Uitwisselen van persoonsgegevens in het kader van de ondersteuning van gezinnen – mogelijkheden bij Opgroeien

Je kan, als lokaal bestuur (gemeente en/of OCMW), persoonsgegevens consulteren uit de Groeipakket-databank van het agentschap Opgroeien. Meer concreet: Op basis van rijksregisternummers, kan je voor een bepaald tijdstip of periode gegevens bevragen, bijv. of deze kinderen/begunstigden het basisbedrag of andere toeslagen uit het Groeipakket ontvangen zoals een sociale toeslag, een selectieve participatietoeslag (schooltoeslag), een zorgtoeslag of … en dit voor alle tegemoetkomingen in het Groeipakket.

De gemeente en/of OCMW kan dan aan de gezinnen of jongeren die voorkomen op deze lijsten, een extra toelage of een korting toekennen of een andere dienstverlening aanbieden, gekaderd binnen het lokale gezinsbeleid.

Het gemeentebestuur (college van burgemeester en schepenen) en/of het OCMW (Raad voor Maatschappelijk Welzijn of Vast Bureau) neemt een beslissing waarin bepaald wordt wat men wil doen en in welk kader.

Binnen een gemeente kan dit volledig ter harte genomen worden door het gemeentebestuur, dan is uiteraard alleen het gemeentebestuur betrokken partij. In andere gemeenten, zal ook het OCMW betrokken worden, bij bepaalde zaken. Dan is het vaak handiger dat beide rechtspersonen betrokken zijn en dat er beslissingen genomen worden cfr. de taken die ieder opneemt.

De volgende elementen moeten zeker voorkomen in deze beslissing:

• Het moet passen in een lokaal gezinsbeleid (dat past in een ruimer lokaal sociaal beleid)
• Er moet concreet omschreven staan voor welke doelgroepen men iets wil doen en uiteraard moet precies de doelgroep omschreven worden die je op het oog hebt bij een uitwisseling met Opgroeien.
  Vb. alle gezinnen met kinderen in de leeftijd van 3 tot 18 jaar
• Er moet omschreven worden welke gegevens men precies wil consulteren via Opgroeien.
  Vb. alle kinderen in de leeftijd van 3 tot 18 jaar, die een sociale toeslag ontvangen
• Er moet bepaald worden op welke datum of voor welke periode men de gegevens wil consulteren en daarvoor moet een motivatie omschreven worden.
  Vb. alle kinderen in de leeftijd van 3 tot 18 jaar die een sociale toeslag ontvangen hebben in januari 2023
• Er moet bepaald worden met welke frequentie men deze gegevens wil consulteren: eenmalig/periodiek/permanent en dat moet ook gemotiveerd worden.
• En dan moet uiteraard concreet omschreven worden welk voordeel (toelage, korting, dienstverlening, …) men wil toekennen aan deze kinderen/gezinnen.

Het mag een beslissing zijn waarin alleen dit gegeven voorkomt of het kan ook een ruimere beslissing zijn waarin bijv. aan een aantal doelgroepen een bepaald voordeel toegekend kan worden (en waarbij je, voor een bepaalde doelgroep, deze uitwisseling met Opgroeien wenst).

Ter gelegenheid van deze beslissing, kan ook al ineens, desgevallend, een goedkeuring verleend worden aan het protocol dat moet afgesloten worden met Opgroeien. Inherent aan de AVG-regelgeving, kan er natuurlijk niet zomaar een uitwisseling van persoonsgegevens gebeuren. Er moet hiervoor een protocol tussen overheden afgesloten worden.

Als er ook nog een uitwisseling van bepaalde lijsten met gegevens van inwoners van de gemeente moet gebeuren tussen het gemeentebestuur en het OCMW, moet er ook daarvoor een protocol gesloten worden.

Het gemeentebestuur en/of het OCMW sluit(en) een protocol met Opgroeien waarbij het besluit van het college van burgemeester en schepenen/de Raad voor Maatschappelijk Welzijn/het Vast Bureau wordt gevoegd en waarin alle nodige zaken ingevuld en dus afgesproken worden.

Om het gemakkelijker te maken voor de lokale besturen, hebben de VVSG en het Opgroeien alvast een voorbeeld-protocol opgemaakt. Als lokaal bestuur, kan je dit verder invullen. Best is er ook nog overleg, (per e-mail), tussen de DPO’s van de beide organisaties opdat je tot een voorstel-protocol komt dat de goedkeuring wegdraagt van beiden.

Want officieel moet er uiteraard ook een advies zijn van de data protection officer (DPO), of, in het Nederlands, de functionaris gegevensbescherming (FGB) van de gemeente en/of het OCMW en Opgroeien.

Als er een advies is van de 2 of 3 DPO’s en als het lokaal bestuur zijn goedkeuring heeft gegeven over het protocol kan dit getekend worden en bezorgd worden aan Opgroeien (via groeipakket@opgroeien.be).

Je ontvangt dan een getekende versie terug.

Als er nog vragen zijn i.v.m. deze (technische) werkwijze, kan je je richten tot Opgroeien, via groeipakket@opgroeien.be.

De technische uitwisseling verloopt via MAGDA (MAximale GegevensDeling tussen Administraties).  In Vlaanderen zorgt MAGDA ervoor dat alle instanties met de juiste machtiging toegang hebben tot de authentieke bronnen van de overheid. MAGDA biedt hiervoor een elektronisch dienstenpakket aan en garandeert dat de gegevens veilig en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of -in het Engels- GDPR uitgewisseld worden. 

De MAGDA-dienst ‘GeefKindVoordelen’ kan op twee manieren gebruikt worden.  Beide manieren kunnen ook allebei gebruikt worden door een afnemer. 

Manier 1: Het is mogelijk om door je IT-dienst of IT-leverancier een koppeling te laten maken met de applicaties van de gemeente en/of OCMW om zo de eigen processen te automatiseren.  Hier vind je meer informatie over een dergelijke API-koppeling met MAGDA. 

Als bestuur doe je zelf de aanvraag tot aansluiting op MAGDA.  Het getekende protocol met eventuele bijlage(n) dient bij de aansluitingsaanvraag te worden gevoegd.  Ook wanneer je, als bestuur, reeds gebruik maakt van MAGDA, dient de aanvraag voor gebruik van het “Domein Gezin” via dezelfde procedure gedaan te worden. 

Manier 2: Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om de gegevens rechtstreeks in een internetbrowser op te vragen via de kant-en-klare webtoepassing MAGDA Online.  Hier vind je meer informatie, met screenshots en een instructiefilmpje.  Deze gebruiksvriendelijke webtoepassing maakt momenteel enkel bevragingen mogelijk voor één kind of één begunstigde tegelijkertijd.  De mogelijkheid om ook lijstbevragingen aan te bieden, waarbij in één keer de gegevens voor een lijst van kinderen/begunstigden kunnen worden opgevraagd en de resultaten van deze bevraging kunnen worden geëxporteerd, wordt momenteel onderzocht.  Indien je hierin interesse hebt, kan je dat laten weten via de service desk van MAGDA Online. 

Als bestuur doe je zelf de aanvraag tot aansluiting op MAGDA Online.  Het getekende protocol met eventuele bijlage(n) dient bij de aansluitingsaanvraag te worden gevoegd.  Ook wanneer je, als bestuur, reeds gebruik maakt van MAGDA Online, dient de aanvraag voor gebruik van het “Domein Gezin” via dezelfde procedure gedaan te worden. 

Met vragen en suggesties m.b.t. MAGDA en MAGDA Online kan je terecht bij de service desk. 

Als je de beoogde doelgroep geconcretiseerd hebt, kan je nu starten.

Uiteraard moet hetgeen in het protocol overeengekomen wordt, nageleefd worden.