In Lokaal: Projectentool smeedt samenwerking tussen politici en administratie

Voor Sabine Vermeire, sinds vier jaar algemeen directeur in Zedelgem, is het nodig dat bestuurders en management altijd een actueel overzicht van geplande projecten hebben. ‘Het gaat niet alleen om investeringen maar ook om allerhande elementen die denkwerk en uitvoeringswerk vergen en de reguliere werking overstijgen.’ Zedelgem bracht de informatiebehoeften grondig in kaart bij alle verschillende belanghebbenden. ‘Het college wilde graag snel op de hoogte zijn van knelpunten die de projectvoortgang bemoeilijken,’ zeggen burgemeester Annick Vermeulen en Jurgen Dehaemers, schepen bevoegd voor ondere andere IT. Ook algemeen directeur Sabine Vermeire vindt het belangrijk om een totaaloverzicht te hebben van lopende, geplande en nieuw in te plannen projecten zodat ze op gestructureerde wijze de projectvoortgang kan monitoren en kan bijsturen waar nodig. ‘Iedere drie maanden hou ik hierover een kort overleg met elke trekker.

Verder vind ik het handig om kwesties die tussen de rondes beleidsplanning en budgetwijziging vallen in de tool op te nemen en in overleg toe te wijzen. Zo kun je de vinger aan de pols houden en zijn er geen losse eindjes.’ Ook medewerkers weten graag welke projecten in Zedelgem lopende zijn. Dit bleek bij de zelfevaluatie die Zedelgem begin 2019 uitvoerde in het kader van de organisatiebeheersing. ‘Medewerkers zijn op de hoogte van de projecten van hun directe collega’s en die van hun eigen dienst, maar hebben dikwijls weinig of helemaal geen weet van waar de andere collega’s en diensten aan werken. Het is niet alleen interessant dat iedereen weet waar de organisatie mee bezig is, de informatie is vaak ook echt nodig, want het project van de ene dienst heeft heel vaak gevolgen voor de werking van een andere dienst, en diensten hebben elkaar vaak nodig om een goed resultaat te bereiken,’ zegt David Rubben van de dienst sport, jeugd en evenementen, die met een tiental collega’s meewerkte aan het ontwerp en de opzet van de projectentool.

De projectentool is een mijlpaal in de evolutie naar resultaatgericht werken. ‘De tool werkt responsabiliserend en maakt alles heel transparant. Ik werk er heel graag mee,’ zegt Lore Vincke die met haar dienst Ruimte in veel projecten verweven zit. ‘De projectentool is een ondersteunend instrument om iets te plannen en te realiseren binnen de afgesproken tijd. Daarnaast biedt de tool je duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is en heb je een aanspreekpunt, wat niet altijd zo vanzelfsprekend is want vele projecten zijn dienstoverschrijdend.’

Algemeen directeur Sabine Vermeire heeft bij de invoering weinig weerstand gevoeld, omdat de tool er mee op vraag van de medewerkers is gekomen en omdat hij zeer gebruiksvriendelijk is. ‘Wel heb ik enig onbehagen bij sommige medewerkers opgemerkt. De ene dienst en/of medewerker komt (veel) meer aan bod in de tool dan een andere. Dit is logisch, gezien de verscheidenheid in opdrachten van de diensten. Zo zijn er diensten met veel beleidsruimte of diensten die zeer extern gericht zijn. Die hebben logischerwijze veel meer projecten dan diensten met een strakke taakstelling of diensten die intern gericht zijn. Zo heeft de dienst burgerzaken weinig ruimte voor creativiteit binnen haar wettelijk opgelegde taakstelling.’

Daarom benadrukte Zedelgem intern dat de projectentool geen illustratie is van de verdeling van de werklast of de complexiteiten. Of anders gezegd: de projectentool vertelt weinig tot niets over de reguliere werking waar eveneens iedere dag een pak inspanningen, deskundigheid en budget naartoe gaan. Daarom komen aankopen van nieuwe kinderbedjes voor de crèches er niet in voor, want dat is geen vernieuwende dagelijkse werking. Ook aankopen die onder het exploitatiebudget vallen zoals aankopen van warme maaltijden voor de dienstencentra, horen hier niet thuis, net zomin als alle aankopen die geen directe impact hebben op de burgers zoals de aankopen van nieuwe voertuigen.

Sébastien Demoor en Carl Defevere van de dienst IT namen deel aan de werkgroep ‘projectentool’ en waren dus van bij de start betrokken bij visie, doelstellingen en opzet. Voor Sébastien Demoor is dat hard nodig. ‘Elke IT-toepassing vertrekt vanuit een heldere projectdefinitie, het moet van bij de start duidelijk zijn welke data en output gewenst zijn en ook moet het duidelijk zijn wat níét het doel van de tool is.’

Zo is de projectentool geen tool voor projectmanagement. De projectentool in Zedelgem is te definiëren als een ‘projectenoverzicht’: het is een intern werkinstrument en het dient in hoofdzaak voor monitoring en communicatie. Het doel is gericht en beknopt te informeren over wat de projecten beogen, wie de trekker en de bevoegde schepen zijn, wat de timing is en of er obstakels zijn die de uitvoering bemoeilijken en/of vertragen.

‘Keep it simple.’ Deze verwachting heeft de IT-dienst van Zedelgem goed ingelost. Zo kon de dienst communicatie de tool vlot integreren in het vernieuwde intranet/extranet van de gemeente Zedelgem dat webbased is en steeds tijd- en plaatsonafhankelijk raadpleegbaar is. Louisa Lowyck van de dienst communicatie vindt de tool in ieder geval heel gebruiksvriendelijk. ‘We kunnen met handige filters vlot overzichten en rapporten trekken.’ Een andere handige functionaliteit is dat de rapporten meteen ook als rapportagedocument kunnen dienen voor de gemeente- en OCMW-raad bij de jaarlijkse rapportage organisatiebeheersing en de jaarlijkse beleidsrapportage. •

Dalila Douifi is diensthoofd communicatie van Zedelgem
Voor Lokaal 09 | 2020