Projectmatig werken

In dit document worden een aantal richtlijnen gegeven om projectmatig te werken. Als leidraad wordt de informatie over Projectmanagement op de website van het Department Bestuurszaken gebruikt. Het stappenplan dat daar wordt voorgesteld is zeer uitgebreid. Hun model is echter voor zowel kleine als grote projecten toepasbaar; het is dan ook mogelijk om verschillende stappen samen te nemen.

• Maak zeer goed het onderscheid tussen een project en permanente werking.
• We kunnen pas van een project spreken wanneer het volgende kenmerken vertoont:
• Het doel draagt bij tot de resultaten van de organisatie
• Eenmalig
• Een uniek resultaat
• Beperkt in tijd, met een duidelijk begin en einde
• Met beperkte middelen
• Met een project specifieke organisatiestructuur.

Met andere woorden: De validatie van CRAB voor je gemeente is een project. De bijhouding van CRAB is geen project omdat deze niet beperkt is in tijd en niet eenmalig is. Het uitwerken van hoe de CRAB-bijhouding moet geïntegreerd worden in de werking is wel een project.

Vraag eerst goedkeuring aan je leidinggevende, het MAT en/of CBS om met je project te starten. Maak hiervoor een projectfiche (Business Case) op.  Het projectvoorstel moet voldoende informatie bevatten om de prioriteit ten opzichte van andere projecten te bepalen.

De rollen die opgenomen worden in een project zijn tijdelijk van aard en kunnen verschillen van de rol die een persoon in zijn dagdagelijkse werk opneemt. Binnen een project heb je minstens een Sponsor (ook wel Business owner genoemd) en een projectleider nodig.

Het opnemen van verschillende rollen (Sponsor, projectleider, klant, uitvoerder, …) door telkens verschillende mensen is in de praktijk niet altijd haalbaar. Voor de projecten met betrekking tot GIS zal de projectleider ook deels uitvoerder of zelfs klant zijn. Toch moeten hierbij enige kanttekeningen gemaakt worden.

1. Het combineren van verschillende rollen is niet ideaal. Als je zowel projectleider als uitvoerder bent, wil dat zeggen dat je je eigen werk opvolgt. Let hier goed op dat de motivatie behouden blijft en de timing goed bewaakt wordt. Omdat je hier zelf uitvoert en prioriteiten bepaalt, kan je er toe verleid worden om deze taken uit te stellen om dringendere zaken te laten voorgaan. Je kan dit vermijden door periodes in je agenda te blokkeren voor je project en duidelijk naar je collega’s te communiceren dat je dan niet beschikbaar bent.
2. De sponsor (business owner) is verantwoordelijk voor het succes van het project en is de belangrijkste beslisser binnen het project. In het geval van de gemeentelijke GIS-verplichtingen zal dit de persoon zijn die zal aangesproken worden indien er niet aan de verplichting voldaan wordt.  indien je een uitvoerende of ondersteunende rol hebt, kan je nooit business owner zijn. De rol van business owner is niet combineerbaar met andere rollen.

Neem hier voldoende tijd voor. De impactanalyse zal je helpen te definiëren:

• Wie er bij het project betrokken is
• Welke communicatie er wanneer moet uitgevoerd worden
• Welke bijkomende acties er moeten uitgevoerd worden.

Door de impactanalyse krijg je een beeld van de complexiteit van het project.

In je projectvoorstel kan je al een grove impactanalyse maken. Eens je project gestart kan je dit meer in detail uitwerken.

• Zet je vereiste doelstellingen niet te hoog. Definieer eventueel gewenste ambitieniveau’s.
• Maak je project niet te complex. Hoe complexer, hoe meer risico’s en afhankelijkheden en dus hoe minder kans op succes. Splits op in verschillende projecten. Zet dus niet als doelstelling “de CRAB-verplichting implementeren”, omdat dit te complex is. Scheid dit in verschillende projecten: CRAB valideren, CRAB-bijhouding integreren, CRAB-melding implementeren en CRAB gebruiken. “CRAB gebruiken” wordt ook best opgesplitst, omdat dit per toepassing/per dienst zal moeten bekeken worden.
• Indien er iets nieuws wordt geïmplementeerd: definieer zeker de overdracht naar de operationele diensten.
• Een voorbeeld: In het project heb je uitgewerkt hoe de CRAB-bijhouding moet geïntegreerd worden in de processen voor wijzigingen aan straten en huisnummers. Bij overdracht naar operationele diensten, zal de verantwoordelijkheid voor de bijhouding bij de eigenaars van deze processen komen te liggen.