiële middelen heeft.

Het gebruik(en) van de app leidde tot veel meer dan de uitwerking van één enkel project. Zo blijft de app ter beschikking voor allerhande toepassingen binnen de gemeente. In de woorden van Algemeen directeur, Sara De Meyer: “Stel dat de jeugddienst over een extra budget van 10.000 euro beschikt en de ideeën over de besteding wil voorleggen aan de jongeren, dat kan nu via de app. Deze is makkelijk aanpasbaar en we zullen hem in de toekomst dan ook zeker nog gebruiken.”

Verder geeft het gemeentebestuur aan dat men van plan is om de enquête en app opnieuw te gebruiken bij het opstellen van de volgende omgevingsanalyse. De reden hiervoor is het feit dat het gemeentebestuur nu een bruikbare benchmark heeft. Ook in andere gemeenten sloeg het idee aan om een app te ontwikkelen en burgers zo beleidsinspraak te geven. Zo werd de app eveneens in Diksmuide gebruikt.

• Verantwoordelijke en contactgegevens: Algemeen Directeur Sara De Meyer (tel: 051/575113).
• Looptijd: Twee maanden, meer bepaald de periode tussen 16 augustus 2017 en 16 oktober 2017.
• Kostprijs: Sara De Meyer raamt die op ongeveer 5000 euro.