QR-codes dynamisch beheren met de toolkit van Gent

De QR-code is een laagdrempelige, gebruiksvriendelijke en contactloze manier om data te verzamelen, acties uit te voeren en publieke dienstverlening aan te bieden. Net zoals betalen met een QR-code een stuk vlotter gaat dan een bankoverschrijving, kan een stad QR-codes aanbieden als alternatief voor acties in en rond de stad. Denk bvb. een stuk straatmeubilair omvormen tot een zgn. 'touch point' tussen burger en stad. 

De QR-code toolkit is een multi-inzetbaar en open source basissysteem om de vele soorten QR-codes in de stad, verspreid over allerlei projecten en diensten, op een centrale plaats te beheren. Met zowel een eenvoudige beheerwebsite als uitgebreide “API’s” kan je onbeperkt met QR-codes aan de slag. Van eenvoudige QR-codes die naar een webpagina leiden tot grote hoeveelheden unieke QR-codes binnen stadsapplicaties: je behoudt controle, overzicht en performantie, en je vermijdt wildgroei.

Met de toolkit kan je stadseigendom, vaste/beweegbare objecten, documenten en andere entiteiten in de stad uitrusten met een eigen unieke, dynamische QR-code. Daarna koppel je deze QR-codes vrij en geheel op maat aan websites, data, andere systemen, kleine en grote toepassingen, en maak je allerlei handelingen mogelijk (meldingen, “check-ins”, …). Je kan de QR-codes ‘standalone’ een functie geven of ze binnen andere apps integreren. Het is zelfs mogelijk om meerdere doelgroepen, doeleinden en apps te combineren in 1 QR-code (bvb. stadsmedewerkers en burgers). 

De toolkit levert je QR-codes op die je na het aanbrengen nooit meer hoeft te vervangen, zelfs niet bij complete verandering/uitbreiding van applicaties, websites of het beoogd gebruik. 

Gent heeft de toepassing zelf ontwikkeld en in productie beschikbaar gesteld. In het systeem zijn reeds QR-codes operationeel voor heel wat doeleinden, bij tal van stadsdiensten: 

• Wegen-Bruggen-Waterlopen: Bijhouden van dagverslagen voor onderhoudstaken. Verzamelen van nuttige gegevens over het gebruikte materiaal en materieel door QR-codes te scannen. 

• Toerisme: Bevragingen over het toeristisch bezoek aan Gent, in oa. hotels, toeristeninformatie hotspots en aan de toeristische voetgangersbewegwijzering.  

• Interne Preventie: Contactgegevens achterlaten bij het betreden van een gebouw in het kader van contact tracing. Veiligheidsfiches raadplegen van risicovolle machines. 

• Facility Management: Zitplaatsen reserveren in een kantoorgebouw.

Uitdagingen i.v.m. administratie, digitalisering en e-dienstverlening: 

• Bij gegevensverzameling rond het gebruik van materialen, voorraden, materieel, enz. is er veel potentieel tot digitalisering. De wens is om de administratieve overhead en het papierverbruik daarbij nog sterk te reduceren.
   
• Interactie tussen burgers en publieke diensten kan nog een stuk digitaler, gebruiksvriendelijker, met minder frictie en minder kliks.

Uitdagingen van QR-codes, waar de toepassing op inspeelt:

• Niet kunnen wijzigen van eindbestemming en gedrag van QR-codes. 
   
• QR-codes geraken vaak uit gebruik, omdat ze naar verouderde bestemmingen of systemen verwijzen terwijl applicaties en websites evolueren. 
   
• Traditioneel worden QR-codes voor 1 specifiek doeleinde en/of 1 bepaalde app ingezet. Dat past niet in ‘service design’ gebaseerde ontwikkeling waarbij je voortdurend nieuwe toepassingen wil uitproberen die je eerder nog niet had bedacht. 

• Stad Gent: de Dienst Data & Informatie stuurt het project aan. 
• District09 (autonoom gemeentebedrijf en IT-partner) staat in voor software ontwikkeling. 
• Een expert projectpartner begeleidt het hergebruik (replicatie) in enkele steden. Hierbij zijn betrokken: 
  • Bradford 
  • Dordrecht
  • Gothenburg 
  • Aarhus 
  • Johanneberg Science Park (Zweden) als facilitator 

Geïnteresseerde Vlaamse steden kunnen zich hier nog bij aansluiten (voor mid 2022).

In het kader van het lopende SCORE project (Smart Cities + open data REuse) wordt gemeten in hoeverre het toepassen van het open source model de ontwikkelkost en benodigde budget reduceert voor steden die de tool repliceren. Eindresultaten verwacht mid 2022. 

Gent en District09 ontvangen 50% cofinanciering door Interreg North Sea Region.

Van 2018 tot midden 2022

Tips 

• Van de tool is een generieke opstartversie open beschikbaar gesteld. We beschreven het algemeen stappenplan voor steden om de applicatie te repliceren met een IT-partner. 

• Bulk levering van nieuwe ‘assets’ in magazijnen is het ideale moment om series objecten te voorzien van unieke QR-codes. Met de tool kan dat proactief, nog voordat er over de precieze toepassing(en) van de QR-codes nagedacht is. 

• De tool leent zich tot kleine, snelle experimenten, die bij succes verder kunnen evolueren naar een proof-of-concept, vervolgens schalen naar een pilootproject om ten slotte in productie te gaan. 

Hindernissen 

• Dergelijke ‘meta’ tool is niet aan één specifieke uitdaging gekoppeld. Het vergt een eerste significante investering om de basistechnologie beschikbaar te maken. Individueel gezien lijkt elke use case misschien een investering in de technologie niet waard. In het grotere plaatje resulteert het echter in besparing, door o.a. arbeidsintensieve processen te vermijden en door de effecten van centralisatie, hergebruik en innovatie. 

• Je IT-partner dient vertrouwd te zijn met de juiste technologieën en platformen. Dat kan door korte analyse van de open programmeercode en vereistenlijst. 

• De tool biedt een volwaardige oplossing voor eenvoudig gebruik van QR-codes, maar het integreren met andere toepassingen kan complex zijn. Het is belangrijk te blijven kiezen voor IT-partners die standaarden en interoperabiliteit maximaal ondersteunen. In dit project werkt Stad Gent daarom samen met gespecialiseerde partners als OASC (Open & Agile Smart Cities) en Smart Flanders. Zij geven aanbevelingen rond de ‘open city architectuur’ van de toekomst. 

• QR-codes zijn een nuttig alternatief gebleken om fysieke objecten 'smart' te maken, zonder de hoge kostprijs-onderhoud van (soms honderden of duizenden) sensoren. QR-codes in combinatie met de smartphone van een gebruiker vormen samen ook een soort sensor, die nuttige data kan toevoegen aan IoT systemen. 

• Dynamische QR-codes laten 'agile' software ontwikkeling toe, de stad ontloopt zo arbeidsintensieve vervangingsrondes van QR-codes. 

• Hergebruik van applicaties tussen steden is in de praktijk niet zo eenvoudig als het in theorie lijkt. Dankzij het project kan Gent verder ervaring opdoen over hoe het open source licentie- en ontwikkelingsmodel best wordt aangepakt voor software in overheidscontext. 

Projectleiders: Tim Van Achte tim.vanachte@district09.gent 
en Justine Ottevaere Justine.Ottevaere@stad.gent  
 
Lead ontwikkelaar: Jef Willems Jef.Willems@district09.gent  

• Meer informatie
• Demo “sandbox” omgeving, nuttig voor eerste kennismaking en tests (demo en toegang op aanvraag)
• Projectdetails op CITYxCITY catalogue van OASC (Engels)
• Projectdetails op projectwebsite (Engels)
• Open source programmeercode