In het bestek zal de aanbestedende overheid haar behoefte vertalen in een vraag aan de markt.
De wetgever spreekt niet langer van bestek maar wel van het (ruimere begrip) opdrachtdocumenten. In artikel 2, 43° van de Overheidsopdrachtenwet wordt dit begrip voortaan als volgt omschreven:
In de opdrachtdocumenten worden de administratieve en technische bepalingen vermeld.
Het bestek is een verplicht document, mits enkele uitzonderingen, en bestaat in principe uit de volgende onderdelen:
- Een administratief gedeelte
- Een technisch gedeelte
- De inventaris / samenvattende opmeting
- Modelofferteformulier
De administratieve bepalingen kunnen soms wat moeilijker vast te leggen zijn. Ook hierover kan je best goed nadenken.
- Contractuele voorwaarden die van toepassing zijn op de opdracht
- Manier van indienen van de offertes + uiterste termijn
- Het voorwerp en de classificatie van de opdracht
- Aan welke voorwaarden moet een inschrijver voldoen om in aanmerking te komen voor de opdracht – selectiecriteria:
- Geschiktheid om beroepsactiviteit uit te oefenen
- Economische of financiële draagkracht
- Technische en beroepsbekwaamheid
De selectiecriteria handelen dus over de inschrijver zelf en doen geen uitspraak over de inhoud van de offerte. Je bent verplicht een minimumniveau op te geven waaraan de inschrijvers dienen te voldoen als je een selectiecriterium in je bestek zet.
- Aan welke voorwaarden moet de offerte voldoen om in aanmerking te komen voor de opdracht – gunningscriteria:
Deze moeten per opdracht concreet ingevuld worden. De methodiek van beoordeling moet voor de opening van de offertes vaststaan. Als je de methodiek al kent bij het opstellen van de opdrachtdocumenten, kan ik je enkel aanraden deze al ineens te vermelden. De gunningscriteria handelen dus over de offerte en doen geen uitspraak over de bekwaamheid van de offerte.
In het technische gedeelte omschrijft de aanbesteder op welke wijze de opdracht technisch moet worden uitgevoerd en bepaalt hij aan welke technische specificaties de opdracht moet voldoen.
De inventaris wordt gebruikt wanneer de aanbesteder de opdracht opsplitst wilt zien in verschillende posten.
Het modelofferteformulier biedt de aanbesteder zelf aan de inschrijver aan. Dit is een expliciete verbintenis dat de inschrijver de overheidsopdracht zal uitvoeren conform de bestekvoorwaarden en voor het bedrag dat hierop is vastgelegd.
De verplichte publicatie van de opdracht met bestek via e-Notification is verplicht vanaf
- 30 juni 2016 voor aankoopcentrales vanaf de Europese bekendmakingsdrempels;
- 18 oktober 2018 voor opdrachten vanaf de Europese bekendmakingsdrempels;
- 1 januari 2020 voor opdrachten onder de Europese bekendmakingsdrempels;
- 1 september 2023 voor de onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking.
