Als je als raadsvoorzitter kort afwezig bent (weekje op reis, griep,…), dan kan je schriftelijk een gemeenteraadslid (of een lid van het college) aanduiden om waarnemende voorzitter te zijn. Kan ook die persoon niet aanwezig zijn, of heb je geen raadslid aangeduid, dan zal het raadslid met de meeste anciënniteit (de hoogste in de rangorde) de functie waarnemen.
Je kan schriftelijk een waarnemer aanduiden voor een eenmalige vervanging, maar je kan ook een raadslid aanduiden dat je tijdens de hele bestuursperiode zal vervangen op de momenten dat je eens afwezig bent. De aanwijzing van een waarnemend voorzitter kan je steeds wijzigen of intrekken.
Afwezigheid bij decretale verhindering
Het decreet over het lokaal bestuur omschrijft enkele situaties waarbij je als raadslid, maar ook als voorzitter tijdelijk vervangen kan worden. Wie zich in deze gevallen als raadslid laat vervangen, zal meteen ook verhinderd zijn als voorzitter. Omgekeerd is dat niet per definitie zo: Je kan dus in sommige gevallen verhinderd zijn als raadsvoorzitter, maar niet als raadslid.
Door de verhindering als raadsvoorzitter komt er tijdelijk een andere raadsvoorzitter zonder dat je daardoor zelf definitief het mandaat verliest. Na het beëindigen van deze periode van verhindering word je automatisch terug voorzitter. Je blijft ondertussen “titelvoerend raadsvoorzitter”. Zo een tijdelijke vervanging kan bij:
- een afwezigheid van ten minste twaalf weken wegens medische redenen, studieredenen of verblijf in het buitenland (vervanging op vraag met een recent geneeskundig getuigschrift met de minimale tijd van afwezigheid of een attest van de onderwijsinstelling of de opdrachtgever);
- ouderschapsverlof voor de geboorte of adoptie van een kind (vervanging op vraag);
- een afwezigheid van ten minste twaalf weken wegens palliatief verlof of verlof voor de bijstand of de verzorging van een zwaar ziek familielid tot en met de tweede graad (vervanging op vraag met een schriftelijk verzoek en een verklaring op erewoord zonder de naam van de patiënt te moeten vermelden);
- een voorzitter die Europees Commissaris is (vervanging op vraag);
- een voorzitter die als raadslid geschorst is voor inbreuken op de kieswetgeving.
De voorzitter vraagt (behalve bij een schorsing voor inbreuken op de kieswetgeving) zelf om te worden vervangen. De voorzitter doet dat schriftelijk aan de waarnemende voorzitter van de gemeenteraad.
Is de voorzitter door ziekte zelf niet meer in staat om de vervanging te vragen, dan wordt hij/zij van rechtswege als verhinderd beschouwd vanaf de derde opeenvolgende vergadering van de gemeenteraad waarop hij/zij niet aanwezig kan zijn en dat zolang de afwezigheid duurt.
