Telewerk in tijden van Corona: tips en tools

Tips voor productief thuiswerken

Thuiswerk is momenteel de norm. Ook in de lokale besturen wordt er, waar mogelijk, massaal van thuis uit gewerkt. Productief thuiswerken kan een uitdaging zijn, zeker met het hele gezin in huis.

Deze tips kunnen je helpen:

• Zorg voor een veilige, rustige, inspirerende werkplek waar je je goed voelt, graag bent en ongestoord kan werken.
   
• Maak een goede werkplanning, plan ruimte in voor pauzes en contact met het gezin. Maak hierover goede afspraken met andere gezinsleden.
   
• Probeer zoveel mogelijk een routine aan te houden, net zoals een normale werkdag op kantoor ook volgens een vast routine verloopt. Werk eventueel in vaste werkblokken.
   
• Maak goede afspraken met collega’s over je beschikbaarheid en bereikbaarheid en het communicatiemiddel dat jouw voorkeur geniet. Werk indien mogelijk met een digitale agenda zodat jullie van elkaar de beschikbaarheid kunnen zien. Probeer met elkaar zoveel mogelijk contact te houden.
   
• Beweeg voldoende en verander om de 20 minuten van zithouding.
   
• Maak gebruik van digitale tools om het telewerk te vergemakkelijken.

Tools voor telewerk

Er bestaan heel wat digitale tools die het mogelijk maken om met jouw collega’s digitaal in contact te blijven, om samen te werken aan documenten of om vanop afstand te vergaderen. 

Microsoft biedt bijvoorbeeld tijdelijk gratis Microsoft Teams aan voor lokale besturen die het nog niet hebben of licenties te kort komen. Meer info bij Koen Van Tholhuyzen, 0478/ 30 64 85 – koenvant@microsoft.com

Meer informatie over mogelijke digitale hulpmiddelen bij het telewerk vind je in de digitale toolbox Telewerken van de FOD Mobiliteit en Vervoer en VIAS Institute. Hou bij het gebruik van dergelijke tools natuurlijk altijd rekening met de interne richtlijnen over informatieveiligheid en de aanbevelingen van de DPO (data protection officer) en de IT-dienst in de gemeente. Dergelijke tools zijn vaak wel erg gebruiksvriendelijk maar niet altijd voldoende veilig om gevoelige informatie van het lokaal bestuur te bewaren en te verwerken. Bij twijfel kan je terecht bij jouw DPO. 

Tips voor jouw cyberveiligheid

Ook tijdens het telewerken ben je vatbaar voor cybercriminaliteit. Het Europese agentschap voor cybersecurity geeft deze tips:

• Maak gebruik van een beveiligde wifi-verbinding. De meeste wifi-systemen thuis zijn correct beveiligd maar oudere installaties zijn dat niet altijd. Beveilig je netwerk in ieder geval altijd met een sterk wachtwoord.

• Zorg dat je anti-virus op jouw apparaten zijn bijgewerkt.

• Het is verstandig om regelmatig je internetbrowser te updaten en om je add-ons en plug-ins (zoals Java, Adobe Reader…) voor jouw browser up-to-date te houden of uit te schakelen als je ze niet nodig hebt.

• Maak af en toe een back-up van belangrijke documenten

• Maak gebruik van een veilige verbinding naar jouw werkomgeving. Via een VPN-verbinding (Virtual Private Network), kan je als gebruiker op beveiligde (versleutelde) manier toegang krijgen tot een netwerk. Dit maakt de internetverbinding veiliger.

• Check of je encryptie software hebt geïnstalleerd voor het versleutelen van belangrijke databestanden.

Tot slot, blijf waakzaam voor vormen van cybercriminaliteit als ‘phishing’ en ‘smishing’.  In beide gevallen probeert een oplichter (via mail of sms) jou op te lichten: er wordt geprobeerd om gevoelige informatie van jou te verkrijgen dat later kan worden misbruikt of door het klikken op een link, haal je, zonder het te beseffen, een computervirus binnen…

Opgepast dus met mails en sms’jes waarin wordt gevraagd om op een link te klikken of een document te openen, zelfs als ze ogenschijnlijk afkomstig zijn van iemand die je kent. Verifieer bij twijfel in dat geval altijd rechtstreeks (telefonisch) bij de afzender. Extra waakzaamheid is geboden als je de afzender niet kent.