Extra subsidie dienstencheques: aandachtspunten voor inspectie

UPDATE 24/09/2020

Wij kregen vandaag - 24/09/2020 - bericht van de Vlaamse Sociale Inspectie dat de termijn voor het indienen van het ingevulde Excel document verlengd wordt tot 31 oktober (dit geldt enkel voor OCMW's die een mail ontvangen hebben van de inspectie - zie verder). De termijn van 30 september is dus niet meer van toepassing.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dienstencheque-ondernemingen kregen voor de periode van 16 maart tot en met 30 juni 2020 een tijdelijke subsidieverhoging. Deze extra subsidie werd toegekend om de bijkomende 'coronakosten' te dekken. Een deel van deze subsidieverhoging - €2,16 per dienstencheque - moest ingezet worden om te voldoen aan de verplichting om werknemers veilig te laten werken. Dit kan gaan van de aankoop van veiligheidsmateriaal tot de inzet van bijkomend personeel, maar deze kosten moeten ook aangetoond worden.

Begin september heeft de Vlaamse Sociale Inspectie ongeveer een derde van alle erkende dienstencheque-ondernemingen (en OCMW's) per mail aangeschreven. De inspectie bezorgde hen een Excel-document waarin de kosten opgenomen moeten worden en dit bestand moet uiterlijk op 30 september 31 oktober teruggestuurd worden.

De VVSG had recent een overleg met de inspectiedienst om een aantal zaken uit te klaren. Hieronder lichten we de belangrijkste punten uit.

• Enkel de ondernemingen die van de Vlaamse Sociale Inspectie een mail ontvangen hebben moeten het ingevulde Excel-document indienen. Vraag voor de zekerheid na bij verschillende medewerkers of ze deze mail ontvangen hebben (algemeen directeur, financieel directeur, dienstverantwoordelijke,...). Niets ontvangen? Dan moet je niets indienen, maar dien je wel de bewijzen van de gemaakte kosten bij te houden. De kans op een controle is dan klein, maar niet onbestaande.
• In het Excel-document moeten de kosten gerelateerd aan de inzet van personeel niet per dag ingegeven worden, een overzicht per maand is ook mogelijk. De rijksregisternummers van de betrokken medewekers hoeven niet ingevuld te worden.
• Als je als OCMW veiligheidsmateriaal gekocht hebt voor verschillende diensten (sociale dienst, WZC, thuiszorgdiensten,...), moet je de factuur verdelen over de verschillende entiteiten. Je hanteert hierbij een verdeelsleutel op basis van het aantal werknemers of het aantal prestaties. Natuurlijk kan je enkel de kosten van de dienstencheque-afdeling inbrengen.
• De kosten moeten uiterlijk op 31/07 gemaakt zijn - een bestelling van materiaal op die dag is toegelaten - met een factuurdatum die uiterlijk op 30/09 valt.
• Als je niet alle kosten kunt bewijzen, volgt de normale terugvorderingsprocedure. Dit betekent dat enkel de niet-bewezen kosten worden teruggevorderd. Er volgt geen bijkomende sanctie.
• De inspectiediensten zullen vanaf eind oktober een aantal van de reeds aangeschreven ondernemingen verder controleren, op basis van de ingediende Excel bestanden. De controle zal op voorhand aangekondigd worden en begin 2021 zouden ze allemaal afgerond moeten zijn.

Belangrijk:

Heb je begin september de mail van de Vlaamse Sociale Inspectie gekregen, dan moet je uiterlijk op 30 september 31 oktober het ingevulde Excel document terug sturen! Dan bestaat de kans dat vanaf eind oktober een aangekondigde inspectie plaatsvindt.

Voor meer info kan je terecht bij stafmedewerkers Abderrazak El-Omari of Fabio Contipelli.