De gemeente- en OCMW-raad mogen dan wel de democratische spil zijn van het lokaal bestuur. Een goed werkend lokaal bestuur heeft nood aan een goed college (en vast bureau). Meer dan een optelsom van de kwaliteiten van elk lid is het belangrijk om als ploeg goed te functioneren. Enkele tips:
Ook al betekent collegiaal beslissen niet dat er unanimiteit moet zijn, probeer toch zoveel als mogelijk consensus te zoeken. Luister naar elkaar, laat elkaar uitspreken, toets bij elkaar of je het goed begrepen hebt en probeer steeds begrip en respect te hebben voor ieder zijn standpunt. Probeer niet veroordelend te zijn en geef zelf ook eens toe. Wanneer ieder lid zich gewaardeerd voelt, zal sneller water bij de wijn gedaan worden en zal er vaak consensus zijn.
Is er toch verdeeldheid over een punt, dan kan het een tip zijn om eens te gaan kijken naar eerdere beslissingen die wel genomen zijn bij consensus en die kunnen helpen om ook nu de juiste richting te vinden. Bijvoorbeeld kan men gaan kijken naar wat gezegd is in het meerjarenplan, het coalitieakkoord, eerdere beleidsnota’s, etc..
Zorg ervoor dat gecommuniceerd wordt met één stem. Wanneer na dialoog een beslissing gevallen is, dan is het maar fair dat elke schepen die beslissing mee gaat verdedigen. Het kan helpen om duidelijk af te spreken wie voor welke communicatie het aanspreekpunt is voor de pers, de raadsleden en de burgers.
Wanneer er toch problemen opduiken rond collegialiteit, dan is het belangrijk om deze zo snel als mogelijk te benoemen en intern uit te klaren. Lukt dat niet zelf, dan kan het een tip zijn om een externe begeleider in te huren die het proces kan begeleiden om weer één ploeg te vormen. Wacht daar niet te lang mee.
Maak duidelijke formele vergaderafspraken
Gebruik het huishoudelijk reglement van het college om duidelijke vergaderafspraken te maken. Zo wordt het overleg geprofessionaliseerd. Dat zorgt niet enkel voor tijdswinst voor de leden, maar vooral ook voor betere beslissingen.
Wij raden aan met een agenda te werken en voor elk belangrijk agendapunt vast te leggen dat er een volledig dossier moet zijn. Ook moet de doelstelling van elk punt duidelijk moet zijn. Gaat het louter over informatief aftoetsten of is een formele beslissing nodig? Enkel op die manier kan ieder lid de vergadering goed voorbereiden en gaat geen kostbare tijd verloren met het steeds opnieuw uitgebreid kaderen van elk te bespreken punt.
Kijk ook kritisch naar welke punten grondig besproken moeten worden en welke veel minder overlegnodig hebben. Het heeft geen zin om over elk punt eindeloos te debatteren. Doe dat enkel als dat nodig blijkt.
Zorg voor een degelijke formulering en motivering van de beslissingen. Zo mag geen onduidelijkheid ontstaan over wat nu juist beslist is. Het kan helpen om ook hier te werken met voorstellen van beslissingen. Laat het juridisch-administratieve luik over aan de algemeen directeur. Die heeft alle expertise om er mee voor te zorgen dat ook formeel een goede beslissing genomen zal worden.
Spreek duidelijke momenten af waarop iedereen aanwezig kan zijn om te vergaderen. Respecteer het startuur van de vergadering en zorg ervoor dat vergaderingen niet eindeloos uitlopen.
Durf de werking van de vergaderingen van het college en vast bureau te evalueren en aan te passen.
