Volgende elementen moeten zeker aanwezig zijn wil men GIS succesvol uitbouwen in een lokaal bestuur:
Draagvlak bij het management en de gebruikers
GIS-coördinator of GIS-cel
Basis ICT-infrastructuur
Eén van de belangrijkste basisvoorwaarden is de aanwezigheid van een draagvlak voor het uitbouwen van een GIS-werking bij de secretaris en het managementteam. Indien er onvoldoende draagvlak is bij het management wordt het moeilijk om investeringen (GIS-coördinator, opleidingen, software, databeheer, …) los te weken.
De opstart van een GIS-werking in een lokaal bestuur brengt niet alleen kosten met zich mee, het neemt ook heel wat tijd in beslag. Daarom is het aangewezen een GIS-coördinator / GIS-cel aan te stellen/onder de arm te nemen die zich over deze taak kan ontfermen. Van zodra de GIS-werking is opgestart zal de GIS-coördinator/GIS-cel instaan voor de verdere uitbouw ervan, de begeleiding of uitwerking van de GIS-projecten en het op punt stellen van de organisatie rond het systeem.
Van de medewerkers mag ook worden verwacht dat zij een open houding vertonen t.o.v. vernieuwing en innovatie. Ook bij hen is er een ruim draagvlak nodig. Het verder inbedden van een GIS zal met zich meebrengen dat vertrouwde procedures en werkmethoden zullen worden aangepast en nieuwe zullen worden geïntroduceerd. Ook doorheen de latere verdere uitbouw van het GIS zal dit fenomeen zich doorzetten. Een zekere flexibiliteit van de medewerkers zal dus erg welkom zijn. Betrek hen zo nauw mogelijk vanaf de opstart de GIS-werking. Er mag van hen ook worden gevraagd zelf oog te hebben voor toekomstige projecten die met GIS een efficiëntie-verhogend effect hebben. Zij dienen dit te communiceren naar de GIS-coördinator die dan samen met hen zal onderzoeken welke acties nodig zijn om tegemoet te komen aan bepaalde noden of wensen.
Er dient voldoende ICT-basiskennis aanwezig te zijn onder het personeel. Vanzelfsprekend kan niet worden verwacht van elke medewerker zich inzake deze materie te profileren als een expert. Het is voldoende wanneer er bereidheid bestaat om elkaar bij te staan bij het oplossen van ‘dagelijkse’ problemen zodat kan worden vermeden dat de GIS-coördinator of de ICT-verantwoordelijke elke keer ter plaatse moet komen. Indien nodig, kan men (geselecteerde) personeelsleden bepaalde basisopleidingen laten volgen. Momenteel wordt dit niet als knelpunt waargenomen. Daarnaast is het nuttig als de ICT-verantwoordelijke in staat is (tijd en kennis is nodig) om de GIS-coördinator bij te staan met de ICT-technische zaken rond GIS-implementatie.
Een aantal essentiële basisvoorwaarden dienen altijd vervuld te zijn om de GIS-werking binnen de gemeente succesvol te houden:
zowel de GIS-coördinator als de medewerkers van de verschillende diensten die in praktijk met GIS zullen werken, dienen voldoende TIJD te krijgen om zich in te werken en vertrouwd te worden met nieuwe GIS-modules of verplichte bijhoudingsprocedures die door Vlaanderen worden opgelegd. Eens de diensten ingewerkt zijn en de data-achterstand is weggewerkt, zal de tijd die nodig is voor de bijhouding gelijkaardig of minder zijn dan de huidige bijhoudingsprocedures op papier of in andere toepassingen die momenteel worden gebruikt.
verdere ontwikkelingen dienente worden gedragen en gesteund door het bestuur. Het GIS-landschap en de mogelijkheden van GIS veranderen en evolueren voortdurend en het is belangrijk dat men altijd ‘op snelheid’ blijft. Dit zal ook een opvolging door het bestuur noodzakelijk maken teneinde altijd voldoende draagvlak te bewaren voor de verdere uitbouw en ontwikkeling van het gemeentelijke GIS-verhaal.
dit voorgaande punt zal zich ook moeten vertalen in financiële termen: er dient altijd een zeker budget voorzien te worden om deze uitbouw mogelijk te maken (b.v. de aankoop van bepaalde gespecialiseerde modules).
er dient voldoende ICT-basiskennis aanwezig te zijn onder het personeel. Vanzelfsprekend kan niet worden verwacht van elke medewerker zich inzake deze materie te profileren als een expert. Het is voldoende wanneer er bereidheid bestaat om elkaar bij te staan bij het oplossen van ‘dagelijkse’ problemen zodat kan worden vermeden dat de GIS-coördinator of de ICT-verantwoordelijke elke keer ter plaatse moet komen. Indien nodig, kan men (geselecteerde) personeelsleden bepaalde basisopleidingen laten volgen. Momenteel wordt dit niet als knelpunt waargenomen.
daarnaast is het nuttig als de ICT-verantwoordelijke in staat is (tijd en kennis is nodig) om de GIS-coördinator bij te staan met de ICT-technische zaken rond GIS-implementatie.
een minimale kennisverspreiding rond b.v. de opbouw van de databanken, gemaakte afspraken, software (beheerderszijde), enz. … is nodig om de werking van de diensten te verzekeren, ook wanneer de GIS-coördinator (tijdelijk) niet beschikbaar is en men niet te afhankelijk wil zijn van de softwareleverancier.
van het personeel mag ook worden verwacht dat zij een open houding vertonen t.o.v. vernieuwing en innovatie. Het verder inbedden van een GIS zal met zich meebrengen dat vertrouwde procedures en werkmethoden zullen worden aangepast en nieuwe zullen worden geïntroduceerd. Ook doorheen de latere verdere uitbouw van het GIS zal dit fenomeen zich doorzetten. Een zekere flexibiliteit van de medewerkers zal dus erg welkom zijn.
er mag van de medewerkers ook worden gevraagd zelf oog te hebben voor toekomstige projecten die met GIS een efficiëntie-verhogend effect hebben. Zij dienen dit te communiceren naar de GIS-coördinator die dan samen met hen zal onderzoeken welke acties nodig zijn om tegemoet te komen aan bepaalde noden of wensen.
