Visualisatie en participatie bezorgen meerjarenplan groot draagvlak

E en lokaal bestuur voert beleid op tal van domeinen: van kinderopvang tot fietspaden, van mantelzorg tot riolering… Het risico op verkokering is daardoor nooit veraf. Want wanneer beleidsverantwoordelijken en personeelsleden alleen bezig zijn met hun eigen thema’s, werken ze naast elkaar en laten ze kansen liggen om beter beleid te voeren. Nazareth wilde dit anders. Daarom startte de gemeente het participatietraject met workshops voor alle personeelsleden en raadsleden, een enquête bij de hele bevolking vanaf zestien jaar (met 3000 respondenten) en inspraakmomenten voor kinderen en jongeren. Met het eerste ontwerp van het plan ging het bestuur opnieuw naar de inwoners, ondernemers en adviesraden, met dialoogsessies in elk deel van Nazareth.

Het hele participatietraject werd gecoördineerd door een kerngroep met vertegenwoordigers van de gemeenteraad, het college en de administratie. In Nazareth bestond al langer een traditie van inspraak. Maar dit keer ging de gemeente een hele stap verder. Na de beleidsnota van de coalitie en vóór de beleidsvergaderingen van het college, hebben alle medewerkers een uitnodiging gekregen om te brainstormen over het beleid van de komende zes jaar. Ook de raadsleden waren welkom. Er waren vijf workshops over vijf thema’s.

De personeelsleden namen ook deel aan workshops die op het eerste gezicht niets met hun eigen functie te maken hadden. Zo ontstond een kruisbestuiving tussen alle teams. De uitdaging was om organisatiebrede doelstellingen te formuleren, opdat de vele teams elkaar beter leerden kennen, de raakvlakken beter zagen en daardoor mogelijkheden ontdekten om elkaar te versterken. In dit opzet zijn de workshops geslaagd.

Steven Van de Velde, algemeen directeur van Nazareth, is enthousiast over het gevolgde traject. ‘De workshops voor het personeel hadden een overrompelend succes en de sfeer was opvallend positief. Op die manier maakten we niet alleen samen een plan, we leerden elkaar ook beter kennen en waarderen.’ Bovendien leidde de inbreng van de niet-experts meer dan eens tot verrassende ideeën. Collega’s van vergunningen en openbare werken gingen in gesprek met de maatschappelijk werkers over hun werk in verband met wonen en energie. De cultuurdeskundige dacht mee over ruimtelijke inrichting. De financieel directeur vormde de centrale verbindingsweg om tot een groene boulevard.

Ter ondersteuning van de gesprekken maakten de deelnemers voor het eerst volop gebruik van visualisatie. Volgens beleidsmedewerker Heidi Declercq hoef je immers geen Rembrandt te zijn om te kunnen tekenen: ‘Een visueel ABC volstaat. In de VVSGpublicatie “Oog voor kwaliteit” vind je veel inspiratie.’ Kaarten, illustraties en foto’s dienden tijdens de workshops als werkmateriaal. Maar nog belangrijker is dat na afloop alle ideeën samengevat werden in één beeld. Zo kwamen alle voorstellen samen in een geheel dat de verbanden tussen de onderwerpen nog duidelijker blootlegde.

Door de resultaten van elke brainstormsessie te visualiseren, werd de informatie bovendien bevattelijker én bleef ze veel langer hangen bij de deelnemers. Maanden later verwezen collega’s nog altijd naar de ideeën uit deze sessies.

Uiteraard was er niet alleen inspraak door het personeel. Ook alle inwoners en ondernemers kregen in 2019 verschillende kansen om hun zeg te doen over het meerjarenplan. In het voorjaar organiseerde de gemeente de grootschalige enquête ‘Zegget ne keer’. Er was geen steekproef, nee, werkelijk alle inwoners vanaf zestien jaar kregen een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. Een opvallende communicatiecampagne was nodig om zoveel mogelijk mensen te overtuigen hieraan mee te doen. De gemeente liet een visual ontwerpen en maakte foto’s van bekende inwoners, die vanaf grote straatbanners opriepen je mening te geven.

Bijna dertig procent van de inwoners vulde de vragenlijst in: een overweldigend succes. Het gaf het beleid en de administratie een nieuwe impuls om enthousiast te blijven over het traject naar het meerjarenplan. In het najaar gingen de dialoogsessies ‘Zegget met maten’ verder op dit elan. Dezelfde visual en foto’s ondersteunden de campagne, met een mooie opkomst als resultaat. Individuele inwoners, adviesraden en ondernemers: iedereen kon zijn advies geven over het voorlopige beleidsplan.

Vanuit de ervaring dat beelden zoveel zeggen, zocht Nazareth voor de communicatie over het meerjarenplan ook een visuele ondersteuning. Het thema was snel gekozen, want in een van de workshops had iemand de ruimtelijke inrichting van Nazareth met een vlinder vergeleken. De centrale bebouwde zone is het lijfje van de vlinder, de vleugels vormen de buitengebieden. Dit beeld nestelde zich in de geesten en uiteindelijk werd het hele meerjarenplan opgehangen aan het thema van de vlinder. Ook voor de illustrator was het een dankbaar beeld om alle ideeën in een tekening te verwerken en vijf afgeleide illustraties te maken voor de vijf beleidsdoelstellingen.

De details van de illustraties verwijzen dan weer naar de verschillende actieplannen. Geïnspireerd door de illustraties maakte de communicatieafdeling van Nazareth nog andere communicatiemiddelen, waaronder het vlinderboekje: een schriftje van tachtig pagina’s met alle doelstellingen en actieplannen in heldere taal, mooi vormgegeven en geïllustreerd. Het is verspreid onder alle personeelsleden, raadsleden en adviesraden. Ook de burgemeesters van de wijde regio kregen een exemplaar, net als de politie, brandweer en intercommunales.

Geïnteresseerde inwoners halen het gratis af aan het loket. In januari 2020, kort na de lancering van het plan, zagen de mensen in Nazareth overal vlinders. Op de website, in de e-mailhandtekening, op affiches op straat, er waren zelfs roll-upbanners en wobblers in het gemeentehuis. Tijdens een interne informatiemarkt verzamelden de collega’s puzzelstukken waarmee ze de vlindertekeningen ontdekten. In het gemeentelijke informatieblad van februari zat een themakatern van acht pagina’s voor alle inwoners. Ook nieuwe inwoners zullen deze beleidskrant telkens ontvangen. De vlinder en zijn plan zijn ondertussen goed bekend in Nazareth. 

Dankzij het overkoepelende thema van de vlinder en de visuele vertaling van de doelstellingen is het meerjarenplan van Nazareth meer dan een opsomming van acties geworden. Het is een logisch verhaal, herkenbaar en met een breed draagvlak.

Volgens burgemeester Danny Claeys zijn alle personeelsleden en raadsleden mee met het verhaal. ‘Het meerjarenplan 2020-2025 is opvallend breed gedragen in onze organisatie. De gemeenteraad keurde het met een grote meerderheid goed; ook een deel van de oppositie stemde voor het plan. Dit is ongetwijfeld te danken aan het unieke participatieproces.’ Dit participatietraject stopt niet nu het meerjarenplan klaar is.

Want Nazareth is een van de pilots voor participatie door de gemeenteraad. Een extra beleidsmedewerker zal die participatie integreren in de hele organisatie. Ook met de visualisaties gaat Nazareth door. De vlinderillustraties lenen zich gemakkelijk tot het maken van animatiefilmpjes voor de socialemediakanalen, diverse collega’s zullen een opleiding volgen om ideeën in beelden te kunnen vastleggen en in de toekomstige communicatie zal de gemeente behalve foto’s ook steeds meer illustraties inzetten. Want het cliché is nog steeds waar: een beeld zegt meer dan duizend woorden. •

Els Verbeke is communicatiecoördinator van Nazareth
Voor Lokaal 04 | 2020