Bespreek op het managementteam wat de bedoeling is en welke stappen u zal nemen om tot een GIS-scan&plan te komen. Medewerking van alle diensten is noodzakelijk bij de opmaak van een juiste scan. Zorg ervoor dat je een duidelijke ‘go’ krijgt. Geef aan wanneer er een terugkoppeling van de resultaten verwacht wordt. (Als er nog sensibilisering en overtuiging van het nut van GIS nodig is, gebruik dan deze presentatie met vele praktijkvoorbeelden. Hierin vind je ook slides ‘wat is GIS’ en ‘wat betekent dit hulpmiddel voor een lokaal bestuur. Gebruik de dynamische inhoudstafel om onmiddellijk naar het gewenste onderdeel te springen. Indien wenselijk kan u in de aanloop van de opmaak van uw scan&plan ook een presentatie geven aan de hele administratie zodat zij een kader meekrijgen waarbinnen de volgende stappen worden gezet.
- Hiervoor kan de online bevraging van de VVSG gebruikt worden. We hanteren de nieuwe VVSG-enquête (2015) die er op gericht is om enerzijds een beter zicht te krijgen op de GIS-ontwikkeling van de Vlaamse steden en gemeenten maar anderzijds een GIS-doorlichting van de eigen organisatie te kunnen uitvoeren. Met andere woorden, een deel van de vragen is nodig voor de Vlaamse monitoring en categorisering van de lokale besturen volgens 5 typen. Een ander deel van de vragen is specifiek toegevoegd met het oog op een verdere G-scan zoals deze. Als je de online-bevraging niet wil doen, maar wel een zicht hebben op vragen die je je kan stellen om een beter inzicht te krijgen in je GIS-organisatie, bekijk dan het hulpdocument organisatie. Hierin wordt vaak verwezen naar de vragen in de online-bevraging.
- Start de online bevraging door een mail te sturen met als onderwerp ‘aanvraag online-bevraging e-book’ en vraag de link naar de bevraging aan.
- Stuur deze link naar de secretaris, bevoegde schepen, diensthoofden, GIS-medewerkers,… en vermeld dat men 2 weken de tijd krijgt om deze bevraging in te vullen. Het invullen van de vragenlijst duurt maximaal 10 minuten. Doordat verschillende werknemers van de gemeente deze lijst invullen, wordt ook duidelijk wat de kennis bij de verschillende diensten is en of er een eenduidige visie op de huidige GIS-werking is.
- Stuur na een week een herinneringsmail met de vraag om de bevraging nog in te vullen indien ze dit nog niet deden. Na 2 weken worden de resultaten door een medewerker van de VVSG teruggestuurd. Dit materiaal gebruikt u voor de start van de focusgroep (zie verder).
- Plak de resultaten in bijgevoegd werkblad. De gewenste grafieken worden onmiddellijk gemaakt. Dit materiaal gebruikt u voor de start van de focusgroep (zie verder).
Verzamel alle beschikbare documenten die dit eerste beeld over de GIS-werking verder kunnen illustreren (bv. relevante delen uit de BBC, oude GIS-beleidsplannen, verslag van interne vergaderingen over GIS, presentaties, materiaal van een voormalige GIS-coördinator, organogram,…).
Bij het doornemen van het beleidsplan zijn een aantal vragen relevant:
- staat GIS in het beleidsplan vermeld?
- komt er een duidelijke visie op GIS naar voor?
- zijn er duidelijke acties / prioriteiten vastgelegd?
- wordt GIS gezien als een hulpmiddel voor de administratie of ook als beleidsmiddel?
Ook het organogram geeft een idee van hoe de gemeente naar GIS kijkt:
- is er een afzonderlijke GIS-dienst?
- is er een (voltijdse) GIS-coördinator?
- op welk niveau is de GIS-coördinator tewerkgesteld?
- werken er nog andere mensen op de GIS-dienst?
- waar situeert de GIS-dienst zich binnen de organisatie?
- fungeert de GIS-dienst als een ondersteunende dienst voor de ganse organisatie of is GIS een deel binnen het domein Grondgebiedzaken?
- Wat is de verhouding tussen de GIS- en ICT-dienst?
