In tegenstelling tot wat geldt voor de gemeente- en OCMW-raad is er wettelijk heel weinig geregeld over de collegevergaderingen en de vergaderingen van het vast bureau. Wel moeten college en vast bureau een huishoudelijk reglement vaststellen waar ze de werkingsregels afspreken. Enkele belangrijke principes:
Het college van burgemeester en schepenen vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren dat vereisen. De burgemeester is voorzitter van het college en roept het college samen. In spoedeisende gevallen kan de burgemeester ook buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij/zij bepaalt. Dit alles geldt ook voor het vast bureau.
Ook al bestaan het college en het vast bureau uit dezelfde personen, toch kan men strikt gezien beide vergaderingen niet door elkaar afwerken. Ze kunnen wel aansluitend plaats vinden. In dat geval werkt men ook het best met een gelijktijdige oproeping voor beide vergaderingen. Het gaat echter om besloten vergaderingen, dus is het vooral belangrijk dat er aparte notulen zijn. Zodat de juiste beslissingen binnen elke rechtspersoon genomen worden.
Het is niet verplicht om met een agenda te werken. VVSG adviseert om dat wel te doen en om de agenda tijdig te bezorgen aan de leden van het college. Zo kan de vergadering door ieder lid goed voorbereid worden. Opgelet: want als men met een agenda werkt, dan is dat een bestuursdocument. Raadsleden kunnen die agenda dan opvragen en er vragen over stellen. Ook de burgers kunnen de agenda dan opvragen, maar die inzage is niet absoluut. Voor burgers gelden de uitzonderingen op de openbaarheid van bestuur die ingeschreven zijn in het Bestuursdecreet (art. II.33 e.v.).
In tegenstelling tot een raadsvergadering zijn de vergaderingen van het college en vast bureau nooit openbaar. Dat betekent dat enkel de leden (en de algemeen directeur) aanwezig kunnen zijn. Uiteraard kan er wel een derde (bv. een expert) uitgenodigd worden om toelichting te geven over een bepaald punt. Die derde kan echter nooit deelnemen aan de bespreking en de stemming. In sommige colleges nodigt men de raadsvoorzitter uit wanneer de bespreking gaat over de punten die op de volgende raad moeten komen. Dat is geen verplichting.
Als voorzitter van het college en vast bureau leidt de burgemeester de vergaderingen. Zo is het de taak van de burgemeester de vergaderingen te openen, te sluiten, te schorsen en te heropenen. Er moet een meerderheid van leden aanwezig zijn om geldig te kunnen vergaderen.
Elk te bespreken punt wordt kort toegelicht waarna het debat over start. Belangrijk is dat het college een collegiaal orgaan is en dus collegiaal beslist. Collegiaal beslissen betekent niet dat er per definitie consensus moet zijn. De meerderheid beslist. Maar het is een verstandig uitgangspunt om binnen het college en vast bureau naar unanimiteit te streven. Goede gesprekken en verstandhoudingen binnen het college zijn dan ook erg wenselijk. Collegiaal beslissen wil zeggen dat het college de bevoegdheden op collectieve wijze (dus samen) uitoefent. Een schepen heeft individueel geen eigen bevoegdheden. Er kan wel een taakverdeling zijn maar die is intern en geeft een schepen geen enkele juridische macht.
De wijze van stemmen is uitdrukkelijk geregeld (het principe is mondelinge stemming en nood aan een volstrekte meerderheid) en is gelijkaardig zoals er gestemd wordt in de raad. Maar toch zijn enkele belangrijke verschillen met hoe er in de raad gestemd wordt:
Veelgestelde vragen over de collegevergaderingen
