Het gebruik van MS Teams en Sharepoint in lokale besturen

De werkgroep Archief- en informatiebeheer heeft een nota uitgewerkt waarin ingegaan wordt op de relatie tussen Microsoft Teams en andere Office 365 platformen (bv. SharePoint). De focus van de nota ligt op informatiebeheer en niet op communicatie (telefonie) en chats. In de nota lees je o.a. over wat Microsoft Teams is, waarvoor je het best gebruikt, de verschillende rollen en verantwoordelijkheden,... In de bijlage vind je een overzicht van de verschillende rollen en een kort overzicht van mogelijke argumenten om wél of niet te linken naar SharePoint.

De werkgroep Archief- en informatiebeheer vat hun advies als volgt samen: er kan gesteld worden dat Teams geen volwaardige vervanger is van SharePoint of een ander documentmanagementsysteem. SharePoint is en blijft de plek voor het beheren van informatie. De werkgroep Archief- en informatiebeheer beveelt aan om Teams te gebruiken in de volgende situaties:

• Hiërarchische teams in een organisatie: Het kan handig zijn om mensen van eenzelfde team een kanaal te geven waar men (ad-hoc) onderwerpen/opdrachten kan bespreken om zo mailverkeer te verminderen. Dit kan vooral handig zijn in het kader van plaats- en tijdonafhankelijk werken.
• Horizontale/overkoepelende werkgroepen: Werkgroepen die niet gekoppeld zijn aan een hiërarchie kunnen baat hebben om samen te werken via Teams.
• Samenwerking in projectverband: om samen te werken aan (kort)lopende projecten over hiërarchische teams en zelfs entiteiten heen. Het wordt afgeraden om Teams aan te maken voor situaties waarbij structureel wordt samengewerkt rond documenten. Hiervoor blijft SharePoint het primaire platform.

Wat de relatie tussen Outlook (mail) en Teams betreft, wordt Outlook vooral aangeraden als de communicatie:

• een onderdeel vormt van de formele output van dossiervorming en projecten;
• voor lange termijn bewaard dient te worden;
• een administratieve of juridische (bewijs)waarde heeft.

Het Facilitair Bedrijf organiseerde op 29 april 2021 een kennisdelingssessie over hoe SharePoint een efficiënt en beheersbaar informatiebeheer kan ondersteunen.

Tijdens verschillende cases werden o.a. de volgende vragen beantwoord: hoe richt ik mijn algemene informatiegovernance in? Hoe zet ik het serieconcept om naar SharePoint? Hoe zorg ik ervoor dat mijn rechtenbeheer efficiënt blijft? Hoe zorg ik voor draagvlak binnen de organisatie? ...