Wanneer via een elektronisch kanaal persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen twee Vlaamse instanties of een externe overheid, dan moet hiervoor een protocol afgesloten worden (art. 8 E-govdecreet). In een protocol worden o.a. afspraken gemaakt over het doeleinde van de gegevensverwerking, de wettelijke grondslag, de beveiligingsmaatregelen, de afspraken rond de verdere verwerking van de gegevens en de bewaartermijnen. De functionaris voor de gegevensbescherming (Data Protection Officer of DPO) van de uitwisselende instanties of externe overheden geven voorafgaand een advies over het protocol. Meer informatie over het protocol is terug te vinden op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC).
Het opstellen van een goed protocol is geen eenvoudige karwei. De VVSG tracht haar leden te ontlasten door modelprotocollen voor te leggen. De VVSG stelt samen met haar netwerk (VVSG werkgroep Informatieveiligheid en andere thematische werkgroepen) een protocol op dat ter onderhandeling wordt voorgelegd aan de tegenpartij. Op die manier trachten we te komen tot een gedragen modelprotocol en een modeladvies voor de DPO waaraan de lokale besturen hopelijk niets meer hoeven aan te passen.
Afgewerkte protocollen:
- ...
Protocollen in onderhandeling:
- Toegang tot gegevens inburgeraars (agentschap Integratie en Inburgering) - feedback tegen 27 maart 2020
- ...
De raad van bestuur van VVSG gaf begin oktober 2019 een voorlopig akkoord om te starten met de procedure van de algemene protocollen (zie bijlage voor de goedgekeurde procedure). Deze procedure voorkomt dat elk bestuur individueel (dezelfde) protocollen moet afsluiten met een centrale bronbeheerder, stellen de koepelorganisaties VVSG en OVSG. Bij dit concept gaan we nog een stap verder dan de procedure van het modelprotocol. De VVSG onderhandelt een modelprotocol, geeft een advies, maakt indien nodig een impactanalyse op en ondertekent het protocol in naam en in opdracht van de Vlaamse lokale besturen. Op deze manier reduceert VVSG voor haar leden de administratieve lasten die gepaard gaan met het sluiten van deze protocollen.
De VVSG heeft nog geen formele goedkeuring om met deze procedure te starten aangezien de gegevensbeschermingsautoriteit een negatief advies gaf. De Vlaamse toezichtscommissie gaf eerder wel een positief antwoord. Voorlopig werd beslist om in eerste instantie te werken met modelprotocollen. Nadien wordt de werkwijze geëvalueerd en wegen we af of het toch zinvol is om ook over te stappen op de procedure van de algemene protocollen.
