Dat het integreren van GIS in een organisatie meer inhoudt dan het aanschaffen van hard- en software, vormt het uitgangspunt van een GIS-stappenplan. Aan het invoeren van een GIS zijn vele aspecten verbonden waarbij menselijke factoren, eerder dan technologische, het meest kritisch zijn. Vooral het uitvoeren van een behoeftestudie, het opmaken van een GIS-plan en een goed voorbereide inpassing in de dagelijkse werking zijn cruciaal.
- De doelstellingen van het GIS moeten een reflectie zijn van de opdrachten waarmee de organisatie is belast. Belangrijk is dat de doelstellingen geformuleerd worden vanuit een bestuursoogpunt en bij voorkeur op basis van het meerjarenplan. Wordt GIS ingevoerd om bv. op technologisch vlak bij te blijven dan is men op de verkeerde weg. Het is daarom van groot belang dat de doelstellingen mikken op concrete, meetbare resultaten.
De doelstellingen vormen de basis maar kunnen nog steeds worden bijgesteld. Hiertoe wordt overleg gepleegd met bestuurders en potentiële gebruikers van het toekomstige GIS.
- In een volgende fase moet men onder andere peilen naar de behoeften van de gebruikers. Waar kan een GIS-systeem efficiëntie bij brengen? Daarnaast is het ook belangrijk dat men polst naar de interesse van de gebruikers. Is er voldoende draagvlak bij het bestuur en bij de potentiële gebruikers/diensten?
- Na deze stappen kan de gemeente of de pre-stuurgroep GIS van de gemeente een GIS-plan vastleggen. Dit plan bevat concrete GIS- doelstellingen. Probeer bij het vastleggen van deze objectieven zo pragmatisch en concreet mogelijk te werk te gaan. Vaagheid leidt té gemakkelijk tot hoog gespannen verwachtingen die nadien moeilijk in te lossen blijken. Denk bij de planning wel voldoende vooruit. Als men enkel werkt aan de invulling van de onmiddellijke behoeften, werkt men vaak zeer onrendabel.
De doelstellingen kunnen vastgelegd worden in een strategisch ontwerpplan en een uitvoeringsplan. Het strategische plan geeft een visie weer over lange termijn (ongeveer 5 jaar), een uitvoeringsplan is een stappenplan voor het eerstkomende jaar.
- Tenslotte moet men het GIS-plan uitrollen in de dagelijkse werking van het bestuur. Dit vormt een cruciale stap in de uitbouw van de GIS-werking en moet bijgevolg zeer zorgvuldig worden uitgevoerd.
- ...
