Vele OCMW's en (sociale) diensten zetten in op het verminderen van de administratieve lasten. Dat is in het belang van de cliënt of burger, want deze krijgt sneller waar hij/zij recht op heeft (kortingen, steunmaatregelen, informatie...). Het is tegelijk in het belang van de medewerkers, want door verhoogde efficiëntie in de administratie komt tijd vrij om begeleiding en ondersteuning op te nemen en méér burgers beter te helpen.
Via deze pagina willen we een aantal praktijken delen die we in het werkveld tegen komen. Omdat we denken dat ze inspirerend kunnen zijn, soms zelfs kopieerbaar, en om de collectieve kennis zichtbaar te maken. De teksten kwamen tot stand via gesprekken; de besturen doen hier zelf hun verhaal.
Grasduin gerust in deze verzameling, die stapsgewijs wordt aangevuld. Samen werken we toe naar minder papierwerk en snellere en betere rechtenopname.
Jouw praktijk op de pagina?
Deze praktijkenbank bouwen we samen met jullie! Staat jouw praktijk nog niet in de databank, maar wil je die delen? Vul dan deze fiche in. Wil je een wijziging, extra document, update of opmerking doorgeven? Heb je vragen? Mail nele.schroyen@vvsg.be .
Deel je praktijkFamily ProEf: lokale voordelen voor gezinnen met kinderen proactief toekennen
Waar? Wingene
Wat? Dienstverlening gericht op gezinnen met kinderen waarbij we lokale voordelen proactief (‘Pro’) – zonder aanvraag – toekennen en middelen op een effectieve manier inzetten (‘Ef’).
We stellen gezinnen met kinderen in staat om voordelen, zoals toelagen en kortingen, van hun lokale overheid te ontvangen zonder zelf stappen te hoeven ondernemen. We bereiken op deze manier als lokaal bestuur 100% van onze doelgroep op basis van gevalideerde en geverifieerde gegevens, en werken zo de non-take-up weg.
We rekenen af met een aantal belangrijke drempels. Voor rechthebbenden is er geen administratieve rompslomp meer om toegang te krijgen tot hun rechten. De digitale oplossing verloopt automatisch, waardoor er geen risico is op digitale uitsluiting.
Voor de gemeente betekent dit een vereenvoudiging, tijdswinst en minder verwerking. Door automatisch rechten toe te kennen zorgen we voor een efficiëntere en effectievere toewijzing van middelen. Bovendien vermindert het risico op fouten, omdat de toekenning van rechten geautomatiseerd en gestandaardiseerd wordt.
Hoe? Family ProEf zet in op het hergebruiken van gegevens die al beschikbaar zijn in het Groeipakket.
Het onderzoek dat een lokaal bestuur moet doen om gezinnen een lokale toelage of voordeel te kunnen bieden, is meestal al gedaan door de Vlaamse overheid voor het Groeipakket: adresgegevens , gezinssamenstelling, inkomenssituatie , rekeningnummer , schoolgegevens , recht op (een toelage uit) het Groeipakket ...
Via een samenwerking met het Agentschap Uitbetaling Groeipakket kan Wingene voor zijn lokaal gezinsbeleid gebruikmaken van gegevens beschikbaar in het Groeipakket.
Het Agentschap identificeert maandelijks de Wingense gezinnen die recht hebben op een geboortepremie en maakt een betaalbestand met de nodige financiële gegevens over aan Wingene, zodat het de gezinnen automatisch kan betalen.
Kostprijs? Zie dienstencatalogus van het Agentschap Uitbetaling Groeipakket op https://www.groeipakket.be/voor-professionelen/lokale-besturen/vutg
Meer weten?
We willen lokale besturen zoveel mogelijk ondersteunen om gebruik te maken van deze digitale dienstverlening. We stellen een draaiboek op met enkele sjablonen en voorbeelddocumenten om een efficiënte aansluiting mogelijk te maken.
Projectleider (Wingene): tim.denoulet@wingene.be
https://www.groeipakket.be/family-proef/case-wingene
Agentschap Uitbetaling Groeipakket: partners@vutg.be
Dit project werd mogelijk gemaakt dankzij subsidiëring door Gemeente zonder Gemeentehuis, een project van Vlaamse Veerkracht, het relancebeleid van de Vlaamse Regering dat gefinancierd werd door de Europese Unie via NextGenerationEU.
Sociaal tarief kinderopvang automatisch via recht op VT
Waar? Heusden-Zolder
Wat? Automatisering van sociaal tarief op basis van het recht op de verhoogde tegemoetkoming (VT), bij inschrijving in buitenschoolse kinderopvang en vakantieactiviteiten van de gemeente in de schoolvakantie.
De tussenkomst voor buitenschoolse kinderopvang wordt automatisch aangepast als het recht op VT is geopend. Een gemeentelijk fonds biedt tussenkomsten van €200 per kind per werkjaar via het recht op VT voor lidgelden van verenigingen in het vrijetijdsaanbod. Burgers doen een aanvraag, geven aan of ze recht hebben op VT en de gemeentedienst checkt met de lijsten van de KSZ. Als alles klopt, wordt de tussenkomst toegekend. Als op een bepaald moment bij een burger blijkt dat deze geen VT-attest heeft, maar de medewerker van de gemeente denkt dat die persoon toch recht heeft, doet men een huisbezoek om mensen aan te moedigen toch naar mutualiteit te gaan.
Hoe? Via een samenwerkingsovereenkomst met de KSZ krijgen de diensten elk jaar in augustus de lijst 0 tot 24-jarigen met recht op VT. Waarvoor die gegevens gebruikt worden, is bepaald door de gemeente: in ons geval enkel om sociaal tarief toe te kennen waar dat goedgekeurd is door de gemeente (zoals bijvoorbeeld buitenschoolse kinderopvang: het recht op sociaal tarief voor kinderen met recht op VT staat in het reglement van Heusden-Zolder – al die reglementen staan opgesomd in overeenkomst tussen KSZ en gemeente H-Z).
Kostprijs? De samenwerking met de KSZ kost jaarlijks €300-400; de eenmalige aanpassing aan de inschrijvingstool kostte ongeveer €200 maar die kost is zeker niet onoverkomelijk, vooral als je kijkt naar de besparing in werkuren qua administratie voor medewerkers.
Meer weten? Expoo vernieuwende projecten Huizen van het Kind: Heusden-Zolder https://www.opgroeien.be/kennis/toolbox/presentatie-heusden-zolder
Automatisch kansentarief bij aankoop Uitpas
Waar? Gent
Wat? Wie een Uitpas koopt en recht heeft op een kansentarief, krijgt dat automatisch. Je hoeft dus niet langer een attest voor te leggen aan de balie waar je je UiTPAS aankoopt.
Doelgroep? Gentenaars die recht hebben op een kansentarief bij de Uitpas (mensen met een Leefloon, Verhoogde Tegemoetkoming, of gekend onder Collectieve Schuldenregeling- budgetbeheer – budgetbegeleiding)
Hoe? Bij de aankoop van een UiTPAS kijkt de baliemedewerker voor iedere aankopende burger via de e-ID kaart na of die recht heeft op een UiTPAS met kansentarief. De burger moet dit niet meer zelf vragen en hoeft dit recht niet meer te attesteren.
Gent vraagt de nodige gegevens voor die burger op uit authentieke databanken en de databank van het OCMW. De digitale bevraging verloopt via het Vlaamse MAGDA-platform en wordt binnen “Automatisch Advies” van Digitaal Vlaanderen afgetoetst aan de criteria voor de dienstverlening (die door de Stad Gent zijn afgeklopt).
De verkoopsmedewerker krijgt enkel het resultaat van deze aftoetsing te zien en ziet dus of die burger aan de balie in aanmerking komt voor het kansentarief, zonder daarbij toegang te hebben tot persoonsgevoelige informatie.
Op deze manier hanteert stad Gent het ‘only-once’ principe: overheidsniveaus wisselen zelf de nodige gegevens uit, zodat de burger die niet apart hoeft te verzamelen.
Kostprijs? De kosten lagen enerzijds bij District 09, de IT-leverancier bij Stad Gent en anderzijds bij Digitaal Vlaanderen, die de services vanuit MAGDA naar Automatisch Advies opzet en vertaalt naar computerleesbare business rules.
Doordat stad Gent werkt met generieke bouwstenen bij MAGDA/ Digitaal Vlaanderen is een groot stuk van dit werk herbruikbaar (en dus goedkoper) voor vervolg-usecases maar ook voor andere lokale besturen.
Meer weten?
https://district09.gent/nl/nieuws/inzetten-op-proactieve-dienstverlening-met-slimme-databevraging
Gratis huisvuilzakken automatisch toegekend
Waar? Gent
Wat? Tegoed dat automatisch op je account komt (in geval van gebruik van afvalcontainers of sorteerpunten) of een bon in de brievenbus die je kan inruilen voor gratis huisvuilzakken.
Doelgroep? Gentenaars met Verhoogde Tegemoetkoming of gekend bij het OCMW Gent onder een vorm van collectieve schuldenregeling of in budgetbeheer of budgetbegeleiding.
Hoe? Gent vraagt gegevens op uit de KSZ bufferdatabank enerzijds en de databank van het OCMW anderzijds.
Gegevens over Gentenaren die aan de criteria voldoen worden gedeeld met IVAGO die de bonnen en kredieten uitdeelt.
Op deze manier hanteert stad Gent het ‘only-once’ principe: overheidsniveaus wisselen zelf de nodige gegevens uit, zodat de burger die niet apart hoeft te verzamelen. Gent checkt de databronnen op 4 momenten doorheen het jaar, zodat mensen snel opgevist worden als ze doorheen het jaar in een situatie komen waarin ze recht hebben (terwijl ze dat eerder niet hadden).
De stadsdienst krijgt enkel het resultaat te zien van deze bevraging, dus er wordt ook geen persoonsgevoelige data teveel gedeeld.
Kostprijs? De kosten lagen enerzijds bij District 09, de IT-leverancier bij Stad Gent en anderzijds bij de KSZ.
Meer weten?
https://district09.gent/nl/nieuws/inzetten-op-proactieve-dienstverlening-met-slimme-databevraging
Korting in het onderwijs automatisch toegekend
Waar? Gent
Wat? Kortingen in het onderwijs op basis van leefloon of het fiscaal inkomen van de ouders
Doelgroep? Ouders met kinderen in het stedelijk onderwijs of kinderopvang en met een laag inkomen of een leefloon
Hoe?
Op 6 momenten doorheen het schooljaar wordt in authentieke bronnen nagegaan of de ouders van ingeschreven leerlingen en kinderen recht hebben op kortingen.
Gent vraagt gegevens op uit authentieke databanken via het Vlaamse MAGDA-platform. Binnen de toepassing “Automatisch Advies” van Digitaal Vlaanderen worden de criteria voor de korting afgetoetst en vervolgens per leerling weergegeven en teruggezonden naar de dienst Stedelijk Onderwijs die vervolgens de facturen opmaakt met het correct kortingstarief meteen toegepast.
Data vanuit meerdere authentieke bronnen, waaronder FOD Financiën worden gecombineerd.
Op deze manier hanteert stad Gent het ‘only-once’ principe: overheidsniveaus wisselen zelf de nodige gegevens uit, zodat de burger die niet apart hoeft te verzamelen en zelfs niet hoeft aan te vragen.
Kostprijs? De kosten lagen enerzijds bij District 09, de IT-leverancier bij Stad Gent en anderzijds bij Digitaal Vlaanderen, die de services vanuit MAGDA naar Automatisch Advies opzet en vertaalt naar computerleesbare business rules.
Doordat stad Gent werkt met generieke bouwstenen bij MAGDA/ Digitaal Vlaanderen is een groot stuk van dit werk herbruikbaar (en dus goedkoper) voor vervolg-usecases maar ook voor andere lokale besturen.
Meer weten?
https://district09.gent/nl/nieuws/inzetten-op-proactieve-dienstverlening-met-slimme-databevraging