Omgevingsbeleid: Applaus voor de medewerkers van de omgevingsdiensten

De invoering van de omgevingsvergunning had tot gevolg dat de medewerkers van de omgevingsdiensten zich nieuwe procedures eigen moesten maken. Bovendien werden in een aantal gevallen de termijnen waarin de overheid moet beslissen over een vergunning of akte moet nemen over een melding verkort. Zo moet over een aanvraag voor een stedenbouwkundige handeling zonder openbaar onderzoek voortaan binnen 60 dagen worden beslist (vroeger 75 dagen) en over een verkavelingsaanvraag binnen 105 dagen (vroeger 150 dagen). Het is ook mogelijk geworden om lopende vergunBART LASUY ningsprocedures bij te sturen.

De aanvragen zijn met de jaren almaar complexer geworden, samen met de aandacht voor ruimtelijke kwaliteit. De bouw van een appartementsgebouw vraagt een veel uitgebreidere behandeling dan die van een eengezinswoning. Bovendien moet er bij de beoordeling van de aanvraag – terecht – met veel ruimtelijke principes en sectorale regelgeving rekening worden gehouden. Om maar enkele aspecten te noemen die vroeger niet of veel minder aan bod kwamen: kadert het in de gewenste bouwshift, wat is de impact op de waterhuishouding en voldoet de aanvraag aan de energieprestatieregelgeving? Ook het gegeven dat het stedenbouwkundig en het milieuaspect geïntegreerd moeten worden bekeken, vereist een betere afstemming.

Gemeenten beslissen tegenwoordig in alle gevallen zelfstandig over een vergunningsaanvraag. Het aantal gevallen waarin formeel advies moet worden ingewonnen neemt af. Soms moet de gemeente wel advies inwinnen, maar komt er geen advies van de Vlaamse overheid. En een informele adviesvraag van de gemeente over bijvoorbeeld de toepassing van de regelgeving aan een Vlaamse administratie kan niet langer of laat (te) lang op zich wachten.

De invoering van de digitale indiening en afhandeling betekende een grondige verandering in de werkwijze van de omgevingsdiensten. Er wordt niet meer met dossiers gesleept, maar er wordt wel meer tijd besteed aan het begeleiden van mensen bij het indienen van hun digitale vergunningsaanvraag.

De maatschappelijke context wijzigde en wijzigt nog steeds sterk. Inwoners, bedrijven, projectontwikkelaars of vastgoedprofessionals verwachten van gemeenten snel een goed gemotiveerd antwoord op hun vastgoedvragen. Bij grotere projecten wint fysiek vooroverleg aan belang. Steeds vaker communiceren gemeenten met juristen in plaats van met de aanvrager zelf. Zulk overleg vraagt van de gemeente natuurlijk een goede voorbereiding. En naar aanleiding van openbare onderzoeken komen er steeds meer opmerkingen. Gelukkig, maar die opmerkingen moeten wel allemaal worden verwerkt.

De baksteen in de maag van de Vlaming wordt almaar zwaarder: het aantal aanvragen stijgt overal flink; mogelijk dankzij toegenomen burgerzin, de lage rente en corona, waardoor mensen zin hebben hun woning aan te passen en er ook daadwerkelijk een vergunning voor aanvragen of melding doen. Zowat alle gemeenten melden een sterke stijging van het aantal aanvragen. Leuven spreekt over een stijging met 25%. Oudenaarde, Mortsel en Middelkerke melden tot 40% meer aanvragen. In Zemst is het aantal aanvragen zelfs verdubbeld in vergelijking met het voorafgaande jaar.

Hoe knap lokale omgevingsambtenaren ook zijn en hoe hard ze ook werken, toch is dit op termijn niet vol te houden, zo lees je op hun digitaal platform Yammer: ‘Zoals het er nu voorstaat, hoef ik niet meer aan vakantie te denken.’ Een stad berekende dat 4/5 van de afwezigheden van de medewerkers te wijten is aan de hoge werkdruk. Zoiets is natuurlijk niet bevorderlijk voor de sfeer op de dienst en het imago van de gemeente als werkgever. Bovendien is er op een gemeentelijke omgevingsdienst veel meer te doen dan enkel vergunningverlening. Planning en vaak handhaving maken er ook deel van uit. Precies wanneer de ruimtelijke complexiteit toeneemt, is het formuleren van een langetermijnvisie erg belangrijk. In nogal wat gemeenten komt de omgevingsdienst daar nauwelijks aan toe.

Bijkomend aanwerven dan maar? Ongetwijfeld is dat een deel van de oplossing: vele handen maken het werk immers licht. Het Steunpunt Bestuurlijke Vernieuwing adviseert: ‘Overweeg duurzame schaalvergroting en zorg ervoor dat de ambtelijke capaciteit evenredig is aan de schaal en complexiteit van de lokale realiteit.’ Ook Greta Lauwers, schepen van Ruimtelijke Ordening in Zemst, had te maken met dit capaciteitsprobleem: ‘Ons bestuur wenst geen stilzwijgende weigeringen. De grote stijging van het aantal vergunningsaanvragen rechtvaardigde een uitbreiding van de dienst.’ In Zemst lukte het wel, maar geschikt personeel vinden is geen evidentie: bij vacatures is het aantal reacties beperkt. Vaak plukt de ene gemeente de ambtenaar weg bij de andere, zodat die dan weer met een probleem zit. De minimale vereisten die Vlaanderen oplegt, zijn de afgelopen jaren versoepeld. Zo is het gemakkelijker geworden iemand aan te werven.

Maar op korte en lange termijn hebben gemeenten er natuurlijk geen baat bij personeel aan te werven dat weinig voeling heeft met de stedenbouwkundige realiteit. Soms bestaat de oplossing in intergemeentelijk samenwerken of inhuren op de markt.

Tegelijkertijd met of voorafgaand aan het aanwerven van meer personeel is het zinvol af te wegen hoe de omgevingsdienst idealiter functioneert. Wat voor dienst willen ‘we’ zijn? Hoe organiseren we het vooroverleg en hoe beantwoorden we de telefonische en mailvragen vlot en gelijkaardig? In welke mate kunnen we rekenen op ondersteuning van andere diensten bij de behandeling van een vergunningsaanvraag? Hoe zorgen we ervoor dat dezelfde aanvragen een gelijk antwoord krijgen of nog: hoe is de samenwerking tussen ambtenarij en politiek? Hoe waken we erover dat het advies van de omgevingsambtenaar in alle onafhankelijkheid tot stand kan komen?

En zeker ook: hoe zorgen we ervoor dat er ondanks de waan van de dag voldoende tijd wordt vrijgemaakt voor visievorming over de gewenste ruimtelijke ontwikkeling? Daarop inzetten is juist een antwoord om de drukte op de omgevingsdienst op termijn te temperen. Initiatiefnemers van projecten en de medewerkers van de omgevingsdienst weten dan immers binnen welk kader ze kunnen werken. Dat werkt sneller. De gemeente neemt zo een meer regisserende taak op zich.

Tot slot hebben gemeenten baat bij een sterke Vlaamse overheid. Niet zozeer om te zeggen hoe het moet, maar wél voor ondersteuning. Zij kan het werk van een gemeentelijke omgevingsambtenaar op verschillende manieren ondersteunen: met heldere regelgeving, regelgeving die toekomstproof is, die tijdig wordt aangekondigd en wordt geduid én met de ontwikkeling van een backoffice waar een gemeente bij vragen over de toepassing van de regelgeving vlot een antwoord krijgt. •

Xavier Buijs is VVSG-stafmedewerker ruimtelijke ordening.
Voor Lokaal 09 | 2021

Het Steunpunt Bestuurlijke Vernieuwing houdt zich bezig met de ambtelijke en politieke capaciteit op het vlak van ruimtelijke ordening en verzorgt daar publicaties over zoals ‘Ambtelijke capaciteit in Vlaamse lokale besturen, toegepast op ruimtelijke ordening’ van Ineke Torfs, Bram Van Haelter en prof. dr. Joris Voets (2021) Audit Vlaanderen bestudeerde de werking van een tiental gemeentelijke omgevingsdiensten. In het najaar volgt een globaal rapport: www.auditvlaanderen.be, zoek op omgevingsvergunningen