Hoe kan een stad, of andere lokale overheid, nauwer samenwerken met haar studentenpopulatie om een innovatieve oplossing te vinden voor een bepaald maatschappelijk probleem? Studenten, hoewel talrijk aanwezig, voelen zich vaak niet betrokken bij de problematieken die leven in de stad waarin ze studeren. Dit is omdat ze bijvoorbeeld niet kunnen deelnemen aan verkiezingen, in de weekends terugkeren naar de ouders, enzoverder. Diezelfde studenten vormen daardoor een onaangesproken bron van human capital. Binnen het project ‘structurering innovatieve studentenprojecten in studentensteden’ ging Stad Leuven op zoek naar een antwoord op de vraag hoe dit studentenpotentieel beter kan worden ingezet en werkte daarrond een draaiboek uit.
Voor dit project kon de stad rekenen op een subsidie van het Agentschap Innoveren en Ondernemen in het kader van de City of Things-oproepen.
Aanleiding en doelstelling
Leuven is een echte studentenstad. Op een populatie van 100.000 inwoners komen er jaarlijks 50.000 studenten bij tijdens het academiejaar. In de smart city strategie van stad Leuven wordt rekening gehouden met het potentieel van deze studentengroep. “Talent” is namelijk opgenomen als één van de speerpunten van het smart city programma met de bedoeling om projecten op te zetten met studenten. Zo kan het enorme human resource potentieel van deze studenten gebruikt worden bij het vormgeven van het beleid of het oplossen van maatschappelijk problemen die leven in de stad. Stad Leuven zet al enkele jaren studenten in via innovatieve studentenprojecten, datathons en hackathons.
Als startpunt voor het uitwerken van het draaiboek werd gekeken naar een bestaand programma van KU Leuven: het Product Innovation Project of PiP, waaraan Stad Leuven de voorbije jaren al eerder deelnam als projectsponsor.
Dit PiP-programma werd aangepast om daarna opnieuw uitgetest te worden in een pilootproject waarbij studenten uit verschillende disciplines en onderwijsinstellingen werden samen gezet tijdens één volledig academiejaar. Uniek aan het het pilootproject is dat, waar normaal enkel studenten van een universiteit (met name de KU Leuven) deelnemen aan de studententeams, er deze keer werd gekozen om zowel studenten van een hogeschool (met name UCLL) en studenten van een secundaire school (met name VTI) toe te voegen aan het team.
De stad Leuven formuleerde een uitdaging voor de studenten: “Zoek een innovatieve oplossing om de winkelbeleving in en rond de winkels in het centrum van Leuven te vergroten" en het interdisciplinair studententeam ging vervolgens aan de slag om voor Stad Leuven een innovatief product te ontwikkelen. Alle ervaringen en learnings werden zorgvuldig bijgehouden en gegeneraliseerd. De uitkomst is een draaiboek dat op zowel juridisch, organisatorisch als praktisch vlak handvaten moet geven aan lokale overheden die, in samenwerking met de onderwijsinstellingen op hun grondgebied, een innovatief studentenproject willen opzetten.
Totale projectbudget: 84.762,21 euro
- 80% subsidiëring door VLAIO
- 20% inbreng door alle andere partners
Het project liep van 20/11/2018 tot en met 30/09/2020
Vanwege de corona-epidemie werd het project verlengd, de oorspronkelijke einddatum was februari 2020. In totaal duurde het project 22 maanden.
Hindernissen en tips voor andere lokale besturen die een gelijkaardig project willen uitrollen
- Een goede samenwerking met duidelijke afspraken is crucuaal: zowel de samenwerking binnen de projectgroep als aan de samenwerking tussen de studenten onderling.
De projectgroep bestond in dit geval uit een projectcoördinator van de Stad Leuven en onderwijscoaches uit de verschillende onderwijsinstellingen. Minstens één keer per maand samenkomen is een must gebleken voor het project. Vaak vergeet je elkaar op de hoogte te houden maar door op gezette tijden samen te komen verplicht je jezelf om updates te geven en elkaar weer bij te praten.
- Voor een goede samenwerking met studenten is coaching nodig omdat studenten van verschillende leeftijden, achtergronden en disciplines worden samengebracht. Studenten samenbrengen alleen is niet voldoende om een goede groepssfeer te creëren, daarom is coaching nodig. Deze coaching dient zich te concentreren op het managen van de verwachtingen en op de dynamiek van de groep. Houd er wel rekening mee dat intensieve coaching van studenten vaak niet kan voorzien worden met reguliere onderwijsmiddelen. Mogelijks dient dit dus voor een deel te worden opgevangen door middelen van de projectsponsor.
In het draaiboek worden verder volgende aanbevelingen gegeven voor iedereen die een PiP wil organiseren:
- Bespreek te besteden middelen af onder de (onderwijs)organisaties: Hoeveel (tijd/geld) wilt een organisatie in het project steken?
- Maak de invulling van een succesvolle PiP voor een onderwijsinstelling concreet: Wanneer zijn de betrokken organisaties tevreden over Pip? : Wanneer de oplossing wordt uitgerold? Wanneer er x nieuwe leads zijn voor samenwerkingen met nieuwe partners? Wanneer er x nieuwe samenwerkingsverbanden zijn met de lokale overheid? Wanneer er (meer) spontane interesse is vanuit studenten voor PiP? Wanneer nieuwe methodieken toegepast worden in de eigen organisatie, geleerd van andere onderwijsinstellingen?
- Communiceer duidelijk over de verwachte oplossing naar alle stakeholders
- Voorzie een duidelijk kader voor studenten met praktische afspraken + verwachte deliverables + vaste feedbackmomenten om hen houvast te geven
- Voorzie project management in het project om de verschillende betrokkenen aan te sturen & op de hoogte te houden van beslissingen
Download hier het draaiboek met tips en handvaten (o.a. een modelcontract tussen de lokale overheid en de onderwijsinstelling) om als lokaal bestuur zelf een studentenproject op te zetten.
Contactpersoon: Helena Schulpé, helena.schulpe@leuven.be
