Het traject werd getrokken door het Team Participatie van het Stadsbestuur. Het team bestaat uit collega’s Seppe Van Bogaert en Sofie Stas die beiden participatieve projecten opstarten en ondersteunen. 'Samenwerken met impact' verliep volgens een tijdlijn met een voorbereidende fase en drie interactieve ateliers. Zo probeerden ze in de praktijk van collega’s zo veel mogelijk inzichten en ervaringen rond samenwerken en participatie te verzamelen die de grondstof vormden voor een missie en visietekst. De coöperatieve vennootschap Levuur speelde een belangrijke rol bij het uitdenken van de aanpak en de vormgeving en voor de begeleiding van de drie atelierdagen schakelden ze ook de co-creatie expert van Alter in.

Tijdens de voorbereidende fase ging men op zoek naar inwoners en partners waar reeds mee samengewerkt werd. Deze zoektocht leidde tot een mooie pool van 57 enthousiaste deelnemers die bereid waren om ideeën en suggesties te formuleren rond samenwerken en participatie.

In kader van het eerste atelier werden de deelnemers onderverdeeld in 12 groepen en kregen zij de kans om ondersteund door tools (ontwikkeld door Levuur) stappen te zetten in hun eigen projecten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitwerken van een procesorganisatie die de sturing en rollen behapbaar maakt. Of een omgevingsscan die een aantal aandachtspunten, struikelblokken en dromen naar boven haalde waardoor een gemeenschappelijke begrip tussen de deelnemers ontstaat.

Door de tools  toe te passen op een reeks lopende projecten werd ingeschat in welke mate ze ook praktisch werkbaar zijn. Daarna volgde een moment van reflectie, zodat men in debat kon gaan over de impact die deze tools zouden (kunnen) hebben op participatieve samenwerkingen. Aan het einde van de sessie schoof elke groep een 3 à 4-tal topprioriteiten naar voren, waar in samenwerkingen en participatietrajecten absoluut rekening mee gehouden moet worden.

Terwijl er tijdens het eerste atelier vooral geproefd kon worden van de tools, werden de tools tijdens een tweede atelier op een aantal cases doorgedreven toegepast. Er werden belangrijke spelers die een affiniteit hadden met de case betrokken (bv een nauwe collega, schepen, clustermanager,…). Dat was een bewuste keuze, omdat zij na het atelier verder aan de slag moeten met het project of de case. Door hen te laten deelnemen aan deze grootschalige denkoefening was het mogelijk om in een open sfeer kennis te maken met het thema, wat mogelijke tegenkanting kan afzwakken. Het tweede atelier stond in het teken van reële cases, zoals de herbestemming van het ziekenhuiscampus en methodes om de aantrekkelijkheid van het plaatselijke museum te vergroten. Het resultaat was een nuttig procesadvies voor elke case. Dat gaf een nieuwe adem aan de verdere gesprekken en de mogelijkheid om een alternatieve aanpak uit te tekenen.

Na het testen van bestaande tools en het bespreken van relevante cases, was het tijd om de bouwstenen die naar boven kwamen in de eerdere sessies te bundelen. Tijdens het derde atelier poogde men te komen tot clusters in teamverband, wat zich vertaalde in de identificatie van diverse essentiële bouwstenen die een belangrijke rol zouden spelen in de ontwerpvisie en -missie die door het stadsbestuur uitgewerkt wordt. De vier samengestelde groepen kwamen elk tot ongeveer 5 à 6 essentiële bouwstenen die een belangrijke basis vormden voor de eerste versie van de visie en missie.

Die eerste versie werd in mei voorgelegd aan de gemeenteraad en werd in juni goedgekeurd door het schepencollege. Het stadsbestuur beschikt nu over een duidelijke en onderbouwde leidraad voor huidige en toekomstige participatieve trajecten.

In de komende periode zal gekeken worden hoe de positieve dynamiek en connecties die ontsproten uit dit traject aangehouden kunnen worden in de toekomst. Er zijn ook plannen om werk te maken van een impactmeting die de weerstand en motivatie van collega’s om intern en extern samen te werken in kaart brengt. De resultaten daarvan maken op maat ondersteuning per dienst mogelijk.

• Bij thema’s als burgerparticipatie gaat de aandacht vaak uit naar externe doelgroepen, maar het is cruciaal om ook interne medewerkers een actieve rol te laten opnemen. Door te zoeken naar een gemeenschappelijke taal worden nieuwe deuren voor samenwerking geopend en kan participatie als thema een versnelde integratie kennen. Verlies zeker ook schepenen en mandatarissen niet uit het oog, aangezien de aandacht voor participatie een broodnodige boost kunnen geven.
• Het is goed om steeds de link te leggen naar de praktijk, ook wanneer het gaat over een visie- en missietekst. Er werd dan ook gekozen om de gedefinieerde theoretische clusters te koppelen aan positieve praktijkvoorbeelden die de inhoud behapbaar maken.
• Een participatie-ambtenaar kan niet in zijn eentje een grote koerswijziging in gang zetten. Door te voorzien in een oefening waarbij de voornaamste interne en externe partijen betrokken zijn, kunnen verwachtingen ‘getemperd’ worden en vermijd je dat je er als participatiedienst of ambtenaar alleen voor staat. Je bent bovendien gewapend met een breed gedragen visie die als leidraad kan dienen voor toekomstige initiatieven!

• Contactpersoon: Seppe Van Bogaert van het team participatie in Stad Sint-Niklaas.
• Meer info: Wie meer wil weten over het traject ‘Samenwerken met impact’ kan terecht op het bijhorende online platform.
• Looptijd: De aftrap voor het traject werd gegeven in november 2020. In mei 2021 kon een eerste versie van de visie- en missietekst voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
• Missie- en visietekst participatie