Hoe kan je circulaire criteria opnemen in jouw bestekken? Is er voldoende aanbod binnen het producttype om dit op te nemen in jouw bestek? Hieronder vind je een verkort stappenplan, wil je verdere informatie raadpleeg dan de website van Vlaanderen circulair.
Stap 1: De circulaire behoefte in kaart brengen
Hoe bepaal je nu wat er echt nodig is? Durf de behoefte te herdenken, bv. Heb je een stoel nodig of zitcomfort? Door minder aan te kopen en te delen, kan je namelijk direct besparen. Deze business case kan belangrijk zijn om anderen te overtuigen van een circulaire aankoop. Begin dus met het in kaart brengen van de reële behoefte én van de (raming) van de kosten tijdens de gebruiksduur.
Volgende analyses kunnen jou daarbij helpen:
- Eenvoudige herstelopties met garantie op wisselstukken
- Terugname van de producten bij einde gebruik (tegen een vooraf bepaalde waarde)
- Minder energiekosten door hogere efficiëntie
- Langere garantie op de gebruiksduur
- Gebruiken in plaats van kopen met impact op de budgetten en de cashflow
Stap 2: Circulaire ambities bepalen
Wat wil je concreet bereiken met jouw circulaire aankoop? Waarop wil je impact hebben? Binnen circulair aankopen zijn er namelijk verschillende ambities. Om dit te concretiseren maakte Vlaanderen Circulair een circulaire ambitiekaart op. Op deze manier kan je jouw focus bepalen in functie van de eigen doelen en in functie van de specifieke impact binnen een productgroep.
Stap 3: Ga in dialoog met de markt
Hoewel steeds meer producenten circulariteit omarmen, blijven de verschillende productopties vaak nog onbekend bij de aankopers. Net daarom is het zo belangrijk om met de aanbieders in dialoog te gaan. Eens je jouw behoefte en ambitie helder hebt, kan je dit ook efficiënt aanpakken. Bespreek volgende zaken om inzicht te verwerven:
- Welke circulaire producten en diensten zijn beschikbaar op de markt?
- Welke circulaire wensen en en eisen kunnen opgenomen worden in het bestek?
- Welke circulaire businessmodellen bestaan er op de markt en kunnen deze worden vertaald in een contract?
- Welke inspanningen moeten er aan de zijde van de aankopende organisatie genomen te worden om bij te dragen tot een circulaire oplossing (bijv. gebruikersattitude wijzigen met het oog op langere levensduur, processen invoeren om producten te herstellen in plaats van te vervangen door nieuwe, een betere scheiding van de afvalstromen etc.)?
- Moet er een partnerschap opgestart worden om samen te zoeken naar een circulaire oplossing voor het invullen van de behoefte van de gebruikers (co-creatie en innovatie)?
Stap 4: Specificeren en gunnen
De voorgaande stappen brengen je tot circulaire wensen en eisen (clausules) die opgenomen worden in een bestek. Hieronder vatten we enkele tips samen:
- Gebruik de verworven inzichten van de marktdialoog.
- Gebruik functionele specificaties bij circulair aanbesteden.
- Gebruik bestaande criteriadocumenten als inspiratie. Dergelijke clausules zijn al juridisch gedekt waardoor je tijd efficiënt kan gebruiken.
- Overweeg gunningscriteria die verder gaan dan de prijs. Kies ook voor objectief meetbare gunningscriteria
- Anticipeer wat er moet gebeuren bij de eindgebruikersfase
Stap 5: Uitvoering van het circulaire contract
Tijdens de uitvoering van het contract kan je de effectieve circulaire impact realiseren. Het is dan ook van belang om de afspraken goed op te volgen en te controleren.
We formuleren hieronder de 4 aandachtspunten bij de voorbereiding, onderhandeling, gunning en uitvoerig van een circulair aankoopcontract:
A. Transparantie over circulaire wensen en eisen bieden
Tracht een onderscheid te maken tussen (i) circulaire eisen die bewezen moeten worden bij de indiening van de offerte en (ii) die circulaire impact die kan gerealiseerd worden tijdens de uitvoering.
B. Verleg de focus van transactie naar partnerschap
Partnerschap is de nieuwe manier van samenwerking tussen aankopers en markt, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Communiceer duidelijk over de wensen en eisen die gelden tijdens het contract.
Als aankoper kan je er ook voor kiezen tussen een stimulerende en regisseurs rol. Dit wil zeggen ben je stimulerend door de vraag in de markt te stellen. Als regisseur neem je zelf de regie in handen door ketenpartners samen te laten werken om zo het project te doen slagen. Beide vergen een goede en open communicatie.
C. Organiseer structureel overleg tijdens de uitvoering van de opdracht
Je kan er hierbij voor kiezen om het overleg structureel vast te leggen, zo worden ook de gevolgen van het niet tegemoet komen aan deze voorwaarde vastgelegd.
D. Bepaal hoe je de circulariteit zal meten
Zoals bij stap 1 en 2 aangegeven is het belangrijk om binnen jouw lokaal bestuur circulariteit de definiëren en deze te vertalen in circulaire doelstellingen. Naast de ambitiekaart kan je ook de indicatorenkaart gebruiken om dit te verduidelijken. Daarnaast kan ook de GDCA-tool ondersteuning bieden hierbij.
Denk bij het opmaken van het contract al na over de manier waarop er met het product na gebruik zal gebeuren. Hoe vroeger hier rekening mee gehouden wordt, hoe beter er gezocht kan worden om de restwaarde als grondstof opnieuw in te zetten.
Voer na elk aankoopproject een sterkte-zwakteanalyse (SWOT-analyse) uit om inzicht te krijgen in hoe je het de volgende keer beter en sneller kunt aanpakken. Dergelijke evaluaties dragen bij aan het verankeren van circulariteit in het aankoopbeleid.
