Bij Stad Izegem is een interne denktank actief waarvan de leden expliciet NIET in het hoger management zitten. Die denktank kwam er uit het besef dat medewerkers van alle diensten en alle niveaus aan een beter Izegem kunnen bijdragen. Hij kreeg de naam De Vestibule. Een vestibule is een centrale ruimte waarvoor iedereen de eigen kamer moet verlaten en precies dat wordt van de leden verwacht: uit de comfortzone treden, de waan van de dag overstijgen, ideeën en creativiteit samenleggen. Het was de burgemeester van Izegem die de deur openzette, het was Algemeen Directeur Anton Jacobus die het idee uitwerkte en de oproep lanceerde, het zijn de Vestibulianen die met een kritisch opbouwende attitude dit initiatief vormgeven.
Wie een nieuw geluid wil horen, moet stemmen de vrijheid geven
Anton Jacobus: “Wij van het Management Team kwamen tot de vaststelling dat we in leeftijd vooral één generatie vertegenwoordigden, terwijl een stad een heel diverse (personeels)populatie heeft op alle vlakken. We beseften dat het voor Izegem goed zou zijn om meer verschillende stemmen te horen. En we wisten ook dat wij van MT het concept zouden moeten loslaten, dat we de denktank alle vrijheid zouden moeten geven. Zo is het ook. Binnen de redelijkheid gelden er geen limieten. Het enige kader dat wij hebben vooropgesteld is dat er uit kandidaten elk jaar 12 leden zouden worden gekozen en dat die ongeveer om de twee maanden samenkomen.”
Kritiek? Ja, als er maar een suggestie van oplossing bij is
Inge Rots, Beleidsmedewerker Welzijn en Vestibuliaan van het eerste uur: “Het eerste jaar (2022) werd er nog exclusief onder het middelmanagement en deskundigen (A- en B-niveaus) voor De Vestibule gerekruteerd en kon je met een motivatiebrief je kandidatuur stellen. Voor het tweede jaar hebben wij vanuit De Vestibule de doelgroep opengetrokken naar alle collega’s – wat meteen een mooi praktijkvoorbeeld is van de zelfsturing die we genieten. Ik herinner me dat onze eerste samenkomst één grote klaagbank was. Maar we hadden snel door dat we daarmee nergens zouden komen. En dus hebben we ons herpakt, onze huisregel is nu dat niemand met kritiek mag komen als die daar niet ook meteen een constructieve suggestie van oplossing aan koppelt. Dat werkt prima.”
Geen praatbarak, wel werken om verschil te maken
Thomas Segers, Projectmedewerker Klimaat en eveneens Vestibuliaan van het eerste uur: “Tussen de vaste bijeenkomsten van een halve dag, die we houden tijdens de werkuren en op een www-plek (i.e. waar warmte, wifi en een wc is), zijn we ook in werkgroepen actief. En één keer per jaar houden we een intensieve tweedaagse Vestibule-max, met op de tweede halve dag een eindpresentatie aan het voltallige MT. Het mag duidelijk zijn, De Vestibule is allesbehalve een praatbarak. Het is werken geblazen als je wat voor elkaar wil krijgen, en dat willen we. Anders zaten we hier niet.”
Het eerste jaar heeft De Vestibule vooral op hr-issues ingezet. Een voorbeeld van een concrete realisatie is ‘Open Forum’: vier keer per jaar krijgt een dienst van Stad Izegem de kans om zichzelf voor te stellen. Het was de financiële dienst die de spits afbeet en ze hebben dat schitterend gedaan. Een ander voorbeeld is het extra duwtje dat De Vestibule gaf aan ‘Doejmee?’, een initiatief dat collega’s wil warm maken voor verbindende initiatieven, zoals de nieuwjaarsreceptie, en dat dus mikt op meer collegialiteit en verbondenheid.
De Vestibule kan/doet het niet alleen
De Vestibule kan zelf ideeën lanceren of ze kan reageren op een vraag. Zo kwam het initiatief ‘De juiste boom op de juiste plaats’ er na deze vraag van het schepencollege: hoe kunnen we de behoefte om te vergroenen en te bebossen opentrekken naar alle bewoners van Izegem? De Vestibule werkte met de hulp van verschillende diensten een programma uit waarbij de Izegemnaren uit een door de groendeskundige opgesteld bomenregister gratis een boom konden kiezen of schenken. De inschatting was dat er zo misschien wel tot 400 bomen zouden bijkomen in Izegem, het zijn er uiteindelijk 1500 geworden! Met dank aan velen!
Voor niemand vrijblijvend, voor iedereen de weg vooruit
Anton Jacobus: “Een initiatief zoals De Vestibule vereist maturiteit in de verhouding tussen werkgever en werknemer. Zoiets vraagt een groot wederzijds vertrouwen, in beide richtingen. Je moet immers een veilige omgeving creëren als je wil dat mensen vrijuit spreken. Maar het is niet omdat mensen vrijuit spreken dat ze automatisch gelijk krijgen, De Vestibule kan een idee niet zomaar doorduwen. Het is wel zo dat wij van MT een ‘neen’ goed moeten argumenteren en met constructieve kritiek moeten we kunnen omgaan, ook dat zijn consequenties van De Vestibule. Consequenties die we er graag bijnemen, want we hebben nu een beter en breder perspectief. We zijn er ons bijvoorbeeld beter van bewust dat verschillende mensen ook betekent verschillende snelheden, en dat je niet met de snelheid van de snelste kunt gaan als je met z’n allen vooruit wil. En met z’n allen – medewerkers en bewoners van Izegem – gaan voor een betere, aangenamere stad, dat is wat we willen.”
Auteur: Nadine Van Meerhaeghe
