Samenwerking aan digitale evenemententool 'Eventmachien'

Het project is een samenwerking van de gemeenten Pepingen, Galmaarden, Gooik, Herne en Halle, in samenwerking met VERA en Toekomstforum Halle-Vilvoorde.

Veel gemeenten hebben de voorbije jaren  geprobeerd om het aanvragen van evenementen binnen hun werking te stroomlijnen en centraliseren, en zo het kluwen voor de organisatoren transparanter te maken. Toch ervaart nog steeds een groot aantal besturen serieuze noden op dit vlak.

Met dit project wilden de projectpartners aan de hand van al de reeds opgedane inzichten de basis leggen voor een digitaal platform met beheermodel dat besturen een omvattende oplossing aanreikt om evenementenbeheer op een professionele, klantvriendelijke en toekomstgerichte manier aan te pakken.

Voor dit project konden de partners rekenen op een subsidie van het Agentschap Innoveren en Ondernemen in het kader van de City of Things-oproepen.

De aanvraag van een evenement in een gemeente is zowel voor de gemeentelijke diensten als voor de burger, organisatie of vereniging die het evenement wil organiseren vaak een uitdaging. Elk evenement heeft zijn eigen specifieke kenmerken, op basis waarvan de organisator verschillende specifieke aanvragen moeten doen (aanvragen voor tapvergunning, inname openbaar domein, uitlenen van materiaal...)

Hieruit volgt voor de aanvrager een lange checklist aan aanvragen en toelatingen om te beheren wanneer hij een evenement wil organiseren, voor de gemeente een kluwen aan verschillende besluiten en controles die zich bij verschillende diensten bevinden: vrije tijdsdienst, jeugddienst, politie, milieudienst, dienst mobiliteit en de technische dienst.

Gebruikersonderzoek wijst uit dat aanvragers bovendien niet altijd weten wat ze juist verplicht zijn te doen, waardoor ze regelmatig niet in orde zijn met bepaalde verplichtingen. Voorts blijft evenementenbeheer zich vertalen in verschillende formulieren, waarbij dezelfde gegevens steeds opnieuw doorgegeven moeten worden. Dit is in strijd met het only once-principe.

Kortom: evenementenbeheer biedt een heleboel mogelijke aanknopingspunten om dienstverlening efficiënter te gaan organiseren, zowel vanuit het perspectief van de aanvrager, als van het verantwoordelijke lokale bestuur.

Het initiatief werd genomen door autonoom provinciebedrijf VERA en Toekomstforum Halle-Vilvoorde. Zij vormden samen met de gemeentes Pepingen en Herne de initiële projectpartners. Het project werd vervolgens verbreed door de intrede van gemeentes Gooik en Galmaarden, de stad Halle en politiezone Pajottenland. Ook de Hulpverleningszone Vlaams-Brabant West (brandweer) heeft haar medewerking verleend, zonder dat zij formeel deel uitmaakten van de samenwerkingsovereenkomst.

Voor ondersteuning bij de business analyse werd een beroep gedaan op Cronos Public Services nv. Zij hebben werk verricht bij het analyseren van de procesflow, en vervolgens bij de vertaling van deze analyse naar technische vereisten en naar modellen (‘mock-ups’) voor de front-end en de back-end van de beoogde toepassing.

Bij het inrichten van de workshops voor stakeholders werd een beroep gedaan op Imec; Imec heeft ook ondersteuning geboden bij de uitwerking van het beheersmodel.

Diverse bedrijven hebben verder demo’s gegeven van de evenemententool die ze aanbieden: Pixeo, Geo-IT, Eagle, e2e.

De totale projectkosten werden begroot op € 78.660. Hiervan werd € 16.000 aan eigen middelen ingebracht door de initiatiefnemers, in gelijke delen (gemeentes Pepingen en Herne, VERA Autonoom Provinciebedrijf en Toekomstforum Halle-Vilvoorde). De overige middelen werden toegekend door het Vlaams Agentschap Innoveren & Ondernemen, in het kader van de projectoproep ‘City of Things 2018’.

Het project startte in november 2018, één jaar later werden de resultaten opgeleverd. Op 10 oktober 2019 werd het opgesteld model-bestek voorgesteld in de brandweerkazerne van Asse.

• De voordelen van samenwerken over besturen heen lijken evident, maar miskijk je daarbij niet op de vele kleine verschillen die er bestaan tussen besturen, en die maken dat het niet zo maar mogelijk is om een generieke oplossing uit te rollen die voor iedereen aanvaardbaar is.
   
• Digitale dienstverlening naar een hoger niveau tillen is lastig als er binnen een bestuur geen duidelijke beleidslijnen en strategische doelstellingen aanwezig zijn waarop men kan bouwen. Het loont dus steeds de moeite om deze fundamenten te versterken.
   
• Besteed voldoende tijd aan het uitwerken van je ‘use case’, en dan met name aan het identificeren en betrekken van álle stakeholders. Alleen zo kan je vermijden dat je insteek te beperkt is, en dat je bij de implementatie van de oplossingen tegen onverwachte problemen aanloopt.

Dit project kon van meet af aan vertrekken van een duidelijke probleem- en doelstelling. Dit functioneerde als ‘kompas’ bij het monitoren van de voortgang.

Voor de gemeentelijke diensten lag de nadruk op administratieve vereenvoudiging:

• Dubbel werk en handmatig werk voorkomen (via efficiënt data-beheer)
• Aantal fouten reduceren
• Communicatie tussen diensten en tussen gemeenten automatiseren
•  Verkleinen time-on-task

Voor de evenementorganisatoren lag de focus op verbeteren van dienstverlening:

•  Meer inzicht in de procedures en regels
• Meer overzicht op eigen dossiers (status, timing, volledigheid…)
• Kortere doorlooptijden
• Extra functionaliteiten (bv. bundelen van aanvragen bij verschillende gemeentes)

In de zoektocht naar optimalisatie werd veel nadruk gelegd op het perspectief van de burgers en organisaties die als evenementorganisator optreden. Dit bleek zeer vruchtbaar om tot innovaties te komen die traditionele oplossingsrichtingen overstijgen.

Naast de zeer concrete focus (‘evenementen’), was er ook veel aandacht voor de ruimere setting – digitale dienstverlening – en de uitdagingen die zich op dat vlak stellen voor lokale besturen. Zo werd aandacht besteed aan algemene principes:

•  ‘no wrong door’
•  ‘only once’
•  hergebruik van IT-componenten in software-architectuur
• vermijden van vendor lock-in
•  regie behouden over eigen data en werkprocessen

Dat versterkte het nadenken over dienstverlening bij de deelnemende besturen, en leidde uiteindelijk tot het inzicht dat besturen niet het meest gebaat zijn bij een specifieke maatwerkoplossing voor evenementenbeheer, maar wel bij een breed inzetbaar platform voor dossieropvolging, dat tevens inzetbaar is voor evenementen.

Door stakeholders zo ruim mogelijk te definiëren, zijn de projectpartners in dit project er in geslaagd om de valkuil te vermijden van ‘container-denken’ vanuit één dienst of product. In de plaats daarvan werd gezocht naar oplossingen die organisatiebreed een meerwaarde kunnen leveren en kosten-baten dus het hoogste rendement leveren. 

Contactpersoon: Bart Bogaerts (info@vera.be)

Op de websites van VERA APB en Toekomstforum kan de projectfiche geraadpleegd worden, samen met alle opgeleverde resultaten:

• Modelbestek (requirements) voor aanbesteding van platform voor evenementenbeheer

• Eindrapport project

• Modellen voor interface front-end (formulieren) en back-end (dossierbeheer)

• Nota over samenwerkingsvormen en aanbestedingsmogelijkheden

  De resultaten van dit project werden door VERA opgepakt in een vervolgtraject, de raamovereenkomst Digitale Dienstenmotor’ die gelanceerd werd in januari 2021.
  In deze raamovereenkomst is een ‘no code’ dossieropvolgingsplatform gegund dat het aanvragen en afhandelen van evenementen ondersteunt, met voldoende flexibiliteit om als bestuur je eigen proces aan te passen, en nog verder uit te breiden met andere mogelijke processen en diensten.

  Informatie over deze raamovereenkomst, die samen met de provincie Oost-Vlaanderen werd opgezet is te vinden op de site van VERA.