De Wetteraden

In maart 2019 organiseerde het gemeentebestuur van Wetteren een inspraakavond over… inspraak! Een breed publiek werd uitgenodigd, met extra aandacht voor vertegenwoordigers van de klassieke adviesraden voor jeugd, milieu en andere beleidsdomeinen. Het doel van deze avond was een evaluatie van de bestaande inspraaksystemen en het vergroten van het draagvlak voor nieuwe methodes. In groepjes werden de huidige systemen met een kritisch oog bekeken en werden enkele cases behandeld waarbij deelnemers zoveel mogelijk Wetteraars trachtten te betrekken.

Een eerste conclusie van de avond was dat de adviesraden een belangrijk netwerkplatform zijn voor verenigingen binnen gelijkaardige domeinen, maar dat er nog te veel op een eiland wordt gewerkt. De adviesfunctie is de spil van hun bestaan en ze slagen er ook in bruggen te bouwen tussen Wetteraars en het beleid. Er kwam wel ook naar boven dat het lang niet zo eenvoudig is om tijdig een onderbouwd advies te formuleren die de wensen van de bevolking weerspiegelt. Uit de oefeningen tijdens de avond bleek tenslotte dat één niveau van inspraak in de praktijk onvoldoende is en dat de adviesraden meer impact willen op de beleidskeuzes binnen hun thema’s.

Na de inspraakavond werd er werk gemaakt van een opleidingstraject onder leiding van Levuur, waarbij een tiental mensen met enige ervaring op vlak van participatie binnen het bestuur relevante expertise en inspiratie vergaarden, in de hoop die over te dragen naar het volledige bestuur volgens het olievlekprincipe. Parallel aan de opleiding werd een zoektocht gestart naar een alternatief voor de adviesraden. Daarvoor zocht men inspiratie bij de cultuurraad van Deurne die minder formeel georganiseerd is en zelf initiatief neemt bij het bepalen van de agenda en vergaderwijze en de verslaggeving. Die focus op ownership vormde een interessant startpunt voor het gemeentebestuur van Wetteren, en dus werd een nieuw model uitgewerkt door schepen voor participatie Robbe De Wilde en directeur van het Departement Beleven Pieter Bracke. Dit nieuwe model legde de basis voor de Wetteraden, die voor het eerst voorgesteld werden tijdens de inspraakavond ‘Plan W!’, waarbij inwoners uitgenodigd werden via diverse communicatiekanalen om input te geven voor 10 thema’s binnen het meerjarenplan. In kader van deze avond werd ook een invullijst voorzien voor deelnemers die interesse hebben om zich te engageren voor hun stad.

De introductie van de eerste vier Wetteraden - sport en beweging, cultuur en toerisme, levenskwaliteit en zorg - ging samen met de afschaffing van de niet-verplichte adviesraden. De nieuwe Wetteraden bestaan naast de verplichte adviesraden, maar de resterende adviesraden zullen in de toekomst ook volgens de opstelling van het nieuwe concept werken. Als alternatief voor de netwerkfunctie van de adviesraden werd gekozen om twee jaarlijkse netwerkmomenten per doelgroep te organiseren. Ondertussen zijn al twee Wetteraden actief, één voor de cluster cultuur en toerisme en één voor de cluster sport en beweging.

Wat de Wetteraden uniek maakt als concept is dat ze in de eerste plaats mensen samenbrengen rond specifieke thema’s. Het zijn geen orakels die op vraag advies verlenen, maar zelforganiserende systemen die bepalen hoe ze tot overleg willen komen en die zelf participatieve trajecten uitwerken voor grote en minder grote projecten. Zo staan de kernleden van de Wetteraden in voor de organisatie van ontmoetingsmomenten, de interne en externe communicatie, het bepalen van de agenda en actiepunten en de vertegenwoordiging binnen andere overlegorganen. De mogelijkheid tot deelname voor inwoners en partners houdt de gemeente doelbewust laagdrempelig: geïnteresseerden kunnen zich kenbaar maken via de website, zonder formeel lidmaatschap of langdurig engagement. Om te voorzien in de nodige expertise zullen de Wetteraden zich moeten bijscholen en kunnen ze rekenen op coaching door een vertegenwoordiger van de administratie. Dat kan gaan van een departementsdirecteur tot een teamcoach. Op deze manier wil het gemeentebestuur de afstand met de inwoners en dichten en een praktisch werkbaar kader scheppen om samen Wetteren vorm te geven.

• De Wetteraden zijn een initiatief van het gemeentebestuur zelf. Het bedenken van het nieuwe concept en de verdere uitwerking werden gerealiseerd door een samenwerking tussen kernleden binnen het gemeentebestuur, de adviesraden, lokale verenigingen en de Wetteraars zelf. Door Wetteren, voor Wetteren!
• Om de lokale medewerkers onder te dompelen in de mogelijkheden en uitdagingen van burgerinspraak en verder te professionaliseren op dit domein werd samengewerkt met de participatie-experts van Levuur, die een opleiding uitwerkten rond participatie op het lokale niveau.

• Voor de inspraakavond ‘Plan W!’ werd gekozen voor een brede focus. Om zoveel mogelijk Wetteraars te betrekken werd dan ook gekozen voor communicatie via diverse kanalen, gaande van sociale media en nieuwsbrieven, tot huis-aan-huis en een tentoonstelling van het meerjarenplan met video’s. Deze aanpak leidde tot een mooi publiek van maar liefst 350 Wetteraars, waarvan 250 via het invulformulier aangaven dat zij in de toekomst willen samenwerken met het gemeentebestuur.
• Om de drempel om deel te nemen aan de Wetteraden zoveel mogelijk te verlagen is het erg makkelijk om je als inwoner op te geven. Dat kan simpelweg door een online invulformulier in te vullen op de website van gemeente Wetteren.

Bij de uitrol van een nieuw participatief project is het cruciaal dat de nodige kennis en ervaring aanwezig zijn binnen het lokaal bestuur. Aarzel niet om beroep te doen op externe expertise om de aanpak verder te professionaliseren en te komen tot handvaten die de strategie en structuur van de werking ten goede komen. In eerste instantie deed het gemeentebestuur van Wetteren beroep op Levuur om een beperkt aantal medewerkers te trainen - zodat zij hun verworven kennis kunnen overdragen binnen het bestuur - maar men kijkt ook in welke mate men dit kan opentrekken in de toekomst.

Toen Covid-19 haar intrede maakte werd de verdere uitrol van de Wetteraden stilgelegd. Het is immers cruciaal dat de opstart er ‘boenk op zit’ om het verdere succes van het concept te garanderen. Wanneer je er niet in slaagt om je stakeholders van in het begin warm te krijgen, is het moeilijk om dit in een latere fase recht te trekken.

Bij de uitrol van een zelf-organiserend systeem als een Wetteraad is het belangrijk om steeds korte lijnen te houden. Zo is er bij de twee reeds operatieve raden elke 14 dagen een overleg met de teamcoaches in het departement om de vinger aan de pols te houden.

Hou er rekening mee dat een dergelijke (r)evolutie op tegenkanting of twijfel kan stuiten en dat sommige plannen niet of in gewijzigde vorm doorgevoerd zullen moeten worden. Initieel wou het gemeentebestuur van Wetteren alle adviesraden omvormen tot een 9-tal Wetteraden, maar tijdens gesprekken met andere departementen merkte men dat er toch wel sprake was van enige drempelvrees. Om die reden is men dan ook gestart met 4 in plaats van 9 Wetteraden.

• Contactpersoon: Pieter Bracke, Directeur Departement Beleven.
• Meer info: Lees meer over de Wetteraden op de website van het gemeentebestuur.
• Timing: Het startschot voor de Wetteraden werd gegeven op 6 november 2019 met ‘Plan W!’ en in 2020 waren de eerste twee raden al operationeel.