Interview: Een interne coach helpt je om de juiste keuzes te maken

Bie De Busser is sinds 2018 algemeen directeur van Oud-Turhout en rondde onlangs de opleiding tot ‘executive coach’ succesvol af. Pieter Vissers werd drie jaar geleden coördinator van de pool van interne leiderschapscoaches bij de Vlaamse overheid. Hij schetst de geschiedenis van het opleidingstraject van interne coaches. ‘In 2013 ging er een project modern leiderschap van start binnen de Vlaamse overheid om onze visie op leiderschap te vernieuwen. Daar vloeiden een pakket voor leidinggevenden en een pool van interne coaches uit voort. Die laatsten zijn leidinggevenden bij de Vlaamse overheid die de rol van coach voor collega-leidinggevenden willen opnemen.

Zo zijn er de voorbije jaren een aantal cycli geweest waarin mensen opgeleid werden tot gecertificeerd coach. Dat ging om leidinggevenden van zowel het midden- of lager kader als het topkader. Als je een coachende stijl van leiderschap wilt promoten, is het belangrijk het topkader mee te hebben als ambassadeurs. Intussen hebben we toch een tiental leidinggevend ambtenaren die andere leidinggevenden in de hele Vlaamse overheid coachen. Vroeger werkten we voor de opleidingen samen met Intercoach van de Nederlandse rijksoverheid.

Vorig jaar zijn we aan een nieuwe cyclus begonnen, in eigen beheer, en daarvoor hebben we ook lokale besturen mee aan boord gehaald. In Nederland zien we dat zo’n verbreding zeer succesvol is. Het leiderschap in organisaties versterkt, net als de netwerken tussen de verschillende overheidsniveaus. Dit maakt het gemakkelijker om samen gemeenschappelijke uitdagingen aan te gaan.

Waarom sprak die opleiding u aan?
Bie De Busser: ‘Ik geloof dat je door een opleiding als coach ook als persoon heel sterk kunt groeien, dat is ook gebleken. Maar het belangrijkste is dat je andere algemeen directeurs kunt ondersteunen en op die manier de lokale besturen kunt versterken. Een algemeen directeur heeft geen makkelijke opdracht, vaak sta je er alleen voor. Dan is het goed dat je met een extern iemand kunt reflecteren die begrijpt wat het is om in die job te staan.’
Pieter Vissers: ‘Een coach stimuleert het leren bij de leidinggevende, fungeert als klankbord en denkt mee na over een situatie waar een collega mee worstelt. Tegelijk is er ook wat afstand, want de coach komt uit een andere organisatie. Daardoor kan er makkelijker vertrouwen ontstaan en wordt psychologische veiligheid gecreëerd zodat alles aan bod kan komen waar de leidinggevende mee zit. De ervaring binnen de Vlaamse overheid leert dat mensen die aanpak zeer waardevol vinden.’

Zou u de voorbije vier jaar als algemeen directeur iets gehad hebben aan een coach?
Bie De Busser: ‘Zeker. Ik had professioneel al heel wat ervaring opgebouwd, maar toen ik begon als algemeen directeur was het toch alsof er een tsunami aan vragen en taken op me afkwam, ik probeerde alle bordjes in de lucht te houden. Dat was niet makkelijk. Als ik af en toe met iemand had kunnen reflecteren om alles op een rijtje te zetten en mijn prioriteiten te bepalen, zou me dat zeker geholpen hebben.’

Kunt u concreet aangeven op welke vlakken u coaching had kunnen gebruiken? Gaat het dan over het leiden van het managementteam? Het aansturen van de medewerkers? De relatie met de politici?
Bie De Busser: ‘Ik werkte al jaren in een politieke context, maar toch was de specifieke relatie tussen politici en algemeen directeur mij onbekend, daar was een coach me zeker van pas gekomen. Er kwamen ook veel volkomen nieuwe dingen op me af. Ik had bijvoorbeeld nog nooit in mijn carrière met het OCMW te maken gehad. Het gevaar is dan dat je je eerst concentreert op wat je wel kent. Hoe zorg je ervoor dat je niet de gekende en makkelijke weg kiest? Het is niet de bedoeling dat in een coachingstraject het antwoord wordt gegeven op al die vragen, het is geen mentorgesprek. Een coach laat de coachee in een gesprek nadenken over mogelijke opties, over wat die belangrijk vindt en waarom. Een coach helpt je om de juiste keuzes te maken door je perceptie te verruimen.’
Pieter Vissers: ‘Een coach luistert en stelt vragen, vat samen, parafraseert, daagt de coachee uit, inspireert, confronteert en waardeert. Het gaat over het in beweging brengen van de coachee.’
Bie De Busser: ‘Je leert in de opleiding doorvragen en loskomen van je eigen overtuigingen. Het is heel verleidelijk om als coach vanuit je ervaring meteen ook advies te geven. Maar je weet niet precies hoe de situatie is bij de persoon die je coacht. Daarom moet je blijven luisteren, blijven doorvragen, zodat de coachee zelf een duidelijker beeld krijgt van een probleem of een situatie, en van mogelijke vormen van aanpak.’

Van wie komen de vragen naar coaching? En waarover gaan ze?
Pieter Vissers: ‘Soms komt de behoefte aan coaching naar voren in een jaarlijks evaluatiegesprek. Soms is het de leidinggevende zelf die het initiatief neemt, maar evengoed is het de HR-dienst. De vragen zijn zeer uiteenlopend. Soms wil een leidinggevende reflecteren over zijn of haar leiderschapsstijl in het algemeen, maar het kan ook over heel concrete cases gaan met medewerkers of teams, of over een verandering die hij of zij moet implementeren. Een vaak voorkomende case is dat een leidinggevende telkens het werk overneemt van een medewerker. Zo kan die medewerker natuurlijk nooit leren om een taak zelfstandig uit te voeren en het brengt de leidinggevende in tijdnood. Een coach kan helpende vragen stellen aan de coachee over wat deze exact wil bereiken. Vaak is dat iets anders dan waarmee de coachee binnenkomt. Door het doel en de situatie te verkennen, ontstaan vaak nieuwe opties om uit te proberen. Zo komt de coachee in beweging en groeit als leidinggevende.’
Bie De Busser: ‘Hoe je als leidinggevende over iets denkt, bepaalt je gedrag en dat bepaalt op zijn beurt je relatie met een ander. Zolang je niet doorhebt dat alles begint bij je eigen mening over een probleem, blijf je vaak rondjes draaien. Meer inzicht krijgen in je eigen perceptie is een belangrijk doel van een coachingstraject.’ 

Neemt u de opleiding ook mee naar Oud-Turnhout?
Bie De Busser: ‘Absoluut, je leert in de opleiding een resem technieken die je ook in je dagelijks werk als leidinggevende kunt gebruiken. Net door de vragen die je stelt, kun je medewerkers laten groeien in hun functie.’

Als je leidinggevenden uit een andere organisatie coacht, met een andere functie, verlies je dan niet een stukje van de voeling?
Bie De Busser: ‘Andere algemeen directeurs helpen was mijn grootste motivatie om de opleiding te volgen, dat klopt. Maar dat wil niet zeggen dat ik andere profielen niet kan coachen. En het zal ook mijn blik verruimen om te weten waar leidinggevenden in andere functies op botsen. En het is natuurlijk best mogelijk dat me gevraagd wordt een collega-algemeen directeur te coachen.’
Pieter Vissers: ‘Het kan voor een coachee zeer waardevol zijn om een coach te hebben die vanuit een totaal ander denkkader vertrekt en zaken in vraag stelt die hij of zij zelf misschien nooit in vraag zou stellen. Natuurlijk gebeurt er vooraf een match tussen coach en coachee. En wat Bie aangeeft, klopt: al onze coaches zeggen dat ze zelf ook veel leren van het coachingstraject.’

Hoe ziet de opleiding er concreet uit?
Pieter Vissers: ‘Ze is opgebouwd rond een achttal wetenschappelijk gevalideerde coachingscompetenties en vaardigheidsindicatoren. Het gaat over integer omgaan met de coachee, over een coachrelatie vormgeven, veiligheid en vertrouwen creëren, betrokken zijn, faciliteren van leren en groei enzovoort. In een tiental lesdagen en thuisopdrachten komen al die aspecten aan bod. Er is ook een supervisie door een expert-coach van een coachingstraject met een proefcoachee.’

Tien algemeen directeurs hebben de opleiding met succes afgerond. Hoe gaan zij nu aan de slag?
Pieter Vissers: ‘Zij gaan mee in de pool van Vlaamse interne coaches. Zij zullen voor ons leidinggevenden coachen, Vlaamse coaches zullen ook lokale leidinggevenden coachen.’

Hoe groot is de pool nu?
Pieter Vissers: ‘Hij bestaat uit een zeventigtal mensen. Zij nemen jaarlijks minstens drie à vier coachingstrajecten op. Een traject kan sterk variëren in lengte, van één gesprek tot een begeleiding die enkele maanden en verschillende gesprekken overspant.’

En u ziet het zitten om dat er nog bij te nemen?
Bie De Busser: ‘Absoluut, ik kijk nu al uit naar de eerste vraag tot coaching. Het geeft me in mijn eigen functie zuurstof om af en toe de ramen open te zetten en buiten de eigen organisatie te kijken.’ —

Bart Van Moerkerke is redacteur Lokaal
Voor Lokaal 11 | 2022