Algemene principes zoals voor financiën ontbreken nog voor het databeheer bij lokale besturen. Maar ze beginnen er meer en meer het belang van in te zien. In Gent is er zelfs een speciale dienst Data en informatie voor opgericht. Daar zijn verschillende redenen voor, vertelt Bart Rosseau: ‘Ik denk direct aan twee redenen waarin elk lokaal bestuur zich wel zal herkennen: ten eerste zijn heldere cijfers broodnodig om mensen goed te kunnen informeren. Dat hebben we allemaal zelfs persoonlijk meegemaakt tijdens de coronapandemie. Ten tweede speelt de Europese privacyregeling GDPR mee. Je moet aandacht hebben voor data, al is het maar om de bescherming van gegevens voldoende te kunnen garanderen.’
Kader voor beleid
Met helder omschreven databeleid garandeer je een goede, uniforme datahuishouding, en dat is essentieel, nu er zoveel via digitale weg gebeurt. Het beschrijft hoe je omgaat met data, hoe en waarom je ze vergaart en wie er verantwoordelijk voor is. Uit het databeleid moet blijken op welke manier de organisatie prioriteiten vastlegt of hoe er naar het managementteam teruggekoppeld wordt. Op het niveau van het bestuur moet je transparant zijn over wat je doet met de data.
Als je innovatief wilt zijn, bijvoorbeeld artificiële intelligentie wilt gebruiken, dan moet je kunnen aantonen waarom je dat wilt. Je databeleid moet ook daarvoor het kader aanreiken. Uiteindelijk wil het beleid meer data om beleidskeuzes voor te bereiden en te verantwoorden. Ook de collega’s die de beslissingen uitvoeren, hebben informatie over hun beleidsdomein nodig. Ten slotte is de transparantie tegenover de burger natuurlijk ook belangrijk, en ook daarvoor heb je een kader nodig. Op die vier niveaus, organisatie, bestuur, uitvoering en transparantie, moet de gemeente dus over uitgeschreven beleid beschikken dat richtinggevend is voor de omgang met data in de hele organisatie.
Dat het belang van databeleid alleen maar zal toenemen, legt Joran Van Daele uit: ‘We zijn er volkomen van overtuigd dat er een opmars komt. Om verschillende redenen. Sowieso gaan er door de toenemende digitalisering steeds meer data om in de lokale besturen, en ze zijn ook nodig. Met de toenemende mogelijkheden zal de behoefte aan overzicht, duidelijkheid en transparantie alleen maar stijgen. Burgers willen bovendien weten wat met hun data gebeurt. Om hun de nodige transparantie te kunnen geven moet je om te beginnen zelf goed zicht hebben op de data. Een goed georganiseerde datahuishouding is hiervoor belangrijk. Alleen zo kun je tegen je inwoner zeggen: “Jij beslist wat er met jouw data gebeurt.”’
Databeleid is dus meer dan zoeken naar een manier om ‘meer met data te kunnen doen’, meer dan bezig zijn met datatechnische zaken (de coole nerdy tools). De organisatie moet er beter van worden, en daarvoor moet je over volledig andere zaken praten. Je moet dus eerst echt greep krijgen op het strategische gedeelte – Wat wil je bereiken met data, welke doelstellingen wil je verwezenlijken – en vervolgens pas kijken naar de manier waarop je dit gaat doen.
Aparte dienst, maar niet alleen
Wellicht was de stad Gent bij de koplopers wat betreft de creatie van een eigen dienst Data en Informatie. Bart Rosseau licht toe hoe het idee ontstond: ‘We zagen dat meerdere teams aan verschillende aspecten van data werkten: het GIS-team met geodata, een team met data-analyse en een team met open datawerking. Tegelijkertijd kwam zeven, acht jaar geleden (big) data en privacy meer en meer op.
Je zit dus allemaal op hetzelfde domein te werken, maar wel met nuanceverschillen. Daarom besloten we de verschillende werkingen onder één dienst samen te voegen. Sindsdien hebben we ons toegespitst op deze vragen: Wat zijn data? Wat bindt ons als dienst? Hoe moeten we ons opstellen om de organisatie als geheel te ondersteunen? Hoe werken we samen met IT? Hoe verbinden we data met strategie? Nu hebben we een duidelijk plan om de datamaturiteit van de stad te verhogen. Dat zijn we nu aan het uitvoeren, zodat onze collega’s met data van goede kwaliteit aan de slag kunnen. Daarbij vergeten we ook zeker de informatieveiligheid niet.’
Het hing dus in de lucht, maar het duurde nog lang voordat ze echt greep kregen op de thematiek. Los van technische kneepjes en mogelijkheden is de grote vraag: hoe krijg je de data vertaald voor het algemene beleid binnen een lokaal bestuur, zodat het bestuur, het management, de hele organisatie er voordelen van heeft?
‘Draagvlak is heel belangrijk,’ merkt Bart Rosseau op. ‘Ook hier spelen wij een rol in als team. Door gebruik te maken van de juiste taal en van aansprekende voorbeelden overtuigen we dat het rendeert om met data bezig te zijn.’ Je mag ook niet te veel in één keer willen doen. Het is en blijft complex. ‘Begin bij wat je onder controle hebt. Praat met de IT-mensen, maar haal er ook alle andere expertise binnen je organisatie bij. Je hebt beide nodig om stappen te kunnen zetten en te bedenken hoe je de twee werelden kunt verenigen in databeleid.’
‘Beperk je bovendien niet tot het verantwoordelijk maken van één iemand voor een dataset,’ vult Bart Rosseau aan. ‘Natuurlijk moet het gevolg van je databeleid wel zijn dat je weet wie er verantwoordelijk is voor welke data. Bijvoorbeeld: de medewerkers van de ruimtelijke planning zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun eigen datasets. Dat zijn inzichten die ook bij ons nog meer en meer aan het groeien zijn. Trek het verhaal dus breder open: bespreek binnen je beleid en management wat de rol van data is om de doelstellingen te bereiken.’
Daarmee zijn we bij de inhoudelijke diensten beland. Het is belangrijk die meteen aan te spreken. Databeleid is een gedeelde verantwoordelijkheid en is zeker niet enkel een zaak van de dienst IT of data. ‘Onze dienst Data en informatie ondersteunt wel thematische diensten, maar zij hebben de inhoudelijke expertise,’ verklaart Joran Van Daele. ‘Wij zouden bepaalde vragen en behoeften in verband met data verkeerd kunnen interpreteren, omdat we als centrale dienst wat verder van de materie staan.
Voorts hebben we ook geleerd dat je de inzichten en het enthousiasme binnen de diensten kunt aanwakkeren door het juiste strategische kader aan te reiken. We merkten dat iedereen in zijn eigen team probeerde gelijkaardige problemen op te lossen. Het vooruitzicht dat wij binnen het databeleid zouden zorgen voor een globaal kader met handvatten, maakte hen enthousiast. En ze waren ook opgelucht te vernemen dat ze niet alleen zaten met hun problemen.’
En nu de Vlaamse overheid
Met zijn ervaring leverde de Gentse dienst Data en Informatie een waardevolle bijdrage aan de opmaak van het VVSG-standpunt betreffende een Vlaamse datastrategie. We roepen daarin op ruimer te gaan dan intern beheer en het verwerken van data, maar ook de strategische krijtlijnen en voorwaarden voor het omgaan met data vast te leggen. We pleiten ook voor een betere interbestuurlijke gegevensdeling. ‘De doorstroming van data stopt niet aan de grenzen van het lokale bestuur, net daarom is een overkoepelend en flexibel kader belangrijk,’ besluit Bart Rosseau. ‘Niet enkel met technische elementen, maar ook wat betreft kwaliteit, gebruiksvoorwaarden en gedeelde verantwoordelijkheden.’
Het blijft een uitdaging om de kleinere steden en gemeenten mee te krijgen in het hele dataverhaal. Het is voor hen natuurlijk niet evident hier tijd in te steken, maar het is wel aan Vlaanderen om ervoor te zorgen dat ze niet vergeten worden.
Ten slotte moeten we van elkaar en van onze ervaringen blijven leren. Er is momenteel geen standaard antwoord of slechts één weg vooruit. We zien ook zaken bij andere lokale besturen waarvan we onder de indruk zijn. Kleinere en grotere steden en gemeenten doen tal van innovatieve zaken. Daar kunnen we allemaal van leren. We moeten die openheid de komende jaren bewaren, want we staan allemaal voor gelijkaardige uitdagingen. •
Elien Rijcken is projectmedewerker communicatie & kennisdeling bij het VVSG-team innovatie en digitale transformatie
Voor Lokaal 07-08 | 2021
Wat verwacht de VVSG van een Vlaamse datastrategie?
De Vlaamse overheid maakt momenteel werk van een Vlaamse datastrategie. In ons standpunt formuleren we daar vragen en verwachtingen bij:
- De interbestuurlijke gegevensdeling moet veel beter, met een gestructureerde toegang voor lokale besturen, idealiter via één toegangspoort.
- De Vlaamse overheid moet op basis van de beschikbare data diensten ontwikkelen voor andere overheden, waaronder lokale besturen. Nu is het MAGDA-platform voornamelijk een doorgeefluik. Het potentieel van de data wordt veel te weinig benut.
- Lokale besturen zijn grootafnemers van de Vlaamse referentiedata. De Vlaamse datastrategie moet daarom processen installeren om de kwaliteit van haar datasets te garanderen.
- De Vlaamse datastrategie moet de vele bestaande initiatieven op elkaar afstemmen en acties plannen om datasilo’s en verkokering te vermijden. De Vlaamse overheid moet zo snel mogelijk helder communiceren over de verschillende initiatieven, de vooropgestelde planning en de verwachtingen, gevolgen en kansen.
- Tot slot: de lokale besturen moeten beschouwd worden als een belangrijke partner, en de Vlaamse datastrategie moet ook ambities en acties bevatten om samen te werken. De lokale besturen moeten ook zeggenschap hebben over de keuze om bepaalde data te ontsluiten of niet, over de instrumenten en voorwaarden voor datadeling en publicatie enzovoort.
Je vindt de volledige tekst op onze website.
Wil je werk maken van databeleid in jouw gemeente? Lees dan ook zeker eens de whitepaper ‘Data in het lokaal bestuur’ die samen met het VVSG lerend netwerk databeleid tot stand kwam. Ook deze tekst staat op de VVSG-site.