Karolien Dezeure (Mondea) trapte de workshop af met een algemene inleiding over de plek die participatie kan innemen in het lokaal bestuur. Ze hing haar verhaal op aan drie factoren die de interne organisatie van een lokaal bestuur mee bepalen.
- Ten eerste heeft de cultuur van je organisatie een impact. Staat je organisatie open voor experimenten? Is er ruimte voor interne discussie over participatie en samenwerking?
- Ten tweede bepaalt de structuur van je organisatie op welke manier er taken verdeeld en gecoördineerd worden. Is er een aparte dienst, een tijdelijke programmacel of neemt elke dienst op zich ad hoc initiatieven?
- Tenslotte spelen ook routines, gewoontes en tradities een rol. Welke plaats krijgen adviesraden in je lokaal bestuur? Welke ervaring is er al met participatie?
Participatie inbedden in de organisatie van je lokaal bestuur: drie organisatievormen
1. Vanuit de bestaande lijnorganisatie
Je brengt het thema participatie onder in een bestaande sectorale indeling, zoals de dienst communicatie, dienst samenleven, dienst beleidontwikkeling,... Achter deze aanpak gaat de gedachte schuil dat in principe alle nieuwe thema’s door de bestaande lijnorganisatie moeten worden opgepakt en dat dit ook kan. Deze aanpak is geschikt voor de 'kleinere' transversale thema's die niet omstreden zijn, in een constructieve en open organisatie. Let wel op dat er in deze organisatievorm weinig organisatiebreed gevoeld eigenaarschap is. Er schuilt ook een gevaar dat participatie de kleur krijgt van de sector waarin het is ingebed.
Nog redelijk veel lokale besturen nemen deze organisatievorm aan om het participatiebeleid uit te voeren. Daarbij wordt er soms een (halftijdse) participatieambtenaar aangeworven, die bijvoorbeeld in de communicatiedienst tewerkgesteld wordt. Maar vaak nemen bijvoorbeeld ook jeugdambtenaren of mobiliteitsambtenaren de rol van participatieambtenaar op, vanuit de bestaande lijnorganisatie. We merkten in de workshop bovendien dat participatie vaak een plek krijgt in de dienst samenleven.
2. De creatie van een nieuwe dienst
Je creëert een nieuwe dienst participatie waarbij je het bestaande organogram aanpast. Dat is dan een nieuwe, zichtbare sectorale eenheid, specifiek verantwoordelijk voor participatie. Deze organisatievorm kan je slechts inzetten voor een beperkt aantal sectoren om verkokering tegen te gaan. Het gevaar van een nieuwe dienst, is dat deze (nog) niet kan terugvallen op een opgebouwde positie in de organisatie. Ook hier riskeer je dat er weinig organisatiebreed eigenaarschap over de participatietrajecten is.
Een goed voorbeeld van een Vlaams lokaal bestuur dat deze organisatievorm heeft aangenomen voor burgerparticipatie, is stad Gent. De stad heeft een dienst beleidsparticipatie, waarin de wijkregisseurs tewerkgesteld zijn en enkele centrale participatieambtenaren. Vergelijkbaar zijn de steden en gemeenten met een dienst gebiedsgerichte werking, met wijkmanagers die ook het participatiebeleid op zich nemen.
3. De opstart van een programmacel
Deze organisatievorm is gebaseerd op programmamanagement. Transversale thema's met een hoge prioriteit in het lokaal bestuur zijn goed geschikt voor deze aanpak. Er is dan een korte lijn met het college en een hoge zichtbaarheid in de organisatie. Meestal is een programmacel interdisciplinair samengesteld, met medewerkers die voordien in verschillende diensten of departementen werkten. De opstart van een programmacel verzekert een integrale werking en maakt een flexibele aanpak mogelijk. De continuïteit van de programmacel is echter wel kwetsbaar door coalitiewissels en de eenheid binnen het college. Deze tijdelijke programmacel zal ook zijn plek moeten vinden in de organisatie.
Een goed voorbeeld van een Vlaams lokaal bestuur met deze organisatie vorm is gemeente Oostkamp. Zij hebben een 'Team Warme Gemeente', interdisciplinair samengesteld uit collega's die voordien in totaal verschillende diensten werkten (financiën, communicatie, technische dienst, OCMW...). Oostkamp stapte hierin ook weg van de klassieke evaluatiegesprekken en introduceerde een open communicatie en dialoog, gericht op resultaat, feedback en reflectie, eerder dan op controle en evaluatie. Meer info over het Team Warme Gemeente van gemeente Oostkamp vind je in deze powerpoint.
Meer info over deze drie organisatievormen kan je vinden in dit syntheserapport (2011) van het Stedenfonds.
Wat verwachten burgerinitiatieven van een lokaal bestuur?
Nele Vanderhulst van Socius vzw bracht het perspectief van burgerinitiatieven in de workshop. De leefwereld van burgers verschilt erg van de systeemwereld van een lokaal bestuur. Daarom hebben zowel burgerinitiatieven als lokale besturen nood aan grenswerkers die deze werelden verbinden. Ambtenaren moeten het vertrouwen en de ruimte krijgen om met de voeten in het veld te staan en het mandaat krijgen om met de signalen aan de slag te gaan. Een burgerinitiatief stuur je niet van dienst naar dienst, maar moet één aanspreekpunt hebben die hen wegwijs maakt doorheen de complexe regelgeving. Verder zouden coalitiewissels geen obstakel mogen zijn voor het succes van een burgerinitiatief.
Hieronder enkele nuttige links over grenswerkers en burgerinitiatief.
