Bestuur: Naar zes krachtige waarden voor de interne organisatie

Als vertrekpunt stelde de organisatie zichzelf een dubbele vraag: hoe vertalen de externe waarden zich bij de eigen medewerkers en hoe zorgen we ervoor dat de medewerkers uitstralen wat de inwoners als de eigenheid van hun gemeente beschouwen? Op zoek naar de antwoorden greep Zedelgem terug naar een participatief traject dat eerder al succes opleverde bij het bepalen van de externe organisatiewaarden. Dat gebeurde toen aan de hand van enquêtes, straatinterviews en gesprekjes met bezoekers van het gemeentehuis.

Op basis van wat inwoners belangrijk vonden en hoe ze de gemeente en haar medewerkers zagen en wilden zien, werd het uiterlijke ‘imago’ van het lokale bestuur in 2018 vervat in vijf kernwaarden: rustig, vriendelijk, natuur, groen, levendig. Deze waarden werden doorgezet in de huisstijl waarmee de gemeente naar buiten toe communiceert. Voor het bepalen van haar interne waarden deed Zedelgem opnieuw een bottom-upoefening.

Corona heeft de continuïteit van burgernabije dienstverlening behoorlijk op de proef gesteld. Tegelijkertijd heeft het ook grote flexibiliteit en collegialiteit van het personeel gevergd. ‘Er met je ploeg in slagen om de continuïteit in zulke crisistijden gaande te houden in een type organisatie met een dergelijke grote diversiteit aan diensten en producten, dat geeft vleugels en is iets om met z’n allen heel trots op te zijn,’ zegt algemeen directeur Sabine Vermeire.

‘Dat dit alles staat of valt met de drive en de competenties van onze medewerkers is eens te meer gebleken. We zagen medewerkers die zich ongezien snel wisten aan te passen aan veranderende omstandigheden. Wat mij vervolgens bezighoudt: Hoe kunnen we deze flexibiliteit en collegialiteit bij onze medewerkers warm houden? Hoe zorgen we er als organisatie voor dat medewerkers ook in andere, minder acute situaties wendbaar zijn? Hoe geraken ze beter gewapend tegen de razendsnelle evoluties op velerlei vlak en hoe zetten ze zelf vlotter stappen in verandering en vernieuwing?’

Om medewerkers achter eenzelfde gemeenschappelijk doel te scharen moet een organisatie de eigen organisatiewaarden bepalen en beschrijven. Maar net op het ogenblik dat de gemeente al haar medewerkers in een groot praatcafé bijeen wou brengen om het startschot van haar waardenoefening te geven, sloeg corona hard toe. Nu was het een kwestie van inventief zijn om zo toch de betrokkenheid te genereren en medewerkers meer dan ooit te verbinden in een periode waarin afstand de regel is.

‘Ik geloof sterk in het verbinden van medewerkers en het vooropzetten van een gemeenschappelijk doel waar iedereen toe bijdraagt,’ zegt Sabine Vermeire. ‘Een gedeeld perspectief en verbondenheid creëren, verbondenheid met de organisatie en de doelgroepen, en ook verbondenheid onder elkaar. Daarvoor hebben we medewerkers nodig die achter onze missie staan en zich met de gemeente Zedelgem kunnen identificeren. Hiervoor is een sterke, duidelijke organisatie-identiteit nodig.’ Ze is ervan overtuigd dat kernwaarden helpen om deze identiteit concreet te maken doordat ze een antwoord bieden op vragen als: Waar staan we voor als organisatie? Waar ligt onze kracht? Wat typeert ons? Wat vinden we belangrijk bij het uitoefenen van ons werk en wat niet?

De gemeente had vanwege de coronabeperkingen haar waardenoefening kunnen uitstellen, maar ze bedacht liever een traject op maat waarbij inbreng en terugkoppeling in kleine groepen coronaproof werden georganiseerd. Het concept ‘babbel-bubbeltjes’ was geboren en werkte wervend en verbindend. HR-deskundige Greet Vanparys: ‘Dankzij het concept van de babbel-bubbeltjes zijn we kunnen landen.

Net zoals bij andere besturen is het personeelskorps zeer divers. Enkel digitale meetings organiseren zou niet hetzelfde resultaat opgeleverd hebben, we wilden spontane interactie en trokken met deze coronabubbel-formule naar de verschillende werklocaties. Zo was de stap om deel te nemen klein en konden we op actieve deelname rekenen van zowel de arbeider groendienst en schoonmaakmedewerker als de administratief medewerker en ingenieur.’

Om de medewerkers te laten vertellen waar hun organisatie voor staat, hoe ze met elkaar en met hun klant, de burger omgaan…, kortom, om van hen te vernemen wat het DNA van de organisatie is, werden vijf kernvragen voorgeschoteld: Wat vind ik belangrijk? Wat veroorzaakte mijn ‘kippenvelmoment’? Wat zijn redenen voor mij om te blijven? Waarom werk ik hier graag? Hoe overtuig ik mijn buur om te komen werken voor Zedelgem?

‘Een interessante vraagstelling,’ vindt Greet Vanparys, ‘niet alleen omdat ze laagdrempelig is, maar ook omdat ze antwoorden ontlokt heeft die recht uit het hart van personeelsleden kwamen. Als het je als werkgever opvalt dat medewerkers een werkbare combinatie werk-gezin aanhalen als reden waarom ze graag bij jou werken, dan weet je dat je hier verder op moet inzetten om aantrekkelijk te zijn. Maar het ging evengoed ook over het belang van een aangename werkomgeving, stabiliteit, betrokkenheid en de groeikansen die medewerkers krijgen.’

Zedelgem ging met de input van zijn medewerkers aan de slag en distilleerde uiteindelijk een zesletterwoord dat voor zes interne kernwaarden staat. Dalila Douifi, diensthoofd communicatie, licht toe: ‘We wilden de interne waarden zo omschrijven dat ze pasten bij de spreektaal van onze medewerkers. Met een knipoog naar de externe organisatiewaarden die we enkele jaren geleden bepaalden, is dit nu aardig gelukt.

Door de vele groen- en natuurdomeinen in Zedelgem is natuur hier nooit ver weg en is dit dus een gemakkelijk te onthouden woord. Het zit eenvoudigweg in onze N.A.T.U.U.R.’ Waar dat letterwoord voor staat, is samengevat in het kaderstukje. Aan elke kernwaarde zijn ook subwaarden verbonden die ze concreter maken. Elke (sub)waarde kreeg ook een symbool toegekend, waardoor beeld en woord elkaar versterken.

Van bij de voorbereiding en effectieve start van de waardenoefening werd de communicatiedienst nauw bij het project betrokken. ‘Dat is belangrijk bij zo’n bottom-upoefening,’ weet Dalila Douifi. ‘Omdat elke waarde en het geheel een aantrekkelijke visuele voorstelling verdienen, en daarnaast ook omdat de waarden in de interne communicatie voortdurend terugkomen: in het personeelsmagazine, op interne communicatiedragers, op de Dag van de Medewerker en op teammomenten.

Zonder al te groot budget leverden we knappe communicatiedragers af, die ingezet worden op de diverse werklocaties. Het kwam erop aan om een waardencampagne op te zetten waarin iedereen zich kan herkennen, met bruikbare dragers: placemats voor in de kantine, rugzakjes met waardenkompas, schrijfblokken… En als pronkstuk toch wel de waardendisplays die je overal in de organisatie tegenkomt.’

Algemeen directeur Sabine Vermeire hecht als hoofd van het personeel veel belang aan de uitrol van de interne kernwaarden in het management, HRM- en personeelsbeleid van het lokale bestuur. HR-deskundige Greet Vanparys treedt haar bij: ‘Kernwaarden bepalen is één ding, ervoor zorgen dat medewerkers ervan doordrongen raken, is een volgende stap. Zedelgem zet stevig in op een interne communicatie- en sensibiliseringscampagne en HR-matig zullen de kernwaarden voortaan de rode draad vormen door de verschillende HR-processen zoals selectie, feedback, opleiding en coaching.’

Het bepalen van haar interne waarden levert de gemeente ook een bonus op het gebied van haar HR-beleid op. Ze ontwikkelde in het pakket aan communicatiedragers en gadgets voor haar medewerkers ook een toolkit om in te zetten tijdens teammomenten en feedbackgesprekken. De toolkit bestaat uit een tas gevuld met een informatiefolder en leidraad, een waardenkaartspel, een wandelroute en nog meer tools als interactief werkmateriaal. Greet Vanparys: ‘We beginnen met de feedbackcultuur en de feedbackgesprekken. De waarden zijn ons kompas. Daarover willen we feedback geven aan elkaar. Positieve en constructieve feedback om groei en weerbaarheid te stimuleren. Een waardenspel helpt om alles te vertalen: wat is nu in feite collegialiteit en teamwerk voor ons team? Waar zijn wij als team sterk in, waar kunnen we nog in groeien? Hetzelfde voor de individuele feedbackgesprekken. Aan de hand van de wandelroute kunnen thema’s aan bod komen in het feedbackgesprek. Het inzetten van de toolkit is zeer dankbaar omdat je iets tastbaars hebt en de tools kunt aangrijpen om een gesprek gaande te houden of een andere wending te geven.’ —

Sabine Vermeire is algemeen directeur bij de gemeente Zedelgem, Dalila Douifi is diensthoofd communicatie en Greet Vanparys is deskundige Human Resources
Voor Lokaal 02 | 2022