In contact met: De voelsprieten van de stad

Jellina werd aangeworven als webmaster, maar gaandeweg verbreedde haar takenpakket. Ze bouwde een nieuwe website, zette het afleveren van digitale attesten door de stad op de rails en nam er na enkele jaren ook een stukje grafisch design bij. Drie jaar geleden werd ze teamverantwoordelijke communicatie. Naast haarzelf telt het team zeven medewerkers: een hoofdredacteur, twee redacteurs, een expert digitale dienstverlening, een participatie- en conversatiemanager, een grafisch en videodesigner, en een administratieve duizendpoot. ‘We hebben allemaal onze specialiteit, maar we kunnen heel makkelijk de basis van elkaars werk overnemen. Ik concentreer me op communicatiestrategie en -beleid, maar ook dat is teamwerk.

Eén keer per week hebben we een langer teamoverleg, vaak gecombineerd met een brainstormsessie, over grotere communicatiecampagnes die op ons afkomen. Het is dan mijn taak om het project uit te schrijven en het voor te stellen aan het college, de schepenen en de betrokken diensten. Daarnaast ben ik nog operationeel actief door bij te springen waar nodig. Als de eindredacteur of de grafisch designer tegen strakke deadlines aanhikt, steek ik een handje toe. En iedereen in het team is om beurten een dag verantwoordelijk voor de contentpublishing en wat wij noemen het “communicatiesecretariaat”. Die persoon verzorgt dan onze communicatie op de website, op Facebook, Instagram …, beantwoordt de telefoons, houdt de algemene inbox in de gaten. Het is zeer waardevol om operationeel te blijven meedraaien.’

Een team leiden in tijden van thuiswerk is niet vanzelfsprekend. Gelukkig nam de communicatiedienst in 2019 een online planningstool in gebruik waarin al het werk beheerd wordt. ‘We zien meteen wat wanneer moet gebeuren en wie wat moet doen. Nagenoeg dagelijks doen we een online stand-up van een tiental minuten. We overleggen en verdelen de taken. En we vragen hoe iedereen zich voelt en of iedereen het nog ziet zitten. Via de tool werken we online samen. Een nieuwsbericht over de coronavaccinatie van kinderen bijvoorbeeld wordt een item in de contentplanning. De redacteur moet een tekst schrijven, de grafisch designer moet voor een visual zorgen, nog andere medewerkers nemen een ander deel van de opdracht op zich. Ze wisselen bestanden uit, ze stellen elkaar vragen, ze chatten via de tool. Op die manier blijft alles per onderwerp geclusterd.’

Niet alle communicatie van de stad Halle verloopt via het team van Jellina. Vooral de vrijetijdsdiensten jeugd, cultuur en sport voeren eigen communicatie, een medewerker van de betrokken dienst is er deeltijds mee bezig. ‘Eens in de drie maanden hebben we een groot overleg met die medewerkers om samen te bekijken welke communicatietrajecten op de agenda staan, waar we elkaar kunnen versterken. Ze delen ook onze online tool en werken mee aan ons stadsmagazine. Regelmatig organiseren we coachingsessies voor die medewerkers over onze huis- en communicatiestijl. Die laat zich vatten in het letterwoord EPO: empathisch, positief en oplossingsgericht.

Alles wat de deur uitgaat wordt aan die drie woorden getoetst.’ Een andere pijler van de vernieuwde stadscommunicatie is de inwoner centraal stellen. Moet er een collegenota vertaald worden in een nieuwsbericht, dan is de eerste vraag: wat heeft de burger eraan, met welke vragen kunnen inwoners zitten? In het vernieuwde stadsmagazine komen in drie kwart van de artikels de inwoners aan het woord. Blijvend inzetten op inclusie en toegankelijkheid is nodig, ook ruimte geven aan diversiteit is belangrijk. ‘We proberen zeer nauw op te volgen wat er bij de Hallenaren leeft. Drie keer per jaar raadplegen we ons stadspanel van 500 inwoners over allerlei thema’s. Onze participatie- en conversatiemanager monitort de sociale media en de lokale pers.

We proberen de voelsprieten van de stad te zijn.’ Voelsprieten die Jellina zelf ook uitsteekt, als ze op stap is in Halle of gaat eten in het restaurantje van haar ouders vlak bij de basiliek. ‘Op sociale media hoor je vaak de luidste roepers en de klagers, op straat vang je ook de positieve feedback op. Als mensen praten over een opvallende affichecampagne of een boeiende reportage die we hebben gelanceerd, dan ga ik stralen.’ —

Bart Van Moerkerke is redacteur van Lokaal
Voor Lokaal 02 | 2022