In het relanceplan 'Vlaamse Veerkracht' keurde de Vlaamse Regering op 9 juli het oproepenkader voor 'Gemeente zonder Gemeentehuis' goed. Dit geeft een boost van 35 miljoen euro aan de digitale dienstverlening van lokale besturen.
Vanuit VVSG zijn we tevreden met de regierol die aan onze lokale besturen gegeven is. Zij zijn het die op het terrein aanvoelen wat er leeft en welke digitaliseringsnoden het hoogste zijn. Maar tegelijk stellen we ook vast dat de digitaliseringsuitdagingen niet stoppen aan de gemeentegrens. Vanuit VVSG adviseren we hen daarom om, waar mogelijk, gezamenlijk een projectvoorstel in te dienen. De jury beloont dit bovendien in haar afwegingskader.
Goedkeuring van het oproepenkader
Deze beslissing geeft een duidelijk framework waaraan de lokale besturen zich mogen verwachten. Zo maakt de Vlaamse regering niet alleen duidelijk op welke drie thematische assen ze willen inzetten, maar ook de drie snelheden waarmee ze dit willen aanpakken. Tot slot verheldert deze beslissing de verschillende instapmomenten en het cofinancieringsmodel. Hieronder vatten we het kort samen.
Digitalisering van lokale besturen is een zeer brede werf. Om scherpte en vooruitgang te bieden zet de Vlaamse regering in op drie thematische assen.
- Innovatieve dienstverlening
Binnen het thema innovatieve dienstverlening ligt de klemtoon op innovatie en transformatie van de gemeentelijke dienstverlening. Ze leiden tot zichtbare innovaties van de dienstverlening.
- Digitale democratie
Dit thema focust op de vernieuwende praktijken van e-participatie. Het begrip “participatie” is hier breed, gaande van informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren tot het (mee)beslissen.
- De werkplek van de toekomst
Het thema werkplek van de toekomst legt de klemtoon op de interne processen (het niet zichtbare deel van de organisatie voor de burger). Hoe bouw je een digitaal gemeentehuis voor je medewerkers en welke ICT-tools benut je voor meer plaats- en tijdonafhankelijk werken?
Niet ieder project kent hetzelfde tijdsverloop. Het is nodig om de juiste ondersteuning te bieden voor ieder type project. Daarom biedt de Vlaamse regering de mogelijkheid voor drie types
- Innovatieve concepten
Deze subsidie-oproep ondersteunt korte termijnprojecten (maximaal 1 jaar). Die termijn maakt het mogelijk om, met deskundige begeleiding, een ontwerp van een ICT-veranderingstraject, een uitwerking van een “proof of concept”, een prototype of een behoefteanalyse uit te werken. Deze subsidie bedraagt maximaal 150.000 euro per project.
- Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten
Dit type focust op de middellange termijn (maximaal 3 jaar). Het biedt de kans om te innoveren binnen een afbakenbare cluster van processen of een afgebakende focus binnen één van de thema’s. Deze subsidie bedraagt maximaal 500.000 euro per project.
- Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten
Hierbij ligt de focus op een grotere lange-termijn transformatie. Het gaat over een meerjarig traject dat grote verbeteringen aan werkprocessen, structuur, ICT-systemen en datahuishouding doorvoert. De maximale subsidie bedraag 2 miljoen euro per project.
Timing
In september 2021 zal ABB de eerste projectoproep lanceren. In onderstaande tabel lees je dat voor deze oproep openstaat voor alle thema’s, maar enkel voor het type “(korte-termijn) innovatieve concepten”.
Dat wil zeggen dat vanaf de oproepdatum lokale besturen vier weken lang een project kunnen indienen bij de selectiejury. Die jury maakt een rangschikking van de ingediende projecten en minister Somers kent de subsidie vervolgens toe. Projecten starten ten slotte binnen de twee maanden na de toekenning.
In oktober volgt dan een tweede oproep. Deze richt zich op de “thematische ontwikkelingstrajecten”. Hiervoor komen enkel de thema’s “innovatieve dienstverlening” en “werkplek van de toekomst” in aanmerking. Voor deze oproepen is de indieningstermijn 10 weken (deze termijn is ook van toepassing voor de transformatieve ontwikkelingstrajecten).
Cofinanciering
Belangrijk aandachtspunt is dat de aanvrager, ongeacht of het hier over één enkel bestuur of over meerdere lokale besturen samen gaat, instaat voor 20% van de financiering. De Vlaamse subsidie dekt de overige 80 % van de uitgaven. Hiervoor komen ook personeels- en werkingsmiddelen in aanmerking die aan het project kunnen worden toegewezen.
Niet enkel een lokaal bestuur komt in aanmerking. Ook Intergemeentelijke Samenwerkingsverbanden mogen een aanvraag indienen.
Afwegingskader jury
De jury beoordeelt eerst of een projectaanvraag geldig is. Daarvoor kijkt ze naar tijdigheid van de indiening, de volledigheid van het ingevulde dossier, de indiener, de duurtijd en het ontwerp van de projectbegroting. Ze maakt de rangschikking van de projecten op basis van drie beoordelingsclusters: de mate waarin het voorstel inspeelt op de doelstellingen van de oproep, de kwaliteit van het voorstel en het hefboomeffect van het voorstel.
