De ontvankelijkheid van een omgevingsvergunning

Vlaanderen is een regio vol ideeën. Gelukkig maar, we krijgen er heel wat welvaart voor terug. Voordat die ideeën werkelijkheid worden moet er soms een vergunning worden aangevraagd. Als een omgevingsvergunning nodig is, dan wordt, nadat de aanvraag is ingediend, eerst nagegaan of die aanvraag volledig en ontvankelijk is. Dit is nuttig en belangrijk werk. Het correct indienen van een vergunningsaanvraag helpt een snelle besluitvorming.

Er is regelgeving in de maak waardoor de aanvrager uiteindelijk in beroep kan gaan tegen de onontvankelijkheid bij de deputatie. Als een aanvraag onterecht onvolledig is verklaard, maar de deputatie meent dat het dossier wél volledig is of de aanvrager vult zijn dossier alsnog aan, dan verliezen gemeenten de mogelijkheid om de vergunningsaanvraag inhoudelijk te beoordelen. Toch wel een erg vergaande consequentie. Tegelijkertijd stellen we vast dat gemeenten veel tijd besteden in het begeleiden van mensen die een aanvraag indienen, architect of niet. Dat moet beter.
 

Ontvankelijkheid- en volledigheidsverklaring op de schop

Op Vlaams niveau wordt momenteel gewerkt aan een aanpassing van de omgevingsvergunningsprocedure. Die is het gevolg van de evaluatie van de werking van de omgevingsvergunning een aantal jaar geleden. Straks verloopt de vergunningsprocedure modulair. Een eerste module is die van de ontvankelijkheids- en volledigheidsverklaring. Als het Vlaams Parlement de regelgeving aanneemt, dan wordt voortaan een onderscheid gemaakt tussen ‘verplichte inhoud’ en ‘niet verplichte inhoud’. Enkel het ontbreken of onjuist indienen van de verplichte inhoud kan leiden tot een onontvankelijkheid. Niet verplichte inhoud, kan wél gevraagd worden, maar kan sowieso niet leiden tot een onontvankelijkheid.

Als verplichte inhoud ontbreekt, dan laat de gemeente dit straks, net zoals nu, binnen de 30 dagen weten. Daarbij geeft ze ook aan binnen welke termijn de informatie er alsnog moet zijn. Die termijn moet natuurlijk redelijk zijn en kan variëren afhankelijk van bijvoorbeeld vakantieperiodes of bouwverlof. Zodra de info binnen is gaat een nieuwe termijn van 30 dagen lopen om het dossier ontvankelijk en volledig te verklaren .

De grootste verandering is echter wat er gebeurt als de verplichte inhoud niet of te laat wordt aangeleverd, bijvoorbeeld omdat de aanvrager meent dat het dossier wel degelijk volledig is. In het huidige systeem leidt dat tot een onvolledigverklaring. Hiertegen kan in beroep worden gegaan bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Dat gebeurt nu niet vaak. Meestal wordt een nieuwe aanvraag ingediend die wél voldoet.

Straks worden er aan het vooronderzoek geen bindende rechtsgevolgen meer gekoppeld en heeft het niet aanleveren van de verplichte inhoud geen directe impact meer voor de aanvrager. De aanvraag wordt niet stopgezet. Na het verlopen van de maximale termijn waarbinnen de ontbrekende inhoud binnen had moeten zijn, gaat de beslistermijn lopen. Op het eind van de rit, als eigenlijk de vergunningsbeslissing had moeten vallen, verklaart het college vervolgens de aanvraag onvolledig, waardoor de betrokkene in beroep kan gaan bij de deputatie. De VVSG wijst toch wel op de werklast die gepaard gaat met het meeslepen van een onvolledig dossier. Bovendien wordt het mogelijk dat het ontbrekende stuk via de toepassing van de wijzigingslus alsnog bij de gemeente wordt binnengebracht: klantvriendelijk, maar er wordt erg veel flexibiliteit van de gemeente verwacht. Ook de sanctie op een onverhoopte onjuiste inschatting of een verplicht stuk ontbrak, is best zwaar: de gemeente verliest haar bevoegdheid om over de aanvraag te mogen oordelen. Het is tot slot niet wenselijk een onderscheid te maken tussen verplichte stukken en niet verplichte stukken. De gemeente vraagt niet verplichte stukken om een beter oordeel te kunnen vellen over de aanvraag. Beter is dat ook het ontbreken van niet verplichte stukken kan leiden tot een onvolledigheid.
 

Een vlot vergunningverleningsproces: iedereen moet zijn steentje bijdragen

Het NAV, een koepelverenigingen voor architecten, hekelde recentelijk de wijze waarop gemeenten met de volledig- en ontvankelijheidsverklaring omgaan. Er wordt zelfs gesproken van ‘misbruik’.

De VVSG wil toch een genuanceerder beeld schetsen. We betreuren dat de koepel van architecten het belang van het in één keer goed indienen van een aanvraag niet in de verf zet. Tegelijkertijd geven gemeenten aan dat zij zich in de praktijk juist heel soepel opstellen, door kleinere foutjes wel degelijk door de vingers te zien en focussen op serieuze tekortkomingen. Er is natuurlijk wel wat diversiteit: er zijn gemeenten die juist streng zijn aan de poort, om de eigenlijke vergunningverlening vlot te laten verlopen.

Vergunningsdossiers tellen heel wat documenten en zijn tientallen of zelfs honderden pagina’s dik. Vlaamse regelgeving en het zogenaamde ‘normenboek’ bepalen welke documenten nodig zijn en waaraan die documenten moeten voldoen. Bovendien kunnen gemeenten bijkomende informatie vragen als zij dat nuttig achten. Gemeenten hebben 30 dagen de tijd om na te gaan om een dossier ontvankelijk en volledig is. Het is daarom normaal dat een gemeente pas aan het einde van de termijn vertelt of een dossier al dan niet ontvankelijk en volledig is.

Het is natuurlijk ieders recht om een aanvraag in te dienen wanneer hij of zij wil, maar als veel aanvragen op hetzelfde moment worden ingediend, dan gebruiken gemeenten de ontvankelijkheids- en volledigheidstermijn soms om de werkdruk wat te spreiden. Dat is verdedigbaar omdat gemeenten moeilijk personeel in dienst kunnen nemen louter voor dergelijke piekmomenten. Een bekend piekmoment is dat architecten aanvragen indienen net voor het zomer- of kerstverlof of net voor een verstrenging van de regelgeving. Architecten kunnen dus ook een bijdrage leveren door bij voorkeur niet op deze momenten een aanvraag in te dienen.

De normenboeken zijn best complex. Hier rust een taak bij de Vlaamse overheid om deze zo gebruiksvriendelijk mogelijk op te maken. En ook het Omgevingsloket zelf blijft complex, zelfs voor professionelen als architecten. Hier kan de Vlaamse overheid een bijdrage leveren door het loket nog intuïtiever te maken en ‘wizards’ uit te werken die je door de aanvraag loodsen. Ook architectenbureaus zélf kunnen inspanningen doen, bijvoorbeeld door ervaring op te bouwen in het correct indienen van aanvragen. Gemeenten steken nu veel tijd in begeleiding om aanvragen in één keer juist in te laten dienen, zelfs als de aanvraag wordt voorbereid door professionelen zoals architecten. 

Tot slot: een project waarvan de aanvraag maar met hangen en wurgen wordt goedgekeurd kan duiden op een gebrek aan draagvlak. Het kan dan nuttig zijn om meer energie te steken in een goed vooroverleg, zodat wél een breed gedragen project wordt ingediend.