Communicatie: Zo hebben je bewonersbrieven meer effect

Wegenwerken of een groot evenement in de buurt? Bewonersbrieven helpen een lokaal bestuur burgers snel en gericht te informeren. Zo’n brief schrijf je niet in één, twee, drie. Het is een ambacht en het vraagt tijd, al is die er meestal niet. Bovendien gaat zo’n brief vaak over complexe thema’s en hebben verschillende collega’s hun mening over de tekst. Het resultaat is dan dikwijls een brief vol compromissen. En dat is zelden een duidelijke bewonersbrief. Daarover gaat het boek Hopende U hiermede voldoende geïnformeerd te hebben. Tips voor duidelijke bewonersbrieven. Het bindt de strijd aan tegen ambtelijke taal, moeilijke zinsconstructies en onoverzichtelijke brieven.

Het boek is de neerslag van de jarenlange ervaring van Katrien Janssens en Farida Barki. Bij Wablieft, het centrum voor duidelijke taal, delen ze hun expertise in duidelijke taal al in trainingen. Nu lees je die ook in hun boek.
Katrien Janssens: ‘De voordelen van duidelijke bewonersbrieven zijn groot. Op termijn win je tijd. Je teksten zijn aangenamer om te lezen, zowel voor ervaren lezers als voor mensen die minder vlot lezen. In je brief is het meteen duidelijk wat je van je lezers verwacht, wat de kans groter maakt dat ze het ook doen.’

Niet alleen zijn er voordelen voor de inwoners die je brief ontvangen. Duidelijke taal weerspiegelt ook de identiteit van je gemeente. Elke Dhondt, communicatieverantwoordelijke in Lochristi, is al helemaal overtuigd van de voordelen van bewonersbrieven in duidelijke taal: ‘In Lochristi vinden we aandacht voor duidelijke taal erg belangrijk. We doen het in de eerste plaats voor onze lezers: we beseffen heel goed dat niet elke Lochristinaar hetzelfde leesniveau heeft. Voor sommige mensen zijn onze teksten echt te moeilijk. Bovendien zijn we ervan overtuigd dat ook ervaren lezers liever een duidelijke tekst lezen. Daarnaast willen we als lokaal bestuur transparant en toegankelijk zijn.’ Farida Barki: ‘Ooit hoorde ik iemand zeggen: “Wij moeten meer moeite doen bij het schrijven, zodat lezers minder moeite moeten doen om de tekst te begrijpen.” Met ons boek willen we aan iedereen tonen hoe dat kan.’

Een duidelijke bewonersbrief schrijven is makkelijker gezegd dan gedaan. De onderwerpen die je op je bord krijgt, zijn soms taaie materie. Dan zit je te kauwen op technische termen en vakjargon, en krijg je ze maar niet uitgelegd. Resultaat: een aaneenschakeling van moeilijke woorden en een boodschap waar je lezer kop noch staart aan krijgt. Toch hoeft het niet zo moeilijk te zijn.

Katrien Janssens: ‘Hoe vertaal ik de technische uitleg in een duidelijke bewonersbrief? Dat is een veelgestelde vraag tijdens onze trainingen. Deelnemers slaken dan een zucht van verlichting, wanneer ik hun vertel dat je niet alle technische termen hoeft op te nemen. Voor inwoners is die informatie vaak niet relevant. Denk in de eerste plaats aan wat je lezer wil en moet weten.’ 

Farida Barki: ‘Deze en vele andere vragen beantwoorden we nu ook in ons boek.’

Elke Dhondt: ‘Schrijven in duidelijke taal is in de praktijk niet zo simpel, dat merken we ook in Lochristi. Op onze communicatiedienst hebben we daarom besloten om hulp in te roepen. Tijdens een workshop van Wablieft werkten we aan onze eigen teksten en kregen we een heleboel praktische tips. Dat maakt het al een stuk eenvoudiger om in duidelijke taal te schrijven.’

Katrien Janssens: ‘We beseffen maar al te goed dat mensen hulp kunnen gebruiken om de stap naar duidelijke bewonersbrieven te zetten. Niet elke collega wil snoeien in de informatie, bijvoorbeeld. Of ze kunnen concrete tips gebruiken om hun teksten onder handen te nemen.’

Of het ook de moeite loont om al die inspanningen te leveren? Volgens Elke Dhondt in ieder geval wel. ‘Momenteel proberen we ons infomagazine en onze interne nota’s in duidelijke taal te schrijven. Onze zinnen zijn korter, we gebruiken lijstjes en we ruilen ambtelijke taal in voor alledaagse woorden. We merken dat onze lezers die inspanningen appreciëren. En de complimentjes van onze collega’s lonen op zich ook al de moeite.’

Het boek geeft collega’s een duwtje in de rug om de stap te zetten naar duidelijke bewonersbrieven. Online sjablonen die de lezers van het boek vrij kunnen gebruiken, helpen om de tips toe te passen. Maar daarmee is de kous niet af. Voor wie jarenlang dezelfde ambtelijke toon en taal gebruikt heeft, vergt het wat inspanningen om plots in duidelijke taal te schrijven.

Elke Dhondt: ‘Mijn collega en ik zijn nu volop onszelf aan het trainen, zodat duidelijke taal een automatisme wordt. We lezen elkaars teksten na met de tips van Farida Barki in ons achterhoofd. Farida is op onze dienst dan ook een begrip geworden, in de zin van “Oeioei, hier zou Farida niet blij mee zijn” of “Dat is een brief waar Farida gelukkig van wordt”. Maar duidelijke taal gaat verder dan de communicatiedienst. Zodra we het zelf volledig onder de knie hebben, willen we opleiding geven aan onze collega’s. Ons ultieme doel is dat alle communicatie vanuit ons lokaal bestuur in duidelijke taal is.’ —

Marthe Pannecoucke is stafmedewerker Kortom vzw
Voor Lokaal 02 | 2022

Wil je zelf ook aan de slag met duidelijke bewonersbrieven? Dan helpt het boek Hopende U hiermede voldoende geïnformeerd te hebben. Tips voor duidelijke bewonersbrieven je op weg. Het boek maakt deel uit van de communicatieboeken van Kortom vzw, de vereniging voor overheids- en socialprofitcommunicatie. Je kunt het bestellen via de website van Politeia.