Management: Organisatiebeheersing is nooit af Het geheim van goed lokaal bestuur

Iedereen zag ooit wel hoe Diego Maradona zich opwarmde op de tonen van Live is Life. Zelfs met ongestrikte veters goochelde hij met de bal zoals alleen hij dat kon. Wat een beheersing. Maradona wist op elk moment waar de bal terecht zou komen en wat hij ermee kon doen. Organisatiebeheersing wil zeggen dat je ook een dergelijke controle hebt en wilt hebben over je eigen organisatie. De term kwam in de plaats van het negatief gepercipieerde ‘interne controle’.

Organisatiebeheersing legt het accent liever op weten hoe processen binnen een organisatie op elk moment verlopen en hoe je deze kunt aanwenden om als organisatie integer, efficiënt, effectief en degelijk te functioneren. Een moderne (overheids)organisatie moet daaraan werken. Dat geldt bij uitstek voor de lokale besturen als ‘eerste bestuursniveau’. Gelukkig zijn steeds meer medewerkers en mandatarissen overtuigd van het belang van een degelijke beheersing van de eigen organisatie.

Zo hebben ook Berlaar en Waregem de voorbije jaren grote stappen voorwaarts gezet in hun organisatiebeheersing. Het stadsbestuur van Waregem heeft in 2007 al zijn eerste kader opgemaakt voor wat toen nog internecontrolesysteem heette, ook het gemeentebestuur van Berlaar beschikt al geruime tijd over zo’n kader. Zowel in Waregem als in Berlaar was het gebaseerd op het COSO-model, een risicomanagementmodel waarmee je de relaties tussen risicocategorieën kunt identificeren om te bepalen in hoeverre een organisatie controle heeft over de situatie. Op basis van dit model kun je aanbevelingen doen om het risicomanagement te verbeteren.

Het COSO-raamwerk was ontwikkeld voor private ondernemingen. Volgens Vic Barbary, de Waregemse coördinator interne werking, was het minder aangepast aan wat lokale overheden nodig hebben.

Dat lokale besturen aan sterkere organisatiebeheersing werken, komt niet uit de lucht vallen. Het Vlaamse en het federale niveau kijken steeds meer naar de lokale besturen als oplossing voor maatschappelijke problemen. De tijd dat de gemeente in de eerste plaats een ‘uitvoerende’ organisatie was, ligt achter ons. Elk modern lokaal bestuur moet degelijk plannen, opvolgen en bijsturen. Detailregels worden, met wisselend succes, afgebouwd en het toezicht treedt minder restrictief op.

Met de introductie van de beleids- en beheerscyclus plannen lokale besturen veel beter. Maar zonder een degelijke interne organisatie die de plannen uitwerkt, uitvoert, opvolgt en evalueert, hebben die plannen weinig waarde. Die omslag kan alleen maar slagen, als lokale besturen werken aan een verdere professionalisering van hun organisatie.

Het decreet Lokaal Bestuur bezorgt lokale besturen de stimulans. Voor het luik organisatiebeheersing stelde Audit Vlaanderen een leidraad op. ‘Op basis daarvan hebben we in 2014-2015 een nieuw kader opgemaakt,’ zegt Vic Barbary in Waregem. ‘Dit was het resultaat van een traject en een digitaal platform opgemaakt door de provinciale bestuursschool VONK en enkele gemeentebesturen en OCMW’s uit de streek. De manier van werken en de ondersteuning waren precies op maat van ons bestuur. Dankzij de insteek en ervaring van de collega’s van de andere besturen en de kennis van Audit Vlaanderen bouwden we een volledig en efficiënt kader op.’

Ook Berlaar nam het kader van Audit Vlaanderen over bij de omvorming van interne controle naar organisatiebeheersing. Volgens beleidsconsulent Eva Keirsmakers kun je hiermee gestructureerd aan organisatiebeheersing werken. ‘Aan de hand van een zelfevaluatie gaan we op zoek naar mogelijke risico’s. Daarbij worden er zelfevaluatieteams samengesteld over diensten en afdelingen heen die mogelijke risico’s binnen de organisatie beoordelen. We vullen dit aan met andere rapporten, zoals een IT-audit, een personeelstevredenheidsenquête of een SWOT-analyse.’ Het model vormde ook een houvast om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. ‘Bij de detectie van een risico formuleren we actieplannen om dit onder controle te krijgen. Die actieplannen worden geschreven door medewerkers die dagelijks met het thema werken, zodat we er zeker van zijn dat de maatregelen haalbaar en doeltreffend zijn,’ zegt Eva Keirsmakers. In Berlaar wordt elke maatregel opgevolgd aan de hand van een procentuele score. ‘Halfjaarlijks rapporteren we op basis daarvan aan de raad.’

Ondertussen heeft het bestuur in Berlaar al tweemaal een volledig traject van zelfevaluatie doorlopen en daarbij de nodige actieplannen uitgewerkt. ‘Voor binnenkort staat er een nieuwe ronde gepland,’ zegt Eva Keirsmakers. ‘We gaan telkens op dezelfde manier te werk en gebruiken dezelfde systemen, zodat we een doorgedreven vergelijking kunnen maken. Op die manier blijven we de evoluerende trends en bijhorende risico’s monitoren. Elke volgende evaluatie levert ons weer nieuwe inzichten op, waarmee we aan de slag gaan. Het garandeert ons dat we de vinger aan de pols blijven houden in een maatschappij die razendsnel evolueert.’

Waregem stond vorig jaar voor de uitdaging om voor het eerst een geïntegreerd kader voor organisatiebeheersing op te maken. Vic Barbary: ‘Daarbij maakten we gebruik van meerdere gegevensbronnen: de openstaande punten van de vorige ICS- en OBS-kaders van de stad en het OCMW, de zelfevaluatie (op basis van de Leidraad Audit Vlaanderen en aan de hand van de digitale tool van VONK), de omgevingsanalyse voor het meerjarenplan; een screening van nieuwe wetgeving die we moesten toepassen zoals het decreet gemeentewegen, bestuursdecreet of het woonzorgdecreet en de resultaten van externe audits (van onder meer Audit Vlaanderen).’ Voor Vic Barbary is de jaarlijkse rapportering de strenge motivator om alle acties waarmee prioritaire risico’s vermeden kunnen worden, gepast uit te voeren.

In beide besturen zijn ze blij met de samenwerking met de bestuursscholen. Volgens Vic Barbary heeft de samenwerking geleid tot een mature aanpak en een professioneler resultaat. Voor Eva Keirsmakers is het een goede, toegankelijke manier van werken. •

Lies Vereecke is diensthoofd van de VVSG-academie
Voor Lokaal 04 | 2021