Personeelsbeleid: Nieuwe kijk op solliciteren

‘Hoe vinden we nieuwe medewerkers? Zullen we een vacature lanceren op een grote jobwebsite of op de achterkant van de lijnbus?’ Dit waren de eerste ideeën binnen het Zorgbedrijf Meetjesland om zorgpersoneel aan te trekken. Tot Nathalie Thienpont startte als HRM-directeur. Zij zocht uit hoe de organisatie als werkgever op een andere manier kan opvallen. ‘We zijn wel een zorgbedrijf, maar we zijn niet zo groot. Voor acties zoals een campagne op de lijnbus zijn we te klein en daardoor trekken we dan verkeerde profielen aan. Dat kost de organisatie veel geld en tijd, maar wat brengt het op?’

Bij de start van het Zorgbedrijf ging de aandacht van de HR-dienst noodgedwongen eerst naar de harde HR zoals de personeelsadministratie. Dat legde de stevige basis waarop ze nu verder bouwen aan het HR-beleid, waaronder de pijler werving en selectie. ‘Het eerste jaar leidden we zowel de personeelsdienst als de leidinggevenden op om competentiegerichte interviews af te nemen. Want de perfecte kandidaat met het cv dat aan al onze verwachtingen voldoet, meldt zich niet meer aan.

Hoe kunnen we meer mensgericht interviewen om die medewerkers over te houden die aansluiten bij onze eigen waarden? Want in hen willen we investeren en hen willen we opleiden,’ zegt Nathalie Thienpont. ‘Ons motto is nu: attitude vóór kennis. Kennis kunnen we bijscholen en zo kijken we naar elke functie. Op termijn willen we zelfs de nieuwe medewerkers het eerste jaar een uitgebreide opleiding aanbieden om hen bij te scholen. Tegelijkertijd investeren we ook in onze leidinggevenden. Met coachende leiders willen we de communicatie met nieuwe medewerkers en de integratie in de teams vlotter doen verlopen.’

Ook de organisatie van een sollicitatieprocedure vroeg nog om verbetering. Door de juiste software aan te kopen verlopen sollicitatieprocedures nu volledig automatisch. De vele Excelbestandjes en mappen vol sollicitatiebrieven zijn hier verleden tijd. Omdat ze minder administratieve opvolging hebben, krijgen de HR-medewerkers tijd vrij om met de juiste zaken bezig zijn: gesprekken met kandidaten of medewerkers. Want eenmaal aangeworven, krijgt elke medewerker één aanspreekpunt dat de hele loopbaan lang het personeelsdossier opvolgt. Het Zorgbedrijf bouwt ook netwerken uit met scholen. Zo organiseerde het onlangs een sollicitatietraining voor de richtingen zorg samen met een school uit de regio. Die contacten zijn een belangrijke bron voor potentiële nieuwe medewerkers.

Dit hele veranderproces binnen de HR vergt natuurlijk middelen. Maar alle huidige investeringen zijn goedkoper dan de dure advertenties in de krant. Bovendien verander je structureel iets binnen je organisatie. Het is belangrijk om hier voldoende tijd voor te nemen. Want iets wijzigen bij de HR heeft gevolgen voor iedereen. Dus investeren om draagvlak te creëren, netwerken te ontwikkelen en overal inspiratie op te doen, dat is de boodschap. Maar ook durven kijken naar wat je doet. ‘In de loop van dit proces vroegen we ons bij elke stap af waarom we hem zetten.

We hebben ook het effect van onze acties in kaart gebracht. Zo vroegen we de sollicitanten hoe ze bij ons terechtgekomen waren en wat ze van het sollicitatieproces vonden, ook al waren ze uiteindelijk niet geselecteerd. Want we vinden het belangrijk dat sollicitanten een goed gevoel overhouden aan de procedure en zich later opnieuw kandidaat stellen bij een volgende vacature,’ zegt Nathalie Thienpont.

Na de interne reorganisatie is het even belangrijk om de blik naar buiten te richten. ‘Waar zitten dan die medewerkers die we willen aantrekken? En hoe solliciteren ze? Gezien de schaarste op de arbeidsmarkt zitten onze sollicitanten meestal niet zonder werk. Dus veel tijd om een intensieve sollicitatieprocedure te doorlopen hebben ze vaak niet. Met dat punt in ons achterhoofd sleutelden we aan onze procedure,’ vertelt Nathalie Thienpont.

‘Als organisatie opteren we voor “waardegedreven solliciteren”. Voordat sollicitanten hun kandidatuur kunnen indienen, moeten ze letterlijk door de waarden van onze organisatie via onze website. Door deze uitgebreid toe te lichten kunnen sollicitanten zelf aanvoelen of het Zorgbedrijf Meetjesland iets voor hen zou kunnen zijn.’ Wie de klik voelt, kan dan gemakkelijk online solliciteren. Zo goed als iedereen heeft vandaag wel een smartphone, dus gaat via de smartphone solliciteren gemakkelijk. Zeker voor logistieke functies krijgt het Zorgbedrijf op die manier vlot sollicitaties binnen.

Zo weinig mogelijk drempels inbouwen in het sollicitatieproces, dat is de bedoeling. ‘Daarom verwachten we bij logistieke functies, schoonmaakkrachten of verzorgenden geen motivatiebrief meer. Een cv vragen we pas na aanwerving om de relevante anciënniteit te bepalen. Want net een motivatiebrief of cv schrijven is voor deze doelgroep vaak een heuse opgave. Ofwel krijg je dan een standaardbrief toegestuurd ofwel haken sollicitanten af. We zetten dan liever in op een uitgebreid sollicitatiegesprek. Want tijdens dit gesprek voelen we veel meer of er een match is met onze organisatie dan op papier.’

Voor deze wervingsacties beperkt het Zorgbedrijf Meetjesland zich vooral tot regionale acties. Nathalie Thienpont: ‘Zo proberen we via sociale media ons interne verhaal in beeld te brengen, gekoppeld aan onze waarden. Omdat we echt op zoek gaan naar iemand die bij ons past, vragen we onze eigen medewerkers om ambassadeur te zijn. Zij kunnen de vacatures delen en bekend maken binnen hun eigen netwerk. Zo startten al heel wat nieuwe medewerkers die aangebracht waren door ons personeel. We stellen hier als organisatie geen grote middelen tegenover, zoals in sommige andere sectoren. Want een nieuwe collega aanbrengen, dat moet van binnenuit komen. Maar met een bloemetje en berichtje in de interne nieuwsbrief bedanken we graag onze eigen Meetjes’ ambassadeurs.’

HR-beleid is natuurlijk nooit af. Telkens zijn er nieuwe kansen of uitdagingen. Dat is ook zo voor Nathalie Thienpont. ‘We willen een nog aantrekkelijker werkgever worden. Daarom bekijken we de mogelijkheden om combinatiejobs uit te werken tussen onze thuiszorgdiensten en de woonzorgcentra. Tijdens de coronacrisis werkten een aantal verzorgenden al frequent mee in het woonzorgcentrum. Beide werkplekken ervoeren dit als pluspunt en voor sommige medewerkers is deze combinatie verrijkend.

We willen nu als organisatie bekijken hoe we medewerkers kunnen opleiden om in beide diensten aan de slag te gaan. Daarnaast willen we ook afstappen van het hokjesdenken in functies, bijvoorbeeld jij bent een logistiek medewerker en beperkt je tot logistieke taken. We willen medewerkers laten groeien, want ook logistieke medewerkers hebben een visie op zorg.’ •

Joke Vandewalle is VVSG-stafmedewerker thuiszorg
Voor Lokaal 6 | 2021