Slimme virtuele medewerker “Regi van de Regio”

Elf lokale besturen uit referentieregio Antwerpen verkregen € 500.000,00 Vlaamse subsidie voor het  ontwikkelen en uitrollen van de slimme virtuele medewerker ‘Regi van de Regio’. De idee is om een virtuele medewerker te ontwikkelen die bezoekers door de verschillende gemeentelijke websites loodst en hen bovenlokale en gemeente-overschrijdende informatie kan bieden (bv bij een verhuizing).  

Belangrijk is dat de deelnemende lokale besturen een consensus bereikten over een gezamenlijk financierings- en inspanningsmodel. De subsidie vereist een eigen inbreng van 20% (in casu dus € 125.000,00) en de nodige personeelstijd om de virtuele assistent in praktijk te brengen. Gemeente Rumst  is  de penhouder voor het indienen van de subsidieaanvraag. 

Contactpersonen

• Marianne Lenaerts - Rumst
• Marijke Deroover - Wommelgem

Het concept voor de virtuele medewerker werd ontwikkeld via een gebruikersgericht service design traject. Meer lezen?

De beslissing om hieraan te starten werd genomen na een gezamenlijk overleg met burgemeesters en algemeen directeurs. Zij beslisten aan alle colleges de vraag voor te leggen of ze het goed vonden om als regio hieraan te werken enerzijds, en of ze wilden instappen in het traject anderzijds. 

Er werden 22 geïnteresseerde lokale besturen gevonden om te starten met het traject, In het projectteam gingen 7 van hen actief aan de slag om de inhoud vorm te geven. Het netwerkteam werd actief opgevolgd door 10 lokale besturen. Streekontwikkelingsintercommunale IGEAN zorgde voor de logistieke ondersteuning. 

Na ontwikkeling van het slimme medewerker-concept kregen alle 22 geïnteresseerde besturen opnieuw de kans om in te stappen. Uiteindelijk stapten 11 besturen mee in de projectaanvraag  
Bij deze instap werden afspraken gemaakt rond te investeren tijd en middelen: 

• De financiële inspanning (in totaal € 125.000,00) werd gelijkmatig verdeeld à rato van het aantal Inwoners. Op het moment dat de lokale besturen deze beslissing namen, was dus nog niet duidelijk hoe hoog de eigen inbreng zou zijn.  

• In de tijdsinvestering werd opnieuw ingezet op flexibiliteit: 8 lokale besturen volgen actief het doorontwikkelen van de virtuele medewerker op, de anderen implementeren het resultaat na ontwikkeling.

De nodige collegebeslissingen werden centraal voorbereid door het netwerkteam.  

Wees flexibel met de gevraagde engagementen 
Zet door met de coalition of the willing en schaal flexibel op door mogelijke partners op verschillende momenten in het traject de kans te geven om in te stappen. Voorzie indien nodig ook varianten op de inspanning die dit van partners vraagt qua personeelstijd en middelen. 

Bereid de administratieve handelingen centraal voor 
Het centraal voorbereiden van administratieve handelingen (collegebesluit, achtergrondinformatie,…) die voortvloeien uit de inhoudelijke voortgang, heeft verschillende voordelen: 

• Het verlaagt de (administratieve) drempel voor lokale besturen om in te stappen 

• De inhoudelijke lijn van het project kan worden bewaakt 

• Door bewust te kiezen wie de documenten verspreid, maak je inherent duidelijk wie aanspreekpunt vormt bij vragen vanuit de verschillende lokale besutren / partners / … 

Durf te springen 
Innoveren brengt veel onzekerheid met zich mee. Op cruciale momenten in het vernieuwingsproces is het zaak deze onzekerheid te omarmen en door te zetten ondanks de onvolledige informatie waarover je op het moment van afspreken beschikt. 

Ingesteldheid: wil om te leren > resultaat geeft veel rust 
Een nieuwe samenwerking opbouwen via een innovatief project creëert initieel heel wat onzekerheid. Zowel partners, proces als inhoud zijn immers nog onbekend terrein. De vele vernieuwende elementen zijn echter ook een garantie op leren en bieden de kans om wat men leerde mee te nemen naar toekomstige dossiers. De nadruk leggen op deze leerkansen eerder dan op het al dan niet slagen van het traject zorgt voor de nodige experimenteerruimte en verhoogt net de slaagkansen. 

Tips bij de keuze van een eerste thema 

• Sense of urgency vs politiek haalbaar
  
  Bij de keuze van een eerste thema is het belangrijk een onderwerp te zoeken waar voldoende urgency rond bestaat opdat de partners bereid zijn er tijd en middelen in te investeren, maar politiek niet gevoelig ligt.
   

• Extern kader (hier: deadline, randvoorwaarden subsidie) helpt
  
  In Antwerpen werd gekozen voor het indienen op een subsidie-oproep. Het kader dat door deze oproep werd geschetst zorgde voor een duidelijk te halen deadline, aan te leveren documenten, financiële inspanning, invulling van bepaalde rollen,…