Steven Craps, diensthoofd personeel lokaal bestuur Hoeilaart, nuanceert meteen al bij het begin van ons gesprek: “Waar wij het over zullen hebben – talentidentificatie – daarvan ga ik niet beweren dat het dé oplossing is. Het is wel waarop wij zijn uitgekomen door kritisch te kijken naar hoe de dingen hier lopen. Die kritische blik, dát is eigenlijk het belangrijkste. Die moet je houden. Die zorgt ervoor dat je je als organisatie kan blijven verbeteren en dat je probeert voorsprong te nemen op andere organisaties, waardoor ook een relatief klein bestuur zich toch positief en toonbaar kan positioneren in de arbeidsmarkt. Bij elke stap vooruit onthoud je best dat ook dat “maar” een puzzelstuk is in een groter geheel. Het project ‘talentidentificatie’ bijvoorbeeld sluit aan bij de inspanningen die we doen rond leiderschapscultuur, welzijnsbevordering, re-integratie bij langdurige ziekte, onthaalbeleid, retentieacties,… Niets is op zich dé oplossing. In een organisatie is alles met alles verbonden en moet het hele plaatje kloppen.”
Vacatures eerst exclusief intern communiceren heeft ook nadelen
Medewerkers vinden is niet gemakkelijk, dat is een open deur, dat weten ze in Hoeilaart ook. Wat ze daar ook weten is dat het begin van de oplossing is: ervoor zorgen dat mensen niet vertrekken. Om het eigen talent alle (groei)kansen te geven, besliste Hoeilaart in 2019 om vacatures eerst gedurende tien dagen exclusief intern te communiceren en dan pas extern te gaan. Het werd een succes, de interesse was groter dan verwacht. Maar de formule bleek ook nadelen te hebben:
- Bij twijfel over een kandidatuur bleek de ‘gunfactor’ harder te spelen: we gaan onze collega toch wel een kans geven, zeker? Maar wordt het niets, dan heeft het proces wel zoveel vertraging opgelopen, terwijl elke dag telt, zeker in kleinere teams.
- Is er slechts één kandidaat, dan kan die niet tegen andere worden afgewogen.
- Komen er zich intern geen valabele kandidaten aanbieden, dan zijn de tien dagen van binnenshuis adverteren ook weer zoveel vertraging.
- En je wil niet achterblijven met een gedemotiveerde medewerker als die de job dan toch niet krijgt.
- Mogelijk mis je de kans om externe competenties, ervaringen en vernieuwingen binnen te halen.
Talentidentificatie, over proactief een pijplijn van talent aanleggen
Hoeilaart was zelfkritisch genoeg om de formule dan ook bij te stellen. Er werd beslist dat vacatures voortaan gelijktijdig intern en extern zouden worden gecommuniceerd, maar – en hier gaat het om – dat er proactief aan talentidentificatie zou worden gedaan. Dat er dus proactief een pijplijn van talent zou worden aangelegd. In het voorjaar van 2023 lanceerde Hoeilaart onder haar medewerkers een talentoproep: wie ziet zichzelf doorgroeien naar een leidinggevende functie? Ook nu weer werd het een succes, liefst vijftien collega’s reageerden.
Steven Craps: ”Na een grondige screening, inclusief een gesprek over achtergrond en motivatie, bleken we de vijftien kandidaten in drie categorieën te kunnen onderverdelen: 1) collega’s bij wie we inderdaad potentieel vermoeden voor een leiderschapsfunctie, 2) collega’s die we eerder horizontaal dan verticaal zien groeien of eerder in een expertenrol zien, 3) collega’s die eerst in hun huidige functie nog kunnen groeien. Maar misschien wel de belangrijkste conclusie was: allemaal konden ze stappen vooruitzetten en allemaal zouden we hen daarin begeleiden. Het gesprek zorgde dus voor beide partijen voor reflectie en gaf aanzet tot verdere ontwikkeling.”
Voorbeelden van begeleiding die Hoeilaart voorzag/voorziet:
Voor de drie kandidaat-leidinggevenden:
- een developmentcenter met de focus op leidinggeven – hieruit kwamen concrete opleidingen en aanbevelingen tot coaching
- observatiestages in het eigen kinderdagverblijf
- deelname aan de interne intervisiemomenten onder leidinggevenden
- Voor de andere kandidaten:
- technieken aanleren over hoe bij problemen een open gesprek te voeren, hoe feedback te geven op een constructieve manier
- een training over projectmatig werken
- een training rond veerkracht
- een opleiding over mentorschap, bijvoorbeeld om stagiairs beter te kunnen coachen
- een collega met veel autonomie kreeg meer feedback
- - individuele coaching op de werkvloer
Waarschuwing: belofte maakt schuld
Steven Craps herhaalt nog eens dat talentidentificatie zoals zij het aanpakken geen “copy-paste”-oplossing is: “Deze manier van talent identificeren en stimuleren kan maar werken als dit voldoende gedragen wordt. Daarvoor moet dit vooraf, tijdens en achteraf zeer goed worden doorgesproken, met alle partijen. Daarop hadden we dan ook ingezet. Én we hebben nadien nog tips weerhouden uit de feedback die we van de medewerkers kregen. Talentidentificatie creëert immers verwachtingen en die wil je niet als een boemerang in je gezicht krijgen. Je kan met mensen wel gesprekken voeren over hun potentieel, je moet daar dan ook wat mee doen. De personeelsdienst van Hoeilaart bijvoorbeeld heeft hier een hele kluif aan gehad, en nog. Zij zijn op zoek moeten gaan naar welke trainingen er bestaan, wat die waard zijn, enz.”
Zelfkritisch blijven is de weg vooruit
Hoeilaart gaat alvast verder op de ingeslagen weg. Na de oproep die mikte op verticale mobiliteit – doorgroeien naar een leidinggevende functie –, zal de gemeente in 2024 polsen naar wie geïnteresseerd is in horizontale mobiliteit – groeien via een nieuwe functie in dezelfde rang op een andere dienst, of groeien in de huidige functie naar een specifieke specialisatie of zich in een expertise verder ontwikkelen. Steven Craps: “Verder doen op hetzelfde elan betekent in Hoeilaart ook dat we kritisch blijven over hoe we ons organiseren en dat we altijd beter zullen proberen te doen.”
Auteur: Nadine Van Meerhaeghe
