Management: Zorg zonder schotten zet mens centraal

‘We willen het leven van de bewoners zo aangenaam mogelijk maken, hun een dicht-bij-huis-gevoel geven in plaats van de vroegere instellingensfeer. We willen zelf ook dichter bij de bewoners staan. Daarnaast willen we dat het werk voor het personeel in de zorg werkbaarder wordt. Deze twee doelstellingen willen we in onze organisatie samenbrengen,’ zegt Liesbet Deraedt, directeur van woonzorgcentrum Zonnig Huis (met 104 bewoners) en van de assistentiewoningen Huiskensveld en Centrum Van Koekenbeek.

De grootste verandering wordt het verkleinen van de afdelingen in het woonzorgcentrum. ‘Van 35 bewoners willen we naar de helft per afdeling, al willen we af van die term, het moet een andere, meer huiselijke naam krijgen,’ zegt Liesbet Deraedt. ‘Door met minder bewoners te werken voelt het personeel zich meer bij hen betrokken, kunnen ze beter op hun behoeften inspelen en kennen de bewoners de medewerkers beter.’ Volgens directeur Samenleving van de stad Halle Marion Jansen kun je met zo’n kleinere groep bovendien veel beter op maat werken. ‘Mensen hebben dementie in gradaties, iemand die nog relatief veel goede momenten heeft, zal meer impulsen krijgen en beter gedijen in een omgeving met mensen zonder dementie dan bij mensen die zware dementieproblemen hebben.’ – ‘Door met kleinere groepen te werken kun je mensen die slecht tegen prikkels kunnen, een prikkelarme benadering geven, en een andere groep anders behandelen,’ zegt Liesbet Deraedt.

Marion Jansen legt uit dat in Halle drie clusters zich tot voor kort met woonzorg bezighielden: intramurale zorg, transmurale zorg en extramurale zorg. Na het ophalen van deze schotten zal de hele zorgketen in één cluster nog beter op elkaar afgestemd zijn. In totaal gaat het om 200 werknemers van wie er nu zeventig in het woonzorgcentrum werken.

‘Als je van drie clusters naar één gaat, zit iedereen dichter bij elkaar, zodat een kruisbestuiving automatisch zal groeien,’ zegt Karolien Mettens van de afdeling Strategie en Organisatie die het meerjarenplan van de stad in het oog houdt. In de praktijk betekent dit dat het woonzorgcentrum buurtgericht werkt en de spil wordt van de zorg van deze buurt, terwijl bijvoorbeeld in de deelgemeente Lembeek het dienstencentrum de spil wordt.

De nieuwe vleugel Huiskensveld baadt in het licht, in de gangen nodigen banken in geel, groen of blauw, afhankelijk van de verdieping, uit tot een praatje. De terrassen van de flats leunen tegen elkaar aan, buren kunnen als ze daar zin in hebben, het schot tussen de terrassen kantelen en als gemeenschappelijke tafel gebruiken. De terrassen zijn bovendien geschrankt zodat je contact kunt hebben met boven- en onderbuur. Tussen de gebouwen ligt een tuin, zodat bewoners gemakkelijk van de ene naar de andere afdeling kunnen lopen.

Op de hogere verdiepingen verbinden glazen gangen de verschillende vleugels. De eerste flat die in Huiskensveld verhuurd was, was die naast de gang op de eerste verdieping, die bewoner is de partner van een vrouw met dementie die al in het woonzorgcentrum verblijft. Hij kan haar voortaan altijd zonder moeite bezoeken.

Alles hier is gericht op onderling contact, je hebt niet meer het gevoel in een zorginstelling te zijn. Laat dat de bedoeling zijn. Het gebouw is ontworpen vanuit het oogpunt van de mensen die er zullen wonen. ‘We hebben gekeken wat die bewoners nodig hebben en gaan verder dan het decreet oplegt,’ zegt Liesbet Deraedt. ‘Zo wordt de dienstverlening op het terrein op maat van de bewoners van de assistentiewoningen, zodat zij zo lang mogelijk in hun flat kunnen blijven en pas als ze veel zorg nodig hebben naar het woonzorgcentrum verhuizen.’

Maar ook voor de werknemers verbinden de glazen gangen hun uitgebreidere werkterrein. ‘Het personeel zal in de toekomst in combi-jobs werken,’ zegt Liesbet Deraedt. ‘Een deel van hun tijd werken ze in het woonzorgcentrum, een ander deel in de assistentiewoningen en eventueel ook een deel in de thuiszorg. Hierdoor wordt het werk werkbaarder, want het combineert minder zwaar werk in de assistentiewoning met taken bij mensen die veel zorg nodig hebben in het woonzorgcentrum. Bovendien ben je dan al een bekend gezicht, als mensen van de flats naar het woonzorgcentrum verhuizen.’ Vanuit het besef dat veel ouderen het woonzorgcentrum bedreigend vinden, is dit ook een troef: ‘Zo leren ze de andere kant kennen.’

Het woonzorgcentrum experimenteert met innovatieve arbeidsorganisatie, die later voor de hele zorgorganisatie zal gelden. Voor dit innovatieproject krijgt het woonzorgcentrum begeleiding van Workitects na een projectoproep van het Vlaams Agentschap Zorg. Tijdens een tweedaagse sessie in 2019 maakten alle deelnemers aan het project kennis met de principes van de innovatieve arbeidsorganisatie. ‘Het was een ware onderdompeling,’ zegt Liesbet Deraedt. ‘Dan zijn we van start gegaan en aan de hand van een theoretisch kader hebben we missie, visie en doelstellingen uitgewerkt. De begeleiders bewaken je einddoel, en dat helpt, ze hebben instrumenten om ons op een andere manier te doen nadenken. Als je dat op jezelf moet doen, is dat toch moeilijker.’ Sinds de tweedaagse heeft ze contact gehouden met de collega’s in Vlaams-Brabant. ‘Samen zullen we ook voorstellen formuleren aan het Vlaams Agentschap Zorg.’

Ten gevolge van corona heeft het project stilgelegen. Nu de bewoners van Zonnig Huis hun tweede vaccin hebben gekregen, kan het personeel verder met het innovatieproces. ‘We bekijken welke rollen er in elk team bestaan of moeten bestaan en wie ze invult,’ zegt Liesbet Deraedt. ‘Jarenlang werd het uurrooster van bovenaf ingevuld, nu zullen de teams dat zelf moeten doen. Ook welke activiteiten het wanneer organiseert, zal het team zelf beslissen. Het is dus niet langer het animatieteam dat beslist dat het vanmiddag pannenkoekenbak is, maar de teamleden zelf. Het worden meer zelfsturende teams.’

Het ene team is er sneller mee weg dan het andere, dat is afhankelijk van sommige trekkers. De rollen in de teams lopen overal gelijk. ‘Elk team moet kijken welke talenten en sterkten ze in huis hebben en welke talenten ze moeten ontwikkelen. Er zijn mensen die geen rol willen maar hen motiveren wij om er toch minstens één op te nemen, al was het maar het materialenbeheer van een afdeling. Omdat we overal ergotherapeuten of referentiepersonen dementie willen, zullen we ze nog aanwerven.’

Voor de leidinggevenden wordt de aanpassing nog het grootst. ‘Er ligt te veel verantwoordelijkheid bij hen. Als teams zelf naar oplossingen moeten zoeken, zoals bij het roosteren, zal de tevredenheid in het team groter zijn,’ zegt Liesbet Deraedt. Zijn de hoofdverpleegkundigen nu zeer directief, dan is het de bedoeling dat ze coachende leidinggevenden worden.

Volgens Liesbet Deraedt zijn ze zich daarvan bewust. ‘Nu ontbreekt het hen aan tijd om de kwalitatieve processen of de visie te bewaken, terwijl dat meer op de voorgrond moet treden, net zoals ze nieuwe medewerkers beter moeten kunnen begeleiden. Ze zijn nu te veel bezig met de dagelijkse beslommeringen van het team, zodat veel dingen er niet van komen.’

Voor het veranderingsproces is feedback nodig. ‘Een werkgroep met alle disciplines, van keuken- tot verzorgend personeel, werkt voorstellen uit die ze doorgeven aan het feedbackforum waaraan alle personeelsleden kunnen deelnemen.’ Met die feedback kan het veranderteam van het project de volgende stappen zetten. ‘Er komen trouwens zaken uit waaraan wij nooit zouden hebben gedacht,’ zegt directeur Deraedt.

Niet alleen bij de ouderenzorg staat de mens centraal, dat is ook het geval in het hele stadsbestuur van Halle. ‘Bij de integratie van stad en OCMW hebben we als doel de klant centraal te stellen,’ zegt Karolien Mettens. ‘Zo wordt het organogram opgebouwd, zo innoveert de werkverhouding. Wie is de klant, wat heeft hij of zij nodig? We richten onze organisatie zo in dat de klant gemakkelijk de juiste dingen in het aanbod vindt. Dit is vraaggestuurd in plaats van aanbodgestuurd werken.’

Er beweegt van alles in Halle. ‘In het stadhuis zit de dienstverlening nu gelijkvloers. Moest je vroeger nog naar de eerste verdieping voor een vergunning, nu zijn alle loketten beneden. We hebben gekozen voor een onthaalteam. Dus wie aan het onthaal zit, beantwoordt niet langer de telefoon. Daarnaast is er ook een snelbalie, zonder wachtrij. De dienstverlening verandert niet spectaculair maar de verbetering is wel zinvol. Zo maken we het heel concreet dat de mens centraal staat.’ •

Marlies van Bouwel is hoofdredacteur van Lokaal
Voor Lokaal 03 | 2021