Wim Van Roy (De Wakkere Burger):
- Wordt hier de kern als kern van 1 adviesraad gezien of eerder de kern van alle adviesraden binnen het lokaal bestuur?
In het ‘toekomstmodel’ dat werd gepresenteerd verwijst de kern inderdaad naar een bestuurs- of coördinatieorgaan van één adviesraad. Maar je zou het ook kunnen bekijken als de spil van een samenwerking/fusie van een aantal raden: bv. als de kern van een vrijetijdsraad waar een werkgroepen of deelraden cultuur, jeugd… als satellieten rond bewegen.
- Ik kan mij voorstellen dat er in steden en gemeenten ambtenaren zijn die zich wat ongemakkelijk voelen bij adviezen. Hoe ga je daar mee om? / Wat kan/mag de rol vd schepenen zijn? En bij uitbreiding de relatie/communicatie met GR-leden, politieke partijen?
Vanuit democratische principes zou je ervan moeten uitgaan dat de GR heel goed op de hoogte is van de output van de adviesraden. Zo is de adviesraad meer dan een pingpongspel tussen de schepen en de adviesraad. Als je als ambtenaar de taak krijgt om het advies uit te schrijven, denk ik dat dat logischerwijs eerder bij de adviesraad ligt. Andere ondersteuning kan natuurlijk wel, zoals het verslag maken. Anderzijds kunnen de mensen deze taak ook zelf opnemen. Het bepalen van de inhoud van het advies zou wel steeds een taak moeten zijn voor de leden van de adviesraad. Te veel inhoudelijke sturing door beleidmakers zou leiden tot een zinloos spelletje “adviseer jezelf”.
- Hoe zie je de samenstelling van zo'n kern? En zie je hierin ook een rol voor ambtenaren?
Zo’n kerngroep hoeft in feiten niet veel te verschillen van wat nu de voortrekkers en de bestuursleden zijn. Het is natuurlijk handig om een vaste groep gemotiveerde mensen hebt die wel een engagement op langere termijn aangaan, zodat zij ook het overzicht behouden. Zoek hier misschien een minimum aan representativiteit, dat het niet te veel dezelfde strekking is. Voor de rest zou ik hier niet te veel voorwaarden aan hechten. De rol van de ambtenaar zou zich daarbij toespitsen op administratieve ondersteuning, inhoudelijke informatie aanleveren… eventueel zelfs het correcte vergaderproces wat bewaken (gericht op een duidelijke en gedragen besluitvorming), maar inhoudelijke sturing van de adviezen zou moeten vermeden worden.
- Moet je voor die nieuwe "raden" ook reglementen opmaken die zeer formeel opgesteld zijn zoals bij de oude adviesraden?
De vraag is of er bij de oude adviesraden zeer uitgebreide reglementen nodig waren. Ik denk dat het veel belangrijker is dat de mensen die betrokken zijn bij die raad, los van alle regeltjes, wel een soort visietekst hebben waarin staat vanuit welke principes ze vertrekken. Denk bijvoorbeeld aan openheid, laagdrempeligheid,… Het is volgens mij belangrijker om de principes te duiden van waar je naartoe wilt dan discussies over afspraken zoals ze hebben een dag te laat geantwoord enzovoort.
- Verandering begint bij alle contactambtenaren die een adviesraad beheren, zijn er voorbeelden van zulke interne trajecten die eerst intern alle neuzen in dezelfde richting zet? zodat ze opnieuw de meerwaarde zien van adviezen en hoe we er moeten mee om gaan?
De grote voorbeelden die ik daarnet gegeven heb zoals Herentals, hebben inderdaad wel een bredere oefening gemaakt. Dit gaat niet alleen over adviesraden. Als je nadenkt over de hervorming van adviesraden, zou ik dit altijd koppelen aan andere participatiekanalen. Kijk dan naar het bredere participatieplaatje.
- In welke mate speelt het Cultuurpact voor dergelijke kern enerzijds en de bredere/tijdelijke fora anderzijds?
Dat cultuurpact is natuurlijk nog steeds van kracht voor de materies cultuur, jeugd en sport. Maar zo lang er geen ideologische/filosofische strekking uitgesloten wordt, zou dat in de praktijk geen probleem mogen opleveren. Voelt er zich toch iemand miskend, kan je nog in gesprek gaan, die toch mee opnemen in dat bestuur…
Eric Eurlings (Lanaken)
- Hoe zorg je ervoor dat niet-digitale mensen betrokken worden?
Men kan zich gewoon inschrijven op het forum. Daarvoor zijn geen digitale kanalen nodig. In ons maandelijkse L-magazine staat de nodige info over het forum om deel te nemen.
- Hebben jullie externe ondersteuning gekregen bij dit traject?
We hebben veel opgestoken bij De Wakkere Burger en andere lokale besturen zoals Nazareth. Mijn 39-jaar ervaring zorgde er ook voor dat ik er al wat van wist, in samenwerking met mijn collega’s.
- Komt het advies op vraag van het college of de raad of de ambtenarij?
Op vraag van het college maar vooral op eigen initiatief! Dan moet de gemeente daarin meegaan en wordt het digitaal platform open gesteld.
- Uit hoeveel leden bestaat dat cultuurforum?
Dat varieert van keer tot keer.
- Kan je iets meet vertellen over de dorpsaanspreekpunten?
Daar zijn we deze week mee gestart. Dat is een aansluiting van de ambtenaar die aanwezig is bij het wijkrestaurants. Wij hebben in alle deelgemeentes een wijkrestaurants, minstens elke week. Daar is er tussen half 1 en half 2 een ambtenaar van de gemeente als aanspreekpunt aanwezig, waarbij alle inwoners welkom zijn om vragen te stellen en voorstellen te doen. De ambtenaar verzamelt die zaken en gaat kijken hoe hij die kan beantwoorden. Wij hadden zo recent twaalf cases: vragen, voorstellen, suggesties… Wij vonden dat een goed resultaat. Dat is zeker een meerwaarde voor kleinere deelgemeenten, waar het gemeentehuis soms wat afgelegen is. We kijken nu hoe het verder gaat, maar in ieder geval is het goed gestart.
- Hoe groot is de ambtelijke ondersteuning van de kernraad?
Er wordt één administratieve kracht aangeduid die het forum mee gaat ondersteunen.
- Het forum, dat is nog niet fysiek samengekomen?
Nee, 19 januari is de eerste keer.
- Zou dat dan versnellend of vertragend werken bij je collega’s?
Meestal wordt het advies veel te laat gevraagd. Dan begint men pas na te denken als men de GR al aan het samenstellen is. De mensen moeten voldoende tijd krijgen om degelijk advies te formuleren. De ambtenarij kan de politici motiveren om tijdig de nodige documenten te bezorgen.
- Wie beslist er wat er uiteindelijk op het forum komt?
De kernraad moet dat beslissen. Dat is geen rol van de politiek. De politiek bepaalt niet wat er op de agenda komt van het forum. Het kan ook niet zijn dat de politiek zegt wat er op het forum moet gebeuren. Als je participatie organiseert, moet je het ook goed doen, anders heeft het geen zin.
- Hoe kijk je naar de man/vrouw verhouding?
Op het moment dat je aangeeft dat je zoekt naar max 2/3 van één geslacht, en je het niet kunt verwezenlijken, is het toch absurd om te zeggen dat het advies niet geldig is omdat er niet aan de voorwaarde is voldaan. (Het decreet lokaal bestuur verplicht dit echter wel). Maar het forum is een niet-verplicht orgaan, wat meer soepelheid geeft.
- Zijn de budgetten samengevoegd?
Ja.
Pieter Bracke (Wetteren)
- Ik heb ergens in het handboek Burger en Bestuur gelezen dat adviesraden vaak een eigen leven zijn gaan leiden en gebruikt worden als platform voor het organiseren van allerlei activiteiten, maar bijgevolg zijn vele adviesraden hun essentiële taak van beleidsadvisering uit het oog verloren. Hoe kijkt u naar die ontwikkeling? Moeten adviesraden enkel adviseren of morgen ze gebruikt worden als platform voor participatie en meer?
Ik denk dat het genuanceerd is: binnen die wetteraden kiezen wij voor puur advies, maar anderzijds is er vanuit de wetteraad sport een werkgroep actief geweest rond het uitstippelen van een loopomloop. Dat is dan eigenlijk een soort co-creatie. In dat opzicht moet dat kunnen. Als het gaat over het organiseren van evenementen, dan vind ik dat zeker niet de taak van een participatieorgaan, tenzij dat het een gelegenheid is om mensen toe te leiden naar het adviesorgaan.
- Wie 'verkiest' die kern, hoe zorg je ervoor dat mensen met gezochte profiel ook daadwerkelijk in die kern zitten? / Worden deze Wetterraden ook goedgekeurd door de GR, net zoals dat bij klassieke adviesraden het geval is? Of hoeft dat niet?
Nee, het principe van onze wetteraad zit in ons participatiereglement gevat, en de samenstelling van een wetteraad wordt niet goedgekeurd door de GR. De reden daarvoor is, is dat de samenstelling moet fluctueren op korte termijn. Iemand kan een half jaar lid zijn en er dan uitstappen. Als je dat wil laten vastleggen door de GR, krijg je snel een vaste groep en wordt de drempel heel groot.
- Hoe pak je dan de mensen van die "oude" AR mee?
Die komen er niet automatisch in verwerkt, maar werden wel allemaal uitgenodigd. Toen de adviesraden aan hun laatste vergadering bezig was, zijn we er langs gegaan om de nieuwe werking toe te lichten. Toen hebben velen zich geëngageerd om in de wolk terecht te komen.
- Hoe onderhouden jullie het 'inschrijvingsformulier'? M.a.w. hoe blijven jullie de nieuwe instroom garanderen/opvolgen opdat je later ook nog mensen actief kan aanspreken?
Het belangrijkste is, denk ik, dat we op momenten zoals gisterenavond eigenlijk elk jaar een stuk terugkijken naar wat we nu gedaan hebben en onszelf in de spiegel kijken. Gisterenavond ging het daarover: hoe breiden we de wolken uit, hoe betrekken we jonge gasten uit een andere culturele achtergrond,.. Zo zijn er nu een aantal activiteiten gepland. De inhuldiging van die loopomloop waar ik het daarnet over had, zal aangegrepen worden als een soort moment om de werking van de Wetteraad in de kijker te zetten. We gaan niet zomaar reclame maken voor de Wetteraad, we willen dat telkens koppelen aan een inspraakmoment of de inhuldiging van iets dat gelieerd is aan een werkgroep. Dus evalueren en dan inplannen van oké goed, het komende jaar gaan we die acties doen om die doelen te behalen.
- Vanuit welke vroegere raden kwam het meeste weerstand tegen hervorming? of was er nergens (grote) weerstand?
Eigenlijk, de weerstand was er in het begin bijvoorbeeld vanuit de seniorenraad. Die hebben op een bepaald moment brieven gestuurd naar de schepenen, de burgemeester en naar mij. Ik heb dan de voormalige voorzitter uitgenodigd om te komen luisteren naar het startmoment van de wetteraad cultuur. Wij hebben daar heel goed uitgelegd van kijk, er zal voor de senioren nog één of twee keer per jaar een netwerkmoment georganiseerd worden. Maar wij vinden het veel belangrijker dat de senioren zich verdelen over de wetteraden en daar onmiddellijk de belangen van de senioren kunnen behartigen. Dat lijkt ons veel belangrijker dan dat alle groepen apart voor eigen kerk aan het preken van. Ondertussen hoor ik daar geen kritiek meer van. Er zijn natuurlijk wel nog maar twee Wetteraden, waardoor we momenteel even in een leemte zitten. Enkele adviesraden staan nu dus wel on hold. Die mensen zijn wel aan het schreeuwen om zo snel mogelijk met een Wetteraad te mogen starten.
- Welke rol neemt de administratie op in de wetteraden? Enkel praktisch ondersteunend? Of enkel inhoudelijke ondersteuning (met of zonder mee schrijven aan advies)? Of iets daartussen?
Inhoudelijk niet. Praktisch, een beetje maar we proberen ook op praktisch vlak zoveel mogelijk de bal in het kamp te leggen van die kerngroep. Nu met corona zorg ik soms wel voor een hele grote zaal om toch te kunnen vergaderen, maar eigenlijk is het ook niet erg als ze gewoon op café gaan vergaderen. Het is vooral coachen, en ervoor zorgen dat de principes van de Wetteraad nageleefd worden. Dat de drempel om deel te nemen laag genoeg blijft, soms wat aansturen van van waar komt dit idee juist, is hier een inspraakinitiatief voor geweest of is dit gewoon uit enthousiasme,…
- Bij wie ligt de selectie van de leden van de raden (goedkeuring/verwerping van de kandidaturen ?)
In principe beslissen wij dat niet. Wij proberen heel goed toe te lichten wat we verwachten van mensen in de kerngroep, we maken het heel duidelijk dat als je heel eigen ideeën hebt, dat je er dan eigenlijk niet op uw plaats zit. Wij hebben heel goed geduid wat het profiel is, in de hoop dat de mensen wat zouden nadenken of het wel iets voor hun is. Bij sport zijn we gestart met zes en ondertussen zijn we met negen. Bij cultuur hebben we de oprichting van de kerngroep even on hold moeten zetten, maar voor de rest moeien wij er ons niet mee.
- Het lijkt nu vooral een verhaal tussen burgers en administratie? waar zit het politiek bestuur in dit verhaal? college en GR?
De politiek staat er heel positief tegenover, maar dat heeft wel lang geduurd. Op het moment dat je de adviesraden afschaft, komt er wel wat stof opwaaien. In het begin was er wel wat weerstand, maar ondertussen zien ze dat het werkt. De relatie is beter dan vroeger, omdat er vroeger ook vanuit de adviesraden heel formeel contact verwacht werd. Terwijl het nu allemaal veel losser verloopt. Dat verloopt dan via mij of via een ambtenaar, en wij geven dan gewoon feedback van het college heeft dit of dat gezegd. Het feit dat ze heel kort op de bal mee zijn met wat er juist gebeurd, zorgt ook voor een betere relatie.
- Komt er bij deze raden een burgerbudget kijken? Hoe wordt dat dan ingezet?
Wij hebben in Wetteren een budget om te experimenteren met burgerparticipatie, en dat budget wordt daarvoor gebruikt. Dat is eigenlijk gewoon een grote zak geld, en bij elk project moet er wel afgewogen worden of we er geld van gaan gebruiken. Maar we hebben het nog niet opgebruikt.
- Hoe organiseer je de communicatie om de Wetterraad bekend te maken bij een zo groot mogelijk publiek? naar verenigingen, gemeentelijke communicatie,...?
Het is heel spijtig dat corona er een serieuze stok voor gestoken heeft, maar het inspraak moment over het meerjarenplan en de opstart van de wetteraden, daar hebben we wel redelijk wat middelen tegenaan gegooid. We zijn in zee gegaan met een communicatiebureau, we hebben Maak Mee Plan W laten ontwikkelen, we hebben filmpjes gemaakt van doorsnee wetteraars die hun mening verkondigen, we zijn op facebook geweest,… We hebben er veel buzz rond gemaakt en met succes. Dat heeft gewerkt en je kon daarna ook nog via de website mee participeren en je opgeven voor een wetteraad. Op dit moment is de communicatie vooral via facebook en de nieuwsbrief enzo, maar communicatie is zeker nog een werkpunt. Dat is ook één van de zaken die gisterenavond nog aan bod kwam: wie neemt de communicatie op zich binnen de kerngroep, wat is de relatie met de gemeentelijke communicatiedienst,… Dat moet nog uitgeklaard worden.
Ine Plovie (Brugge)
- Wordt de positie van voorzitter ingevuld door een ambtenaar of door een burger?
De voorzitter is altijd een burger. Soms zijn het vertegenwoordigers van verenigingen. Er is één adviesraad waarbij de voorzitter een schepen is, maar die hebben we bewust niet meegenomen in het traject omdat dat geen onafhankelijke adviesraad is. Bij ons is het belangrijk dat de voorzitter van de adviesraad een onafhankelijke burger is die samenwerkt met iemand die intern in de administratie is die een soort neutrale tussenpersoon is tussen de adviesraad en het bestuur.
- Hoe onafhankelijk is een adviesraad in zijn dagelijks werk van de ambtenaren?
Je merkt dat dat vrij divers is. Een aantal vragen heel sterk ondersteuning van de ambtenaren bv het schrijven van het verslag. Ik ben daar iets minder voorstander van. Ik vind dat de adviesraad die rol zelf wat onafhankelijker moet opnemen. De gouden driehoek vind ik heel belangrijk: dat iedereen zijn rol daarin opneemt.
- Krijgen leden van een adviesraad een vergoeding voor hun deelname?
Op het moment dat we alle adviesraden samenbrachten, hebben we een bedankje voorzien. Het was niet evident om alle adressen van alle leden te krijgen om een bedankje te sturen, dus eigenlijk hebben enkel de aanwezige leden een bedankje gekregen.
- Een speciaaltje: adviesraad in een faciliteitgemeente; wie zou de vertaling op zich moeten nemen: de vrijwillige burgers of de administratie?
Hier kan ik niet op antwoorden, ik ben onvoldoende vertrouwd met de context en gevoeligheden van een faciliteitengemeente (doet de gemeente dit voor andere processen ook of net niet?). Ik zou als administratie hierin zoveel mogelijk de lijn volgen van de andere dienstverlening (en hier alleen van afwijken als het doel belangrijker is dan deze regel, bijv. als bepaalde informatie zeker een extra grote groep moet bereiken zoals bij coronamaatregelen).
- Is de ondersteuning van de contactpersoon/ambtenaar bij al jullie diverse adviesraden vergelijkbaar? Bij ons merken we hier verschil in.
Elke adviesraad is anders en dus ook de rol die de ambtenaar hierin opneemt. Persoonlijk vind ik het belangrijk dat er gekeken wordt naar de sterktes van de voorzitter en andere bestuursleden en waarin de ambtenaar daarin aanvullend kan zijn. Veel hangt natuurlijk ook af van de sterktes van de ambtenaar zelf en hoe de rol initieel geformuleerd werd (bijv. als secretaris (die dus ook verslag neemt) of aanspreekpunt). Wanneer je een traject opstart voor adviesraden leg je deze rolverdeling best voor ter bespreking bij de interne contactpersonen en de voorzitters.
Basisrollen van de ambtenaar blijven natuurlijk ook:
- ogen en oren in de eigen organisatie en proactief dossiers signaleren (in overleg met de projectverantwoordelijke) die mogelijk van belang zijn voor thema of doelgroep
- doorgeefluik informatie tussen adviesraad en schepencollege en omgekeerd
- (actief) opvolgen of adviesvraag al dan niet beantwoord werd of feedback kreeg vanuit beleid
- Neutrale opstelling tussen adviesraad en beleid (neemt niet weg dat ambtenaar ook zelf nog een afzonderlijk advies kan geven op een dossier dan niet noodzakelijk gelijk is aan dat van de adviesraad).
