Elektronische aangifte van geboorte, huwelijk en erkenning mogelijk

Op 14 maart 2023 verscheen in het Belgisch Staatsblad het Koninklijk Besluit tot bepaling van de voorwaarden verbonden aan elektronische aangiften inzake burgerlijke stand dat in werking treedt op 24 maart 2023. Bij de invoering van de modernisering van de burgerlijke stand werd in het herschreven burgerlijk wetboek (artikelen 43, § 3, 164/1, § 3 en 327/1, § 3 oud BW) voorzien dat bij KB de voorwaarden voor de elektronische aangifte van geboorte, huwelijk en erkenning konden worden bepaald. Dit hield echter ook in dat zonder KB een elektronische aangifte van geboorte, huwelijk en erkenning wettelijk niet mogelijk was, wat in de covid-crisis zeker een ongemak vormde.

Het huidige KB voorziet nu in deze lacune zodat gemeenten die dat willen – er is geen verplichting – voortaan elektronische aangiften van geboorte, huwelijk en erkenning kunnen verwerken. Enkel deze drie aangiften worden beoogd. Ter info: voor het opmaken van een akte van overlijden werd nooit een KB voorzien. Dat is ook niet nodig omdat de wettelijke basis het voorleggen van het overlijdensattest betreft opgemaakt door de arts die het overlijden heeft vastgesteld (art. 55, § 1 oud BW), wat momenteel sinds de corona-pandemie bijna veralgemeend reeds op elektronische wijze verloopt.

De voorwaarden voor de elektronische aangiften kunnen worden samengevat als volgt:

• de gemeente dient gebruik te maken van een beveiligd informaticaplatform
• de burger identificeert zich met een systeem voor elektronische identificatie dat voldoet aan de voorwaarden van art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie zoals bijvoorbeeld de elektronische identiteitskaart, de elektronische vreemdelingenkaart of itsme
• de voor te leggen documenten kunnen elektronisch worden voorgelegd via het beveiligd informaticaplatform, maar de originele documenten moeten vervolgens worden overgezonden aan de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand. Hierop is enkel een uitzondering voorzien voor het attest van zwangerschap in geval van een prenatale erkenning, al kan de ambtenaar van de burgerlijke stand wel degelijk de overzending van het origineel vragen
• in het geval van een erkenning (erkenningsakte of in de geboorteakte) dient de toestemming van de moeder en/of het kind worden gegeven door middel van een gekwalificeerde elektronische handtekening, indien de toestemming voor een notaris wordt gegeven moet de authentieke akte worden overgemaakt aan de ambtenaar van de burgerlijke stand
• de ontvangstbewijzen voor de aangifte van huwelijk (art. 164/2, § 5 oud BW) of voor de aangifte van erkenning (art. 327/2, § 5 oud BW) worden in het geval van een elektronische aangifte ook elektronisch ondertekend door de ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn gemachtigde en overgemaakt via het elektronische platform; ook de aangifte van huwelijk en van erkenning (art. 164/1, § 2, 2e lid en 327/1, § 2 oud BW) gebeuren dan elektronisch
• de ambtenaar van de burgerlijke stand kan steeds vragen dat de aangever(s) in persoon voor hem verschijnt of verschijnen en kan daarbij een termijn opleggen.

Dankzij dit KB kunnen gemeenten en softwarefirma’s nu aan het werk gaan om de elektronische dienstverlening verder te verbeteren en uit te bouwen.