1. Voorzitten raadsvergaderingen (zowel gemeente- als OCMW-raad)
Voorafgaand aan de vergadering
De voorzitterstaak begint al bij de voorbereiding van de raad. Het is jouw taak om de agenda vast te stellen. Belangrijk is dat de agendapunten voldoende duidelijk omschreven zijn. Wanneer er een beslissing van de raad vereist is, dan moet een toegelicht voorstel van beslissing bijgevoegd zijn. Het dossier bij elk agendapunt moet ook klaar zijn.
Als voorzitter sta je er niet alleen voor. Het opmaken van de agenda gebeurt gewoonlijk door de algemeen directeur (en/of daartoe aangeduide medewerkers) in overleg met het college. Als voorzitter mag je ook zelf punten op de agenda zetten.
In ieder geval moeten de punten opgenomen worden die het college aandraagt. In sommige besturen wordt de voorzitter uitgenodigd op het college om dit te bespreken, in andere besturen is dat niet het geval. Beide werkwijzen kunnen zolang er maar goede afspraken zijn.
Nadat je de agenda vaststelde, dien je de oproeping te versturen naar de raadsleden. Dit gebeurt in de praktijk door de algemeen directeur of een medewerker. Soms word je verplicht om de raad bijeen te roepen.
De oproeping vermeldt de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing voor elk punt waarover beslist moet worden. Ze moet ten laatste 8 dagen voor de raadsvergadering aan de raadsleden bezorgd worden. De raadsleden (niet de leden van het college) hebben nog tot 5 dagen voor de raadsvergadering de tijd om zelf ook punten aan de agenda toe te voegen. Daartoe dienen ze een gemotiveerd voorstel van beslissing in te dienen bij de algemeen directeur, die de voorstellen aan jou bezorgt. Voldoet zo een voorstel aan de vereisten, dan moet het punt aan de agenda worden toegevoegd. Je dient als voorzitter dan de nieuwe agendapunten vast te stellen en aan de algemeen directeur te bezorgen. Hij/zij zal die dan bezorgen aan de raadsleden.
Vanaf de oproeping wordt voor elk agendapunt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking gesteld van de raadsleden. Als een raadslid daarom verzoekt, wordt een dossier elektronisch ter beschikking gesteld.
Het huishoudelijk reglement regelt o.a. hoe de oproeping verzonden moet worden en hoe de dossiers ter beschikking gesteld worden.
De vergadering van de gemeenteraad vindt plaats in het gemeentehuis of op de fysieke plaats door de gemeenteraad bepaald. Als de raad in het huishoudelijk reglement opgenomen heeft in welke uitzonderlijke omstandigheden digitaal of hybride vergadert kan worden, dan kan dat in die gevallen ook gebeuren.
Als voorzitter is het je taak de vergadering te openen, voor te zitten en te sluiten. Je staat in voor een ordelijk verloop van de vergadering, bewaakt de agenda, let op de klok, zorgt dat raadsleden het woord krijgen, etc.
Je zorgt er ook voor dat vergaderingen ordentelijk verlopen. Je kan, na een voorafgaande waarschuwing, mensen uit het publiek doen verwijderen omdat ze openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geven of op enigerlei wijze wanorde veroorzaken en de orde verstoren. Ook heb je het recht om een proces-verbaal op te maken wanneer toehoorders de raad verstoren. Let op dit geldt enkel voor toehoorders, niet t.a.v. de raadsleden. Raadsleden zijn democratisch verkozen en kunnen niet uit de raad gezet worden. Als een raadslid de raad blijft verstoren of onmogelijk maakt kan je de raad schorsen of stopzetten.
Een schorsing is een korte onderbreking van de raadsvergadering, bijvoorbeeld om de rust in de vergadering te doen weerkeren. Een schorsing kan ook gebruikt worden voor politiek overleg of om een en ander uit te zoeken.
Wanneer er tijdens de openbare vergadering zaken aan bod zouden komen, die de persoonlijke levenssfeer raken, dan is het jouw taak om de verdere behandeling in besloten vergadering te bevelen. Daarnaast kan ook de gemeenteraad soms beslissen om besloten te vergaderen.
Het is de taak van de voorzitter om de vergadering officieel te sluiten. Dit is van belang. Punten die niet werden behandeld die blijven op de agenda staan. M.a.w. de raad moet zich uitspreken over elk voorstel van beslissing dat op de agenda staat. Al is het dat beslist wordt om geen beslissing te nemen. Maar evengoed kan de beslissing zijn dat het punt wordt uitgesteld, naar een commissie wordt verwezen of simpelweg worden goed- of afgekeurd (= aangenomen of verworpen).
Het is niet de taak van de raadsvoorzitter om de notulen en het zittingsverslag op te maken, maar je dient ze wel te ondertekenen nadat ze goedgekeurd werden door de raad.
De notulen vermelden alle onderwerpen die de raad besprak met de beslissing en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Dat hoeft niet als er unanimiteit was. Als de raad een of meer punten in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen daarvan alleen de beslissing(en) en wordt er geen zittingsverslag opgesteld. Ondertussen wordt er gewerkt met “gelinkt notuleren”.
Een zittingsverslag wordt enkel opgemaakt voor het openbare deel van de raadsvergadering en vermeldt alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De raad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname.
2. Ondertekenen van stukken van de raad.
Hierboven beschreven we reeds dat het je taak is om de goedgekeurde notulen en zittingsverslagen te ondertekenen. Deze bevoegdheid kan je niet delegeren.
Daarnaast zijn er nog andere stukken die je dient te onderteken, maar waarbij je (als je dat wenst) wel een raadslid kan aanduiden dat zal tekenen in jouw plaats. Dat moet schriftelijk gebeuren via een informatiedrager naar keuze (klik hier voor een VVSG-model). Belangrijk is dat je die opdracht elk moment weer kan intrekken. Het gemeenteraadslid dat door jou aangeduid werd, moet die aanduiding vermelden bij zijn/haar handtekening. Het gaat om volgende stukken:
- Reglementen van de gemeenteraad (of OCMW-raad);
- Verordeningen van de gemeenteraad;
- Beslissingen van de gemeenteraad (of OCMW-raad);
- Akten van de gemeenteraad (of OCMW-raad);
- Stukken die specifiek betrekking hebben op de gemeenteraad (of OCMW-raad);
- Brieven/briefwisseling die specifiek betrekking heeft op de gemeenteraad (of OCMW-raad).
Tenslotte kan je als raadsvoorzitter voor de ondertekening van een authentieke akte over onroerende verrichtingen van de gemeente (of het OCMW), de bevoegdheid tot ondertekenen opdragen aan een medewerker van het notariskantoor. De overdracht van die bevoegdheid gebeurt via een authentieke volmacht en beperkt zich tot de akte die in de volmacht wordt vermeld. De medewerker van het notariskantoor vermeldt die opdracht bij zijn/haar handtekening. We noemen dit een notariële volmacht. Het is dus een bijkomende mogelijkheid en staat naast de mogelijkheid om de ondertekening van een notariële akte te delegeren aan een ander raadslid (bv. De burgemeester).
3. De eed afnemen van nieuwe mandatarissen
Wanneer nieuwe raadsleden geïnstalleerd worden, dienen ze de eed af te leggen in jouw handen. Dat gebeurt tijdens de openbare zitting van de gemeenteraad. De eed is: "Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen."
Nieuwe schepenen leggen nu nog de eed in handen van de burgemeester. Na de volgende gemeenteraadsverkiezingen (2024) verandert dat en zal het de raadsvoorzitter zijn die van iedereen de eed afneemt.
BCSD-leden leggen enkel bij het begin van de bestuursperiode de eed af in de openbare zitting van de OCMW-raad. Van die eedafleggingen wordt geen apart proces-verbaal gemaakt. Tijdens de legislatuur vindt de eed van een nieuw BCSD-lid niet meer plaats tijdens de raadsvergadering maar is het een onderonsje. Als raadsvoorzitter neem je dan in aanwezigheid van de algemeen directeur, de eed af van het nieuwe lid van het BCSD.
De BCSD-voorzitter legt enkel de eed af in de OCMW-raad als hij/zij nog geen schepen was op het moment van de aanduiding.
Ook de ontslagen van mandatarissen (of de verzoeken tot verhindering) worden bij jou ingediend. Belangrijk is dat je de raad daarvan steeds in kennis stelt. Spreek steeds met de algemeen directeur af hoe dit allemaal zal verlopen.
