Een goede voorbereiding van je overheidsopdracht is cruciaal, het maakt het voor de aanbesteder mogelijk de behoeftes te bepalen: wat heb ik precies nodig, hoeveel zal mij dat ongeveer kosten, is hetgeen ik nodig heb al verkrijgbaar op de markt,… Op deze manier kan de aanbesteder dit zo nauwkeurig mogelijk omschrijven in de opdrachtdocumenten om zo offertes te ontvangen.