Betere dienstverlening voor de bevolking, dat is in Wijnegem het doel van de nieuwe organisatie die de managementteams van gemeente en OCMW samen voorbereiden onder leiding van de secretarissen en met begeleiding van de VVSG.
‘Bij het woord inkantelen voel ik me niet goed,' zegt de Wijnegemse gemeentesecretaris Mil Sysmans. 'Het klinkt denigrerend voor het OCMW wanneer het inkantelt in de gemeente. Mijn collega OCMW-secretaris Leen Nagels heeft er evengoed voor gekozen een bedrijf te leiden en daarom zijn de managementteams van onze even grote organisaties als evenwaardige partners aan dit traject begonnen.'
'De belangrijkste hefboom om dit traject succesvol te volbrengen is vertrouwen,' vult Leen Nagels aan. 'Het gezamenlijk managementteam heeft op verschillende manieren wederzijds vertrouwen gewonnen en gegeven, nadat de raden de conceptnota eind 2015 al hadden goedgekeurd. De beslissing om als evenwaardige partners samen te gaan bracht een zekere rust in de besturen tot stand. Een rust die je nodig hebt om constructief samen aan de slag te kunnen gaan.'
Begin 2016 koos Wijnegem voor procesbegeleiding door Annick Vanhove van de VVSG, met een startdag in mei 2016. 'Daar hebben de tien mensen in de managementteams afgesproken dat ze eerlijk en open met elkaar willen communiceren. In verschillende oefeningen hebben ze de kwaliteiten van hun eigen organisaties verwoord, en benoemd welke elementen ze willen achterlaten en welke ze zeker in de toekomst willen meenemen,' zegt Annick Vanhove die op die dag ook dieper inging op verschillende veranderstijlen. Hiervoor hanteerde ze het model van de veranderkleuren volgens Léon de Caluwé. 'Van alle managementteam-leden kwamen we te weten welke hun favoriete veranderstijl is en op welke veranderstijl ze eerder allergisch reageren. De oefening leverde veel begrip op voor elkaar. Dankzij de kleuren konden de managementteamleden makkelijker spreken over wat veranderen voor hen betekent en hoe iedereen daar anders op reageert. Ook besefte het gezamenlijke managementteam dat ze alle verschillende veranderstijlen nodig hebben om het traject richting samengaan tot een goed einde te brengen.'
De secretarissen zijn blij dat ze in die eerste fase niet meteen in de actie geschoten zijn door bijvoorbeeld een gezamenlijk organogram op te stellen. Leen Nagels: 'Omdat we rustig de tijd hebben genomen om het vertrouwen op te bouwen, kon het gezamenlijk managementteam samen een stevig draagvlak vormen.' De onderlinge loyauteit groeide. 'Dat voelden alle medewerkers en zelfs de politici,' zegt Mil Sysmans die van buitenstaanders hoorde dat medewerkers van gemeente en OCMW anders over elkaar begonnen spreken.
Na de startdag volgden nog twee intense werkdagen. In groep bedachten de managementteams hoe de organisatie er over vijf jaar zou uitzien en welke bouwstenen ze nodig hadden om de gewenste toekomst te realiseren. Met deze kritieke succesfactoren werd een jaarplanning opgesteld. Sinds vorige zomer komen beide managementteams bijna maandelijks samen. Daartussen houdt Annick Vanhove telkens een debriefing met de twee secretarissen: 'Het eigenaarschap van dit verandertraject ligt bij hen. Zij dragen samen de verantwoordelijkheid.' De secretarissen van Wijnegem zijn het erover eens: 'Zonder deze begeleiding stonden we niet zo ver als waar we nu al zijn. De procesbegeleider zorgt dat de gesprekken constructief verlopen. En wanneer de gemoederen al eens verhit geraken, vertaalt zij wat de leden van de managementteams bedoelen.'
De voorbije maanden is het gezamenlijke managementteam aan de tweede fase begonnen. Al in oktober 2016 koppelden ze de eerste resultaten van hun werkzaamheden – een missie en visie voor het eengemaakte bestuur – terug naar diensthoofden en de politici. Na nog wat bijsturing werden de nieuwe missie, visie en waarden in februari 2017 goedgekeurd. Eind maart 2017 organiseerde het managementteam vier sessies waarin de medewerkers zelf een invulling konden geven aan de waarden die de nieuwe organisatie vooropstelt. Deze sessies verliepen in gemengde groepen – gemengd op het vlak van gemeente en OCMW en ook gemengd over de diensten heen. Die mengeling werd door de medewerkers enorm geapprecieerd. De medewerkers konden ook volop vragen stellen over het traject en hun bezorgdheden en bekommernissen uiten.
Op 19 mei 2017 was er voor het eerst een gezamenlijk personeelsfeest. Om hun ambities voor de nieuwe organisatie met het personeel te delen maakte het gezamenlijke managementteam een filmpje. Daarin gebruikt het de metafoor van het gebouw om het traject van beide organisaties uit te leggen. Want voor gemeentesecretaris Mil Sysmans is het alsof Wijnegem aan een nieuw huis bouwt: 'En dan neem je ook eerst de tijd om de nieuwe funderingen te leggen.' Die funderingen hebben ze volgens Leen Nagels in 2016 gelegd met de nieuwe missie, visie en waarden: 'Sinds we die hebben, bouwen we voort aan het huis.' Collega Sysmans vult haar aan: 'Het is voor alle partijen een verademing om te kunnen werken aan iets waarvan je voelt dat het beter wordt.'
Ondertussen is Wijnegem gestart met de derde fase die zich toelegt op het uittekenen van een nieuw dienstverleningsconcept en het opbouwen van een nieuwe organisatie. Dat doen beide secretarissen samen met de diensthoofden en medewerkers. Met de politici zal er nog een debat over de kerntaken worden gevoerd.
Het kleine Wijnegem telt geen 10.000 inwoners maar heeft wel een zwembad, een muziekacademie, een woonzorgcentrum en thuisdiensten. Beide organisaties zullen op termijn een sterker bestuur vormen waarin de sociale dienstverlening verweven zit met de gemeentelijke taken, zodat voor iedereen de drempel voor het vragen naar hulp lager wordt. In een eengemaakt en daardoor groter bestuur (200 à 250 VTE) wordt het bovendien gemakkelijker in te spelen op de pensioneringsgolf en kun je de werkdruk beter spreiden.
