Hoe verloopt een raadsvergadering?

terug

1. Bijeenroeping van de raden

Ook al bestaan de gemeente- en de OCMW-raad uit dezelfde personen, toch kan men beide raden niet afwerken in één en dezelfde vergadering. Wel kunnen deze vergaderingen aansluitend doorgaan. In dat geval werkt men ook best met een gelijktijdige oproeping voor beide vergaderingen. Dat kan als de huishoudelijke reglementen (zie het VVSG-model) daar in voorzien. De raadsvoorzitter beslist tot bijeeroeping van de raden en stelt de agenda van de vergaderingen op. Deze oproeping vermeldt voor elke raadsvergadering minstens:

plaats,
dag,
tijdstip,
agenda met minstens één toegelicht voorstel van beslissing.

De oproeping wordt ten laatste acht dagen voor de raadsvergadering aan de raadsleden bezorgd.
De agenda bevat in elk geval de punten die het college (of vast bureau voor het OCMW) doorgegeven heeft aan de raadsvoorzitter. Vaak is er een traditie om een vaste dag te vergaderen, bv. de laatste woensdag van de maand.

Hoe kan je als raadslid wegen op de bijeenroeping?

Er zijn twee manieren om als raadslid te wegen op de bijeenroeping:

Bij elke bijeenroeping kan je als raadslid zelf punten aan de agenda toevoegen.
Na het ontvangen van de oproeping heb je als raadslid tijd tot vijf dagen voor de vergadering om zelf punten aan de agenda toe te voegen. Dat doe je door voor elk toegevoegd punt een toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur te bezorgen. De raad zal dus moeten kunnen stemmen over het punt dat je ingediend hebt.
Wanneer je genoeg raadsleden vindt die dat steunen, kan de raadsvoorzitter gedwongen worden de raad bijeen te roepen.
De raadsvoorzitter moet de raad bijeenroepen als minstens 1/3de van de raadsleden dat vraagt. Deze raadsleden moeten daarbij zelf bepalen op welke dag en op welk uur de vergadering zal plaatsvinden en met welke agenda. Ook hier moet er minstens één toegelicht voorstel van beslissing zijn waarover de raad zal stemmen. Als genoeg raadsleden je oproep mee ondertekenen, dan moet de voorzitter de raad bijeenroepen.

Is het al langer dan 6 weken geleden dat de raad samenkwam, dan volstaat het om 1/5de van de raadsleden achter de oproep te scharen. Opgelet want die periode van 6 weken wordt geschorst tussen 11 juli en 15 augustus.

Hoe zet je als raadslid zelf een punt op de agenda?

2. Verloop van de raadsvergadering(en)

Vaak vergaderen de gemeente- en OCMW-raad aansluitend en ontvangen de raadslid maar één presentiegeld voor het bijwonen van beide vergaderingen. Er zijn verschillende constructies mogelijk voor aansluitende vergaderingen van gemeente en OCMW-raad:

soms wordt eerst de hele gemeenteraad afgehandeld en dan de OCMW-raad,
soms wordt eerst de hele OCMW-raad afgehandeld en dan de gemeenteraad,
soms kiest men voor een combinatie van vergaderingen door de ene vergadering te schorsen, en de andere te openen. Zo kan bijvoorbeeld eerst de openbare vergadering van gemeenteraad afgewerkt worden, waarna de gemeenteraad geschorst wordt en de OCMW-raad geopende wordt, waarbij dan zowel het openbare als besloten deel van de OCMW-raad afgehandeld wordt, waarna de OCMW-raad gesloten wordt en de gemeenteraad (het besloten deel) dan wordt hervat. Een dergelijke werkwijze kan interessant zijn voor het publiek.

De raadsvoorzitter opent (en sluit), schorst (en heropent) de raadsvergadering en handhaaft ook de orde. De gemeenteraad kan enkel rechtsgeldig beslissen wanneer een meerderheid van de raadsleden aanwezig is. Elk agendapunt wordt kort toegelicht waarna het debat over het agendapunt start. De voorzitter leidt het debat in goede banen. Soms worden ook amendementen ingediend. Na het debat vraagt de voorzitter de stemming over het agendapunt. Alle agendapunten worden in volgorde afgewerkt. Punten die niet behandeld worden verschuizen naar de volgende raadszitting.

Naast agendapunten waar de raad over debatteert en beslist voorziet het decreet ook de behandeling van de mondelinge vragen. Soms zal de raad ook gewoon kennisnemen van bepaalde zaken.

Sommige besturen kiezen er voor om te werken met een actualiteitsdebat, moties, interpellaties, etc. Dergelijke vergaderingsonderdelen zijn niet geregeld in het decreet over het lokaal bestuur en worden lokaal uitgewerkt in het huishoudelijk reglement.

Hoe kan je als raadslid wegen op het verloop van de vergadering?

Een goed raadslid slaagt erin op het juiste moment gezien te worden. Het is niet de bedoeling dat raadsvergaderingen eindeloos lang duren omdat er oeverloos gediscussieerd wordt over onbelangrijke zaken. Ook technische discussies horen niet thuis op de raad. Wel moet er een inhoudelijk debat zijn over de belangrijke zaken, steeds met als doel het beleid voor de burger te verbeteren. Er zijn genoeg belangrijke zaken om je als raadslid op te profileren. We raden aan om binnen de fractie afspraken te maken over wie tussenkomt in welk debat en wie welke vragen stelt. Cruciaal om gehoord en gezien te worden is een gebalde en gerichte tussenkomst. Het is niet belangrijk hoe lang je als raadslid aan het woord bent, wel wat je juist bijdraagt, hoe je dat overbrengt en wie dat gehoord heeft. .

3. Verslag van de raadsvergaderingen

Het verslag van de raadsvergaderingen wordt opgemaakt onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur en bestaat uit de notulen en een zittingsverslag. De gemeente- en OCMW-raad hebben elke eigen onderscheiden notulen en zittingsverslagen.

Notulen
De notulen vermelden alle onderwerpen die de raad besprak met de beslissing en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Dat hoeft niet als er unanimiteit was. Als de raad een of meer punten in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissing(en) en wordt er geen zittingsverslag opgesteld. Ondertussen wordt er gewerkt met “gelinkt notuleren”.

Zittingsverslag
Een zittingsverslag wordt enkel opgemaakt voor het openbare deel van de raadsvergadering en vermeldt alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De raad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname.

Hoe kan je als raadslid wegen op de notulen?

Behalve bij spoed worden de notulen van de vorige vergadering samen met de oproeping voor de volgende raad ter beschikking gesteld van de raadsleden. Het huishoudelijk reglement bepaalt hoe dat gebeurt. Als raadslid heb je het recht om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Die opmerkingen moeten enkel opgenomen worden als de raad daarmee akkoord gaat. Enkel in dat geval worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast. Als niemand iets zegt over de notulen en het zittingsverslag, worden beide documenten als goedgekeurd beschouwd. Werd de raad bij spoedeisendheid samengeroepen, dan kan de raad beslissen om nog opmerkingen over de voorgaande vergadering toe te laten op een nog volgende vergadering. Ook kan de raad beslissen de notulen tijdens de vergadering zelf op te laten maken. Dat gebeurt zelden, en vooral op de laatste zitting van de bestuursperiode.

Veelgestelde vragen over de raadsvergadering:

Ook interessant:

fracties