In Lokaal: de adviesraden heruitgevonden

Het nieuwe stadsbestuur en de administratie van Herentals wilden in de nieuwe legislatuur volop de kaart trekken van een andere participatie en adviesverlening. De conclusie van een analyse van de vroegere aanpak was niet echt verrassend maar wel zeer duidelijk: de manier waarop adviezen aan het stadsbestuur tot stand komen, beantwoordt niet meer aan de behoeften van de samenleving. Nick Verhoeven, sectormanager vrije tijd: ‘De klassieke raden werken sterk geïnstitutionaliseerd. Er is een algemene vergadering, een voorzitter, een ondervoorzitter, vaste leden brengen een officieel advies uit, er zijn vaste vergaderdata enzovoort. Mensen die misschien maar vluchtig of kortstondig advies willen verlenen over een specifiek thema dat hen interesseert, komen er niet in.

De meeste adviesraden werken ook domeinspecifiek. Enkel de jeugd- en de seniorenraad kijken regelmatig over het muurtje, de andere raden geven een zeer verkokerd advies. Bovendien is de lokale autonomie, door het opheffen van een hoop sectorale verplichtingen, groter dan ooit. Goede adviesverlening aan het bestuur, meer participatie van meer inwoners wint dus aan belang.’

Die overwegingen kregen een verlengstuk in het nieuwe bestuursakkoord van de stad. Naast het aanwerven van een participatieambtenaar gaf de nieuwe ploeg te kennen de adviesverlening grondig te willen bekijken, vertrekkend van een wit blad en in een participatief traject onder begeleiding van een externe partner. In 2019 moest het gebeuren, om begin 2020 met de nieuwe structuur van start te gaan. Intussen zijn alle dertien Herentalse adviesraden opgehouden te bestaan. Het bestuur zal in februari een eerste adviesvraag voorleggen aan de drie strategische ateliers die worden opgericht.

Herentals ging voor het uittekenen van de nieuwe adviesverlening in zee met VormingPlus Kempen. Alle bestaande adviesraden en geïnteresseerde burgers werden bij het traject betrokken. Dat resulteerde in een voorstel van nieuwe adviesstructuur, gebaseerd op een model van De Wakkere Burger. In de nieuwe structuur staan drie strategische ateliers centraal: stadsontwikkeling, zorg en welzijn, vrije tijd. Nick Verhoeven: ‘Die ateliers geven zelf geen advies, ze organiseren het. Komt er een adviesvraag van het bestuur, het middenveld of een burger, dan tekent het strategisch atelier een traject op maat uit. Het gaat na wie erbij betrokken moet worden, spreekt verenigingen en geïnteresseerde burgers aan om deel te nemen, het maakt mensen warm.

Het atelier organiseert het hele proces dat, afhankelijk van het onderwerp, enkele weken kan lopen, maar evengoed enkele maanden of een jaar. Het kan verschillende vormen aannemen: een werkgroep, een burgerplatform, een publiek forum, een enquête. Het strategisch atelier bekijkt telkens welke formule het geschiktst is. Het houdt ook een oog op de kwaliteit van het advies: als blijkt dat dit bijvoorbeeld te eenzijdig vanuit het standpunt van een vereniging is geschreven en te weinig rekening houdt met de niet-georganiseerde inwoners, proberen we het te versterken. De stad zorgt voor financiële, logistieke en administratieve ondersteuning van de adviestrajecten.’

Elk strategisch atelier zal uit een twaalftal leden bestaan, brugfiguren die weten wat er leeft in de stad en die nadenken over hoe een adviesvraag het best wordt aangevat. Bij de opstart van de nieuwe werking heeft het stadsbestuur beslist de brug te slaan naar de vroegere adviesraden. Die kunnen allemaal iemand afvaardigen in een strategisch atelier, maar er is ook een oproep gedaan naar burgers om in te stappen. De drie ateliers zijn geënt op de drie grote sectoren in de gemeentelijke organisatie – stadsontwikkeling, zorg en welzijn, vrije tijd – en ook de sectormanagers zullen in de respectieve ateliers zetelen als brugfiguur met het bestuur, als expert in het vakgebied en om de ondersteuning vanuit de stad te stroomlijnen. Met de participatieambtenaar kan eventueel een tweede expert toetreden, als het strategisch atelier dat wenst.  

Ook de adviesraden die decretaal verplicht zijn, zoals de gecoro of de jeugdraad, worden in het nieuwe model gebracht. Dat worden werkgroepen die ook door een strategisch atelier worden begeleid. Nick Verhoeven: ‘Er zijn ook vragen van het bestuur waarover steeds dezelfde mensen advies zullen uitbrengen. Als er bijvoorbeeld een nieuw reglement komt over de verhuur van sportaccommodatie, dan is het logisch dat de sportverenigingen erbij betrokken worden. Het strategisch atelier kan in dat geval beslissen een werkgroep op te richten waarin die verenigingen zetelen, naast de individuele jogger. Maar de verplichte en de vaste werkgroepen willen we tot het minimum beperken. We willen vooral ad-hoctrajecten met ad-hocadviesraden.

We willen zo weinig mogelijk formele, geïnstitutionaliseerde processen. We willen zoveel mogelijk burgers eenvoudig laten instappen zonder lange procedures en zonder dat ze lid hoeven te worden van een sterk geïnstitutionaliseerd orgaan.’

Menen heeft in 2019 werk gemaakt van een iets bescheidener traject, in die zin dat het (voorlopig) is beperkt tot de cultuur- en de bibliotheekraad. Onder begeleiding van Levuur en in samenspraak met beide raden, het cultuurcentrum en geïnteresseerde inwoners is een nieuw adviesmodel uitgetekend. Schepen Griet Vanryckegem, bevoegd voor cultuur: ‘We hebben de cultuurraad vervangen door een cultuurforum. Van dat forum maken vijf werkgroepen deel uit.

Elke werkgroep buigt zich over een van de vijf thema’s die in de loop van het participatieproces zijn geselecteerd: de bibliotheek als open huis; cultuur in de buurt; optimale ondersteuning voor onze verenigingen; toegankelijk cultuuraanbod voor iedereen; cultuurkalender en communicatie. De werkgroep cultuur in de buurt bijvoorbeeld wil met kleine projectsubsidies inwoners aanmoedigen om cultuur naar hun wijk te brengen. De werkgroep cultuurkalender wil werken aan een betere afstemming van de kalenders van de verenigingen onderling en met die van de stad.

In de werkgroepen is iedereen altijd welkom. Om inwoners warm te maken hebben we voor jonge, frisse communicatie gekozen, ook via sociale media. Mensen waarvan we dachten dat ze een waardevolle inbreng konden hebben, werden persoonlijk aangesproken.

Ook de mond-tot-mondcommunicatie heeft haar werk gedaan. De werkgroepen zullen korte trajecten proberen te lopen. De bijeenkomsten zijn geen formele vergaderingen met voorzitter en ondervoorzitter, maar dynamische werkmomenten waar iedereen ideeën kan aanbrengen en waar open wordt gediscussieerd. In elke werkgroep zetelt een medewerker van de stad, die de verslaggeving verzorgt en de link met de diensten legt. Ik heb de indruk dat het enthousiasme om deel te nemen groot is, ook bij mensen die vroeger nooit in een van de adviesraden zetelden. Een engagement dat tijdelijk kan zijn of beperkt tot een welbepaald onderwerp, spreekt aan.’  

Een helikoptergroep ondersteunt de werkgroepen, bewaakt de agenda, houdt in de gaten wanneer ze samenkomen, wanneer het stadsbestuur een advies nodig heeft, welk advies wanneer naar het college of de gemeenteraad moet. Ze bestaat uit een achttal mensen, gekozen door het cultuurforum. Dat forum doet dienst als een soort algemene vergadering van de werkgroepen en de helikoptergroep. ‘In maart is ons volgende cultuurforum,’ zegt schepen Griet Vanryckegem. ‘De werkgroepen lichten daar hun activiteiten van de voorbije maanden toe en leggen er ook de adviezen voor die ze hebben voorbereid. Als het forum die adviezen goedkeurt, worden ze aan het stadsbestuur overgemaakt.

We zijn pas gestart, het wordt zonder twijfel een proces van vallen en opstaan. Ik vreesde aanvankelijk een beetje dat de negatieve stemmen de overhand zouden nemen en dat mensen niet uit hun kot zouden komen, maar er was meteen een positieve dynamiek. Deelnemers hebben het gevoel dat ze de werking zelf in handen mogen nemen, dat niet alles is voorgekauwd door een cultuurbeleidscoördinator of de schepen. Het zal erop aankomen die dynamiek vast te houden door open te blijven uitnodigen voor de werkgroepen, door bijvoorbeeld ook naar de deelgemeenten te gaan voor bepaalde thema’s. We moeten absoluut vermijden dat we over enkele jaren weer uitkomen bij vaste, gesloten werkgroepen.’ •

Bart Van Moerkerke is redacteur van Lokaal
Voor Lokaal 1 | 2020