Financiën: Projectsubsidies zijn goed, maar het kan beter

Door het Planlastendecreet van 2011 hoefden lokale besturen voor veel beleidsdomeinen geen aparte plannen meer op te maken en vielen er ook veel specifieke rapporteringsverplichtingen weg. De aanvraag van subsidies verliep voortaan via het BBC-meerjarenplan, de rapportering via de BBC-jaarrekening. Vijf jaar later werden de subsidies voor cultuur, jeugd, sport, flankerend onderwijs, kinderarmoede, ontwikkelingssamenwerking en integratie in het Gemeentefonds geïntegreerd en namen de plan- en rapporteringslasten verder af. De forse toename van het aantal projectsubsidies maakt die winst voor een stuk weer ongedaan.

De projectsubsidies volgen de regels van het Planlastendecreet niet, ze hebben elk verschillende aanvraag- en rapporteringsmethodes, er is weinig coördinatie en veel versnippering op Vlaams maar ook federaal niveau. Het maakt dat lokale besturen dikwijls niet intekenen op projectsubsidies, ook al zouden ze er aanspraak op kunnen maken. De zware administratieve procedures, de te grote planlast, de te kleine subsidiebedragen, de te scherpe deadlines, de vereiste gemeentelijke cofinanciering zijn redenen om ze links te laten liggen. Zo schieten ze natuurlijk steeds vaker hun doel voorbij.

De raad van bestuur van de VVSG keurde over dit onderwerp een document goed met knelpunten en remedies. Lokaal ging luisteren bij enkele lokale besturen. In Eeklo is voor Ina Quintyn (stafmedewerker integratie, gelijke kansen en gezondheid, en waarnemend diensthoofd welzijn) en Annemieke Pieters (coördinator lokaal sociaal beleid) projectsubsidies aanvragen en opvolgen een belangrijk onderdeel van hun opdracht. Financieel directeur Bart Luyckx is in Lier verantwoordelijk voor het financiële luik dat eraan vasthangt. Jan de Keyser zet als burgemeester van Oostkamp de lokale beleidslijnen uit en beslist met college en raad welke projectsubsidies daarin passen.

‘Ik ben zeer enthousiast dat Vlaanderen strooit met projectsubsidies,’ opent Jan de Keyser. ‘Dat toont de dynamiek van de Vlaamse overheid en het is prikkelend voor de lokale besturen. Het zet ons aan het denken. Voor de renovatie van het centrum van de gemeente hebben we bijvoorbeeld subsidies voor een kunstproject binnengehaald. Zonder die steun hadden we vast niet geïnvesteerd in een kunstwerk, terwijl het ons centrum wel extra aantrekkingskracht geeft en mensen samenbrengt. Bovendien is kunst ook een economische sector die alle ondersteuning kan gebruiken.’

Bart Luyckx beaamt dat projectsubsidies een hefboom kunnen zijn voor het ontwikkelen en uitvoeren van lokaal beleid. ‘Meer middelen geven het werkveld meer slagkracht. Je kunt extra projecten en acties opzetten waaraan je anders niet zou toekomen wegens een gebrek aan middelen.’ Ook in Eeklo weten Ina Quintyn en Annemieke Pieters het instrument van de projectsubsidies naar waarde te schatten. ‘Projectsubsidies openen mogelijkheden om in te spelen op evoluties, uit te testen, inzichten te creëren, je toe te leggen op een bepaald thema. Ze laten je verder kijken dan het werk van elke dag en kunnen de samenwerking met collega’s, partners en andere diensten versterken. Doordat er vaak ondersteuning aan verbonden is, bijvoorbeeld van een universiteit, en er via een lerend netwerk inzichten worden gedeeld met andere besturen en partners, neemt de expertise van je organisatie toe.’

Projectsubsidies zijn voor Vlaamse en federale ministers natuurlijk een middel om eigen beleidsaccenten te leggen. Burgemeester Jan de Keyser heeft vragen bij het grote aantal projecten dat ze in de markt zetten. ‘Als je heel veel vogels loslaat, is het voor lokale besturen bijna onmogelijk om die allemaal in de gaten te houden. Soms zal er wel eens eentje passeren zonder dat we hem gezien hebben, hoewel hij misschien wel interessant had kunnen zijn. Andere laten we bewust passeren, omdat ze weinig of niets bijdragen aan ons beleid of een te zware administratieve last meebrengen. Een ander probleem is de grote versnippering. Bij de renovatie van ons centrum hebben we niet enkel middelen binnengehaald voor het kunstwerk waarover ik al sprak, maar ook voor versterking van het kernhandelsgebied, voor ontharding enzovoort.

Telkens ressorteren die middelen onder een andere minister, telkens zijn de aanvraag- en rapporteringsverplichtingen anders. De administratieve last is toch wel groot. Bovendien kun je je afvragen of alle belastingmiddelen wel altijd op de efficiëntste manier worden ingezet. Zijn al die versnipperde projectsubsidies wel altijd het beste antwoord op de behoeften van lokale besturen? Primeert soms niet eerder de ministeriële ambitie?’ De informatie over mogelijke projectsubsidies komt via verschillende kanalen bij de organisatie binnen, getuigt Annemieke Pieters: ‘We halen oproepen uit nieuwsbrieven en andere kanalen, maar ook onze medewerkers aan de basis leveren informatie, soms zijn het de politici die ons attent maken op subsidiekanalen.

Er is wel een evolutie in hoe we met projectoproepen omgaan en op welke we inschrijven. Vroeger keken we zo breed mogelijk en wilden we aan zoveel mogelijk projecten deelnemen. Nu vertrekken we van het stedelijke beleidsplan, we kijken welke oproepen daarin passen, hoe we een hiaat kunnen invullen, hoe we bestaande plannen in een gesubsidieerd project kunnen schuiven of bestaande netwerken kunnen versterken. Omdat het aanvragen, uitvoeren en rapporteren veel inspanningen vergt, zijn we kieskeuriger geworden en laten we steeds meer oproepen passeren. Aan de andere kant zijn er ook projectsubsidies die wel aansluiten bij ons beleidsplan maar waarvoor we niet aan de voorwaarden voldoen. Onlangs was er een oproep met betrekking tot een informaticatoepassing voor de automatische toekenning van rechten. Die past volledig in waar de stad mee bezig is. Helaas was een van de voorwaarden dat iemand op A-niveau het project moest trekken en die hebben wij op dat gebied niet in huis.’

In het eerste jaar van de bestuursperiode maken de steden en gemeenten hun meerjarenplan op, waarin ze vastleggen wat ze zullen doen en wat daarvan de financiële vertaling is. ‘Dat is natuurlijk geen rigide plan. Het is een uitdaging om bij de opmaak de nodige flexibiliteit in te bouwen en jezelf wat ruimte te geven om op nieuwe kansen in te spelen en schokken zoals de energiecrisis te kunnen opvangen. Maar met de vele projectsubsidies zijn er nu wel heel veel verleidingen om er van alles bij te nemen,’ zegt Jan de Keyser. ‘Ik beschouw het meerjarenplan als de olifant, de projectsubsidies zijn dan de konijnen. Ze zorgen voor beweging maar je moet erop letten dat je de olifant niet uit het oog verliest.’ Dat er af en toe een haasachtige voorbijkomt, hoeft dus geen probleem te zijn, ook niet voor financieel directeur Bart Luyckx. ‘Onze doelstellingenboom is een dynamisch gegeven, het is niet erg om er aan te sleutelen en enkele acties bij te creëren. Maar er komt natuurlijk heel wat bij kijken. 

Voor projecten moet je personeelsleden vrijmaken, vaak ook extra mensen aantrekken. Meestal zijn dat tijdelijke contracten. De vraag is dan of het project na afloop wordt stopgezet of opgenomen in de reguliere werking. Een bijkomende complexiteit is dat veel projecten samenwerking vragen met andere gemeenten en partners. Onlangs hebben we bijvoorbeeld ingetekend op het Plan Samenleven, Lier neemt de lead, en die coördinatie vraagt behoorlijk wat tijd.’ 

Projecten vragen dus niet alleen inspanningen van de operationele diensten maar ook van de ondersteunende diensten, zoals personeel en financiën. Bart Luyckx: ‘De sterkte van de digitale BBC-rapportering is dat je veel automatisch kunt rapporteren, al moeten natuurlijk ook dan codes gekoppeld worden aan de acties en moet alles boekhoudkundig gestructureerd worden. Dat was de grote vooruitgang van het Planlastendecreet. En door de inkanteling in 2015 van allerlei sectorale subsidies in de generieke financiering van het Gemeentefonds vielen veel rapporteringsverplichtingen weg, terwijl Vlaanderen wel kan blijven monitoren via de BBC.

Dat getuigde van een groot vertrouwen in de lokale besturen. Met de vele projectsubsidies wordt de klok nu toch beetje bij beetje teruggedraaid wat inhoudelijke en financiële rapportering betreft.’ Dat kan op een behoorlijk ingewikkeld kluwen uitdraaien, zegt Ina Quintyn: ‘De meeste projecten vragen cofinanciering van de stad, sommige niet. Soms wordt een voorschot door Vlaanderen in één keer uitbetaald, soms in drie keer. Soms zijn er voor eenzelfde project verschillende subsidiekanalen en moet je er uiteraard voor zorgen dat bijvoorbeeld het aanrekenen van kosten maar één keer gebeurt. Als er dan nog eens veel projecten tegelijkertijd lopen, moeten we de financiële dienst wel eens helpen om de knoop te ontwarren.’

Dat er naast de fiscale ontvangsten en de aanzienlijke niet-geoormerkte basisfinanciering van lokale besturen ruimte moet zijn voor projectsubsidies is geen punt van discussie. Maar het kan beter dan nu. Dat de projectsubsidies beter kunnen worden afgestemd op de behoeften van de lokale besturen, haalde burgemeester Jan de Keyser al aan. ‘De Vlaamse ondersteuning is vaak gebaseerd op centen, soms mag er ook nog meer aandacht zijn voor het aanbieden van kennis en expertise, dat is mij minstens even veel waard. Verder vind ik dat de Vlaamse overheid meer cohesie in die subsidiestromen zou moeten brengen; meer voorafgaand overleg tussen kabinetten en administraties zou verbetering kunnen brengen.’

Meer coördinatie met het federale overheidsniveau en de provincies is natuurlijk nog een stap verder. De VVSG vraagt in elk geval meer structurele financiering op globale thema’s of voor grote domeinen zoals omgeving, vrije tijd, duurzaamheid, samenleven en diversiteit of innovatie, in plaats van versnipperde projectsubsidies. Besturen zouden dan jaarlijks recht hebben op een bepaald bedrag, dat ze via het (aangepaste) meerjarenplan kunnen aanvragen en waarover ze via de jaarrekening kunnen rapporteren. Die afstemming op het reguliere plannings- en rapporteringsproces van de BBC zou de lokale besturen een pak middelen en inspanningen besparen. Idealiter volgen de subsidies de principes van het Planlastendecreet, waarbij doelstellingen en middelen vastgelegd worden voor de volledige bestuursperiode. Bart Luyckx: ‘Subsidiestromen op lange termijn maken het budgetteren veel makkelijker dan de zeer tijdelijke ondersteuning die we moeten zien in te passen voor één of twee jaar. Ook op het vlak van personeelsplanning zou dat een groot voordeel zijn.’

Naast de projectsubsidies die betrekking hebben op een bepaald project, kunnen er volgens de VVSG ook subsidies bestaan voor proeftuinen en experimenten. Voor het stimuleren van lokale investeringen is een systeem van projectsubsidies per definitie niet geschikt, de VVSG vraagt over te stappen op een systeem van indicatoren, zoals een bedrag per meter aangelegd fietspad. Ina Quintyn: ‘In het Plan Samenleven wordt al met indicatoren gewerkt. We worden beoordeeld en gefinancierd op basis van het aantal mensen van de doelgroep die we bereiken. Dat is een goede evolutie. Bij heel wat andere projectsubsidies moeten we onze doelstellingen op voorhand al zeer gedetailleerd vastleggen, terwijl veel pas duidelijk wordt in de loop van het traject. Een beoordeling en ondersteuning op basis van indicatoren is veel werkbaarder.’ —

Bart Van Moerkerke is redacteur Lokaal  | Beelden GF
Voor Lokaal 03 | 2023

Lees het VVSG-standpunt via vvsg.be/adviesnota-projectsubsidies