Gedeeld inzetten/aanwerven van personeelsleden in regio Brugge

De verhitte arbeidsmarkt wordt sterk gevoeld in lokale besturen, er zijn te weinig werknemers voor het aantal beschikbare jobs. Het groeiend aantal knelpuntberoepen en groeiend aantal openstaande vacatures zorgt voor een steeds sterkere druk op de kerntaken van de lokale besturen: de dienstverlening. De lokale besturen in referentieregio Brugge slaan de handen in elkaar om uit te zoeken welke personeelsleden ze kunnen aantrekken en behouden door regionaal samen te werken. 

De doelstellingen van het project waren helder: 

• Continuïteit van de dienstverlening garanderen en lokale besturen minder kwetsbaar maken door oplossingen te bieden voor een tijdelijke back-up van medewerkers 
• Kwaliteit van de dienstverlening verhogen dankzij de inbreng van deskundig personeel en doorgedreven expertise  
• Aanbod aan diensten verruimen door het delen van personeel  
• Financiële meerwaarde creëren door het efficiënter inzetten van middelen 

Het doorbraakproject ontwikkelde de werkwijze, de afspraken, de manier van samenwerken die achter deze regionale compententiedatabank zitten. Ze maakten ook een aanbestedingsdossier. Gemeente Zedelgem is hierbij de penhouder. 

De competentiedatabank zelf zal worden opgeleverd eind 2023. 

Deze competentiedatabank is een manier van samenwerken waarbij de lokale besturen bij hun collega’s kunnen navragen: 

Korte termijn: 

• Naar een beschikbare medewerker- tijdelijk of langere termijn, voltijds-deeltijds 
• Naar beschikbare knowhow (vb omwille van project) 
• Naar een beschikbare coach (vb nieuwe medewerker in dienst in 1-mansfunctie) 

Langere termijn: 

• Gezamenlijk aanwerven en gezamenlijke werfreserve 
• Gezamenlijk aanwerven en medewerker delen 

De rol van ‘gatekeepers’ in deze is cruciaal. Zij zijn degenen die de vragen posten in de databank, maar ook reageren op vragen van hun collega’s. Een eerste antwoord is: we kunnen helpen, we kunnen niet helpen, we onderzoeken de vraag, … 

Ter ondersteuning hiervan werden ook voor de generieke functies in de regio waar gezamenlijk selecteren wenselijk en mogelijk is een inventaris opgemaakt van de meest relevante bepalingen uit de RPR van de 10 lokale besturen: toegangsvereisten, meerekenbare ervaring, lopende werfreserves, verloning, vergoeding, werktijdenregeling, aanpak selecties,… 

Deze tool verzamelt de verschillende wetgevingen en voorbeelden. De tool omvat een oplijsting van mogelijkheden om personeel bij collega lokale besturen in te zetten zowel voor het invullen van tijdelijke personeelsnoden als voor het invullen van vacatures voor onbepaalde tijd. De tool omvat tevens een aantal documenten en sjablonen zoals het samenwerkingscharter, een model van overeenkomst voor terbeschikkingstelling of ontlenen van personeel. 

Nu deze tools zijn ontwikkeld in het kader van het doorbraakproject, kan de werking echt van start  gaan. Vanaf 2024 gaat de compententiedatabank ‘life’  en  worden de gemeenten in de regio echt ondersteund op het vlak van aantrekken en behoud van personeel. 

Referentieregio Brugge koos voor een werkwijze waarbij alle lokale besturen betrokken worden en er regelmatig werd teruggekoppeld. Er is een overkoepelende stuurgroep, met link naar het burgemeestersoverleg en de twee werkgroepen. 

Voor de start van het project werd ingezet op het inlichten van de personeelsleden van de lokale besturen en algemeen directeurs over de opzet van het project (met twee digitale infosessies). Ook tijdens het project werd er ingezet op de terugkoppeling van de resultaten aan elk van de werkgroepen. Ieder bestuur is door minstens twee personen vertegenwoordigd: hetzij als lid van de stuurgroep hetzij als trekker van een werkgroep hetzij als lid van een werkgroep 

Het samenbrengen van de werkgroepen en stuurgroep cultiveerde het groepsgevoel in de regio en creëerde een sfeer van vertrouwen en motivatie om het project tot een goed einde te brengen.