Aanleiding en doelstelling
In het lokaal bestuur Nazareth wensten ze doelstellingsgericht te werken volgens het oorspronkelijke opzet van de beleids- en beheerscyclus: projectmatig werken aan acties, deze systematisch opvolgen en hierover op een toegankelijke en transparante manier rapporteren aan het beleid.
De mogelijkheden binnen de bestaande financiële software waren echter beperkt, met veel handmatig werk tot gevolg: het betere knip- en plakwerk, Excel-tabellen, … wat het geheel niet echt overzichtelijk maakte. Ze waren op zoek naar een meer efficiënte oplossing die tot een kwalitatief beter resultaat zou leiden – de firma Pepperflow kwam tegemoet aan deze nood.
Betrokken partners
Pepperflow is een Nederlandse firma – in Nederland werkt men al langer met ‘planning en control software’ zoals het daar heet. Na een eerste proefopzet in Hoogstraten richt het bedrijf zich nu ook op de Vlaamse markt met o.m. oplossingen voor de beleids- en beheerscyclus en organisatiebeheersing
Budget en subsidiëring
Er werd geen beroep gedaan op subsidies, de aankoop van de software gebeurde met eigen middelen.
Timing
- juli 2020: toewijzen opdracht
- september – december 2020: inrichting van de software
- vanaf januari 2021: implementatie bij medewerkers en leden van het college
- mei – juni 2021: opmaak van de jaarrekening 2020 via de begrotingsap
Hindernissen & tips voor andere lokale besturen die een gelijkaardig project willen uitrollen.
Het implementeren en het gebruik van de software vraagt een belangrijke tijdsinvestering van een organisatie. Het is dan ook noodzakelijk om als bestuur na te denken waarvoor je de software zult inzetten. Dit is geen project van de financiële dienst, maar vraagt een organisatiebrede inzet. De software faciliteert het opvolgen en behalen van de organisatiedoelstellingen, als men de software enkel zou gebruiken om de beleidsrapporten op te leuken schiet het zijn doel voorbij.
Sterktes van het project
Als meerwaarde zien ze volgende zaken:
- Efficiënte opvolging van acties en projecten (ook buiten het meerjarenplan);
- Het bevorderen van projectmatig werken en denken;
- Door de koppeling met de financiële software is er een duidelijk overzicht van de bijhorende budgetten: inhoud en het financiële plaatje sluiten mooi bij elkaar;
- Een grote flexibiliteit bij het opmaken van rapporten: acties uit het meerjarenplan, m.b.t. organisatiebeheersing, m.b.t. andere projecten zoals Kindvriendelijke gemeenten, … kunnen vlot gecombineerd worden in verschillende documenten;
- Via de begrotingsapp worden beleidsdocumenten meer toegankelijk gemaakt voor raadsleden, adviesraden, geïnteresseerde inwoners, …: in plaats van één dikke bundel kan men vlot navigeren tussen de verschillende beleidsdoelstellingen, kiezen voor een globaal overzicht of doorklikken tot op detailniveau, …
Meer informatie
Contactpersoon: Heidi Declercq, heidi.declercq@nazareth.be – 09 396 49 45