Wat is het Vastgoedinformatieplatform?
Het Vastgoedinformatieplatform wordt een digitaal portaal waar de aanvrager van informatie over vastgoed via één eenvoudige weg de benodigde data in het kader van een verkoop of langdurige verhuur kan opvragen. Het platform verzamelt dan alle data uit de beschikbare, aangesloten bronnen (centrale registers en gemeenten). De bevoegde gemeente krijgt via het platform een vraag om het dossier te vervolledigen en de kwaliteit ervan te controleren, waarna de info wordt afgeleverd aan de aanvrager. De facturatie en betaling gebeuren eenvoudig via het platform.
Het Vastgoedinformatieplatform is een initiatief van de gemeenten, in samenwerking met de VVSG, de vastgoedsector en de Vlaamse Regering. Digitaal Vlaanderen staat in voor de ontwikkeling van het platform en het operationeel beheer.
In mei 2021 werd met de bouw van het platform begonnen. Vanaf 2022 ging de basisversie in productie voor een beperkt aantal gemeenten en professionele aanvragers. Vanaf januari 2024 is het gebruik van het Vastgoedinformatieplatform decretaal verplicht voor alle gemeenten en zowel voor professionele aanvragers als voor burgers.
Welke gemeenten al aangesloten zijn, kun je nagaan op vvsg.be/VIP.
Notarissen en makelaars kloppen al jaar en dag aan bij de steden en gemeenten voor vastgoedinformatie, bijvoorbeeld in verband met verkoop van onroerend goed. Bij sommige gemeenten kan de aanvrager de informatie digitaal aanvragen, bij andere gebeurt de aanvraag via mail of telefoon. Hier en daar betaalt de aanvrager meteen voor de gegevens, maar vaak stuurt de gemeente pas achteraf een factuur. Die verschillen qua werkwijze zijn tijdrovend voor notarissen en makelaars, maar ook voor steden en gemeenten is het veel werk om de aanvragen en de bijhorende facturatie op te volgen, er wordt namelijk nog dikwijls veel handmatig opzoekwerk gedaan. Om de doorlooptijd en het proces vlotter en eenvoudiger te maken gaf de Vlaamse overheid in het voorjaar van 2021 het startschot voor de bouw van een Vlaams Vastgoedinformatieplatform. Een dertigtal lokale besturen stelden zich kandidaat als testgemeente. We gingen in gesprek met Sara Van de Velde, deskundig medewerker GIS bij Puurs-Sint-Amands, Miet Deweerdt, diensthoofd ruimtelijke ordening, en Luc Mus, GIS-coördinator bij Ieper.
‘We hebben ons kandidaat gesteld om van meet af aan betrokken te zijn bij de ontwikkeling,’ vertelt Sara Van de Velde. ‘Puurs-Sint-Amands krijgt jaarlijks zo’n 1300 aanvragen voor vastgoedinformatie, elke verbetering van de bestaande processen is een pluspunt. Als GIS-medewerker speelde ik al met het idee om meer automatisering in te bouwen in dit proces, toen ik hoorde dat er een haalbaarheidsstudie liep voor een vastgoedinformatieplatform op Vlaams niveau. Ik heb dan even afgewacht om te kijken of het project zou starten of niet. Toen het licht op groen werd gezet, heb ik aan het bestuur voorgesteld om pilot te worden.’ Miet Deweerdt knikt: ‘Wij wilden vanuit Ieper ook graag meteen inspraak hebben bij de opbouw van het platform. We hadden al enkele stappen gezet richting automatisering, dus die wilden we graag behouden. We vonden het ook leerrijk te zien hoe andere steden en gemeenten hiermee omgaan.’
Uniformiseren en automatiseren
Het Vastgoedinformatieplatform wil het proces niet alleen uniformiseren, maar ook volledig automatiseren. Niet alle steden en gemeenten staan echter even ver in die digitale transformatie. Sara Van de Velde legt kort hun voorlopige proces uit: ‘In Puurs-Sint-Amands wordt onze notarisbrief al grotendeels automatisch ingevuld vanuit het eigen GIS-systeem, maar er blijven nog veel manuele handelingen over: aanvragen komen binnen via mail of het online formulier, die info zetten we over naar een Excel-tabel, we moeten apart het uittreksel vergunningenregister aanmaken, documenten opslaan, status van de dossiers bijhouden, documenten afdrukken en opsturen via de post, facturen opstellen… De meeste manuele handelingen zullen gelukkig wegvallen zodra het Vastgoedinformatieplatform werkt.’ Luc Mus licht toe hoe het in Ieper verliep: ‘Ons proces verloopt al redelijk gedigitaliseerd. We werken met een platform waarop notarissen en makelaars zich kunnen aanmelden om hun aanvraag te doen. Daarna verzorgen wij de verwerking in diezelfde softwaretoepassing. De procedure blijft dus redelijk status quo, wanneer we overstappen naar het Vastgoedinformatieplatform. Wel zal er veel mailverkeer wegvallen. We kregen nog steeds veel mails en brieven met aanvragen, waarna we ze moesten doorverwijzen naar het platform.’
Iedereen aangesloten op 1 januari 2024
Vanaf deze maand oktober gaat het Vastgoedinformatieplatform van start voor notarissen en vastgoedmakelaars en zullen steeds meer steden en gemeenten aanvragen behandelen via het nieuwe systeem. In zeven fases zullen lokale besturen aansluiten op het Vastgoedinformatieplatform. Op 1 januari 2024 zullen alle aanvragen in Vlaanderen via het platform verlopen. Puurs-Sint-Amands en Ieper maken zich klaar om binnenkort aan te sluiten. Miet Deweerdt van Ieper vertelt: ‘We zijn momenteel volop aan het testen, maar kijken ernaar uit om echt van start te gaan met het Vastgoedinformatieplatform. Dan zal ook duidelijk worden hoe we de kwaliteit van de gegevens het best kunnen controleren.’ Volgens Sara Van de Velde zal het Vastgoedinformatieplatform zeker een stap vooruit betekenen voor Puurs-Sint-Amands, maar kan het ook een uitdaging vormen voor de kleinere gemeentes waar er minder gedigitaliseerd is. Ze geeft daarom graag deze tips mee aan andere lokale besturen: ‘Begin op tijd en wacht niet langer om al enkele stappen te zetten. Zorg ervoor dat jullie data op voorhand gedigitaliseerd zijn in een administratief pakket, én correct zijn ingetekend op een GIS-ondergrond. Zoek een systeem om wijzigingen in de veranderende percelenkaart te monitoren en corrigeer waar nodig. Laad de nodige gegevens op op DSI, niet alleen het minimumscenario, ook de bestemmingszones en dergelijke.’ —
Eliene Rijcken is VVSG-projectmedewerker communicatie en kennisdeling en
Kathleen Declercq is VVSG-projectmedewerker Vastgoedinformatieplatform
Voor Lokaal 10 | 2022
