Erik Grietens, politicoloog en stedenbouwkundige, is sinds 1994 beleidsmedewerker ruimtelijke ordening bij Bond Beter Leefmilieu. Hij is oprichter en bestuurder van de vzw Trage Wegen, lid van de Milieu- en Natuurraad Vlaanderen en de Strategische Adviesraad Ruimtelijke Ordening. Hij is auteur van het boek Vlaanderen in de knoop. Een uitweg uit de ruimtelijke wanorde (2009) en van de publicaties Recepten voor kernversterking. Hoe leg je als lokaal bestuur de basis voor een klimaatvriendelijke gemeente? (2016) en Recepten voor klimaatneutrale kernversterking: Limburg (2019).
‘We hebben de voorbije jaren heel wat projecten opgezet over cohousing. De tijd was rijp om iets te doen over het delen van werkruimte, een soort cohousing voor bedrijven, organisaties en administraties. Samen met de Vereniging voor Ruimte en Planning en met de steun van de provincie Vlaams-Brabant is dat traject uitgemond in een inspiratiegids die gratis beschikbaar is op onze website.’
‘Werkruimte delen is niet helemaal nieuw, iedereen kent de bedrijvencentra waar startups onder één dak zitten en allerlei faciliteiten delen. De voorbije jaren zijn er wel wat nieuwe initiatieven van coworking ontstaan. Bar d’Office bijvoorbeeld, een van de pioniers, stelt coworkingplaatsen ter beschikking op een dertigtal plekken in Vlaanderen. Ook bij bedrijven die ruimte op overschot hebben, richten ze op vraag coworkingplekken in. Wie een abonnement heeft, kan daar terecht.
Een ander commercieel model dat vooral in Brussel voet aan de grond krijgt, is dat van Workero. Het brengt bedrijven die te veel kantoorruimte hebben samen met ondernemingen die plaats zoeken. Dan krijg je vaste partners, in een relatie van verhuurder en huurder. Steeds meer ondernemingen hebben ook zogenaamde touchdownplekken. Dat zijn flexdesks waar bijvoorbeeld klanten of zakenrelaties nog enkele uren kunnen werken, voordat ze naar een andere afspraak moeten of naar huis gaan.’
Corona
‘Corona en daarbij aansluitend het belang van het houden van fysieke afstand leken in eerste instantie een rem te zetten op de voorzichtige trend naar het delen van werkruimte. Stilaan wordt duidelijk dat net het tegenovergestelde waar is. Telewerken zit in de lift. Zeker millennials waren al vragende partij en nu vindt het ook ingang bij een bredere groep van werkgevers en werknemers. Dikwijls gaat meer thuiswerken hand in hand met het “nieuwe werken”.
Kantoren worden meer en meer ingericht op maat van het soort werk dat je moet doen en niet meer op maat van de persoon die er moet werken. Je hebt stilteruimtes, overlegruimtes, brainstormplekken, plaatsen waar getelefoneerd wordt en lokalen waar collega’s rustig met elkaar kunnen praten. Meer telewerk en de nieuwe inrichting van de kantoorruimte zorgen ervoor dat er minder ruimte nodig is. De invoering van het “nieuwe werken” bij de Bond Beter Leefmilieu heeft ertoe geleid dat we een derde van onze kantoorruimte niet meer nodig hadden. Twee andere organisaties zijn intussen bij ons ingetrokken. Door het toegenomen thuiswerk blijken we nu nog te veel kantoren te hebben.’
Duurzaamheid
‘Het meest voor de hand liggende voordeel van delen is dat je ruimte bespaart. Vanuit duurzaamheidsoogpunt is het beperken van het ruimtebeslag cruciaal. Je gebruikt de bestaande ruimte beter en slimmer. Zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit van de werkplek. Integendeel, coworkinginitiatieven zijn doorgaans zeer aantrekkelijk, hip, interessant. Naast ruimte deel je ook de kosten van het gebouw, denk aan de huur, de verwarming, het kopieerapparaat. Ruimte delen is ook een voedingsbodem om andere zaken te delen, bijvoorbeeld mobiliteit.
Een gemeente die ruimte deelt met andere organisaties of bedrijven, kan meteen ook de stap zetten naar het delen van het gemeentelijke wagenpark. Een voordeel dat moeilijker hard te maken is, maar dat coworkingbedrijven wel uitspelen, is dat het delen van werkruimte door verschillende soorten organisaties ook de creativiteit stimuleert. De interactie en het communitygevoel zouden vaker tot nieuwe inzichten, toepassingen, producten leiden.’
‘Het delen van werkruimte stoot ook op enkele drempels. De belangrijkste is dat er een zeer groot aanbod aan kantoren is, delen is niet echt nodig. Veel bedrijven en organisaties zijn ook niet bewust bezig met hun huisvesting. Daar hangt mee samen dat ze niet weten hoeveel ruimte ze nodig hebben. Ze hebben dertig medewerkers en dus hebben ze dertig bureaus. Pas als ze echt gaan meten, beseffen ze hoeveel ruimte ze op overschot hebben. Bij zo’n meting breng je eerst het profiel van de medewerkers in kaart. Zo weet je wie veel aanwezig is, wie vaak buitenshuis is, wie regelmatig thuis werkt. Daarna meet je de bezetting op doordeweekse en op piek- en dalmomenten. Bij de BBL hebben we die oefening gemaakt. Voor onze dertig voltijds equivalenten volstaan 21 kantoren, ook op piekmomenten. En dat was pre-corona. Een andere drempel om ruimte te delen is de schrik bij bedrijven en organisaties voor een verlies aan identiteit en zichtbaarheid. Daar moet je inderdaad creatief mee omgaan. En dan zijn er nog praktische bezwaren die meestal vrij eenvoudig weg te nemen zijn, zoals ICT-beveiliging of beveiliging van het gebouw.’
‘Ook in veel gemeentehuizen en lokale administratieve centra is er zonder twijfel werkruimte op overschot. Ik raad gemeenten aan dat eens goed te meten, al dan niet met wat externe hulp. Voor gemeenten die de bouw van een nieuw administratief centrum plannen, en zo zijn er heel wat, is een voorafgaande meting uiteraard noodzakelijk. Het is ook goed om het idee van gedeelde kantoorruimte al op te nemen in de plannen. Blijkt er in de toekomst toch nog plaats te veel, dan kan die makkelijk gedeeld worden. Een probleem is vaak het vinden van een geschikte partner om een kantoor mee te delen. Ook lokaal zijn er altijd wel verenigingen en organisaties, kleine bedrijven en starters op zoek naar wat ruimte, maar vraag aan aanbod koppelen is niet zo eenvoudig. Er zou een soort datingsite moeten zijn voor ruimteaanbieders en ruimtezoekers. Vastgoedwebsites zouden een rol kunnen spelen en naast “kantoor te huur” ook “kantoor in kantoor te huur” kunnen aanbieden. Lokale besturen kunnen ook zelf het initiatief nemen. Zo wil Leuven in het kader van haar Klimaatplan over twee jaar een operationeel platform hebben voor het delen van kantoorruimte in de stad. Ik hoop dat meer steden en gemeenten volgen.’ •
Bart Van Moerkerke is redacteur van Lokaal
Voor Lokaal 10 | 2020
Het digitale inspiratieboek ‘Werkruimte delen’ is gratis te downloaden op bondbeterleefmilieu.be
